Tratamientos contables para diferentes tipos de Inventario

El registro del inventario ha sido colocado en esta sección. Podrá parecer confuso a primera instancia pero será aclarado más adelante.

Tipos de Inventario en una Firma

El inventario usualmente se divide en tres grupos:

1. Inventario de Materias Primas – los materiales de los cuales la compañía prepara (fabrica) los productos que luego vende.
2. Inventario de Productos en Proceso – Productos que se encuentra aún en el proceso de manufactura.
3. Inventario de Productos Terminados – Productos listos para su venta que esperan un cliente.

La discusión a continuación se refiere únicamente a los grupos 1 y 3. El inventario de productos en proceso usualmente no tiene relevancia y generalmente se incluye en el inventario de los productos terminados. Aquí nos adelantaremos y explicaremos que en la gran parte de las compañías se hace un recuento físico del inventario una vez por año, regularmente fines del año. Las firmas grandes monitorean y registran de manera continua los movimientos del inventario.

Inventario de Materias Primas

Antecedentes

Con el propósito de facilitar la explicación, se hará referencia a una panadería que llamaremos la Panadería de Víctor cuya única materia prima es harina. La panadería presenta sus informes contables al finalizar el año. El contador registra todas las compras de harina en el libro de Compras de Harina, que es un libro de gastos. Al final del año, cuando se preparan los informes contables, a la panadería no le queda harina. La suma de las compras de harina durante el año (detalladas en el libro de Compras de Harina) es registrada como un gasto en el Estado de Resultados (explicado extensivamente en el capítulo de estados financieros), como parte del punto titulado «Gastos de Materias Primas». Pero si al finalizar el año, en la panadería aún quedan 100 Kg. de harina (según el recuento físico), entonces el saldo de harina queda como activo y no como gasto aunque ya estuviese registrado en el libro de Compras de Harina (un libro de gastos). En teoría la panadería podría vender este saldo de harina o devolverlo al proveedor y recibir su valor en dinero.

Si el saldo de harina es regresado al proveedor, el registro en los libros seria de la siguiente manera (asumiendo que el valor de la harina permanece en $100):

El valor de los 100 kg. De harina ($100) es deducido (acreditado) del Libro de Compras de Harina.
Se registra un debito de esta suma en el Libro del Proveedor de Harina (al devolver la harina al proveedor se genera una deuda a la panadería de parte del proveedor, como si el proveedor fuese un cliente a quien se le han vendido 100 kg. de harina al crédito).

Libro de Compras de Harina

Libro del Proveedor de Harina

Registro del Inventario en el Libro de Materias Primas

En la práctica, obviamente no se devuelve la harina al proveedor, ni es vendida. Lo que sucede es que la harina es transferida a una “bodega virtual”, representada por un libro llamado el Inventario de Materias Primas (en algunos casos, el inventario realmente está en la bodega de materias primas). El registro en los libros es de la siguiente manera:

El gasto registrado por la compra del inventario de harina es substraído de el Libro de Compras de Harina (el saldo de compras se reduce en $100), mientras que el inventario de harina, el cual es representado como si fuese localizado en la bodega (virtual), constituye parte de las compras de la firma.

Una Explicación desde otra Perspectiva (En sentido figurado)

Asuma que la compañía es como una familia y que cada libro es un miembro de esta familia. Los hijos hacen negocios entre ellos. En nuestro ejemplo, los 100 kilogramos de harina pasan del hijo A (el Libro de Compras de Harina) al hijo B (el Libro del Inventario de Materias Primas). La harina pasa de una mano a la otra, pero queda dentro de la familia, y es parte de sus activos. Al finalizar el año, el saldo que queda en el Libro de Compras de Harina es transferido al Estado de Resultados y el libro queda con un saldo igual a 0. El libro está “vacio” al inicio de un nuevo año y el registro de compras de harina del siguiente año empieza.

Libro de Compras de Harina

Libro de Compras de Materias Primas

Transferencia de Retorno del Libro del Inventario de Materias Primas al Libro de Compras de Harina

Libro de Compras de Harina

Inmediatamente después de la preparación de los informes contables, se devuelve el inventario de harina desde el depósito virtual. La recepción es registrada en el Libro de Compras de Harina y la entrega es registrada en el Libro de Inventario de Materias Primas. La bodega virtual queda sin inventario.

El inventario de harina remanente del año anterior ahora es registrado como un gasto para el Año Nuevo en el Libro de Compras de Harina.

Aunque utilicemos el término «transferencia» y no los términos de compra y venta, el valor monetario de la harina es registrado en los libros como si una transacción a precio normal hubiese tomado lugar con una parte externa, como es el caso la contabilidad de cualquier transacción interna de una compañía. Todo es registrado en valor monetario como si una transacción hubiese tomado lugar entre dos partes con una relación de negocios entre ellas.

Libro de Compras de Materias Primas

Inventario de productos terminados

Antecedentes

Gastos de la Fabricación de Productos

Una cantidad de elementos de gastos forman parte de la producción de productos terminados. Los principales son los siguientes:

Materias Primas – Los gastos se registran en el Libro de Compra de Materias Primas. Para cada materia prima se abre un libro propio. La panadería del ejemplo utiliza harina solamente. Otras panaderías (reales) también utilizan levadura y sal, lo que resulta en tres libros:

(1) Compras de Harina; (2) Compras de Levadura; (3) Compras de Sal.

Mano de Obra de los Empleados de Producción – El gasto es registrado en el Libro de Salarios de Producción.

1. Depreciación – La depreciación es la pérdida de valor causada al equipo, maquinaria y edificios por su uso. La esencia y el cálculo de la depreciación serán discutidos a mayor detalle más adelante.

2. Gastos Varios de Producción – Además de los tres elementos mencionados anteriormente, los cuales son los principales, existen otros gastos, como la electricidad, transporte, tarifas del uso de maquinas elevadoras, etc. Estos son agrupados dentro del grupo de Gastos Varios de Producción.