Cada transacción de negocios en una firma está acompañada de documentación (papeles) los cuales son llamados documentos. Entre otras cosas, el trabajo de los contadores es el canalizar cada documento a la gaveta apropiada.
Ejemplos:
(Los ejemplos se refieren a una pequeña compañía que fabrica muebles llamada Muebles Internacionales).
- Una factura que llega de la Compañía Eléctrica Nacional (CEN) es archivada en la gaveta llamada gastos de electricidad.
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Cuando la compañía compra Madera de la compañía Maderas de África, esta recibe una factura. La factura es archivada en una gaveta de compras de madera o madera para resumir.
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Cuando la compañía compra pegamento de la compañía Pegantes Internacionales, la factura recibida de Pegantes Internacionales (un proveedor) es archivada en una gaveta llamada pegamento.
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Cuando la compañía vende mesas redondas al almacén Muebles Modernos, esta emite (imprime) una factura para el comprador. Una copia de la factura es archivada en una gaveta llamada ventas de mesas redondas o mesas redondas para resumir. Si la compañía vende solamente un tipo de mesas la gaveta se llamaría mesas.
Cada documento tiene una gaveta correspondiente en la cual será archivado. Algunos documentos son producidos por unidades o departamentos dentro de la compañía. Por ejemplo, cuando la madera se mueve de la bodega de materias primas (Bodega A) a la línea de producción, la Bodega A emite un documento declarado que la materia prima ha sido sacada de ahí. El documento es archivado en una gaveta llamada Bodega A. El documento declara los detalles de la madera que ha sido sacada de la bodega. Cuando las mercancías se desplazan de la cadena de producción al almacén de productos terminados (Almacén B), otro documento sea publicado y presentado en el Almacén B cajón. En la práctica, una carpeta con separadores, o cualquier otro método, se puede utilizar en lugar de un cajón. El uso de la palabra “gaveta” es una herramienta conveniente para la visualización.
Los documentos principales en una compañía son las facturas recibidas de los proveedores, las facturas de ventas proporcionadas a los clientes, los recibos obtenidos luego de los pagos, las boletas de pago (para los empleados), los estados de cuentas bancarias, las chequeras y vales o Boucher internos.
Nota: para las definiciones de los términos factura y recibo vea el capítulo de “Conceptos Fundamentales en la Contabilidad” al final del libro.
Más acerca de las Gavetas
Para poder hacer las explicaciones en la siguiente sección (llamada “Registro”) más fáciles de entender, asuma que una copia adicional de cada documento es archivada en una “gaveta virtual” como será explicado con los ejemplos de archivo anteriormente dados.
Ejemplos:
- Recibiendo una Factura de la CEN Una copia de la factura es archivada en una gaveta virtual llamada CEN. La factura original es archivada en una gaveta llamada Gastos en Electricidad. Archivar la facture en la gaveta de la CEN es un recordatorio que la firma debe pagar la factura a la CEN.
- Recibiendo una Factura del Proveedor de Madera Maderas de África Una copia de la factura es archivada en una gaveta (virtual) llamada Maderas de África para recordar que la firma debe pagarle a dicha compañía por la madera. La factura original es archivada en la gaveta de compras de madera. Puede ser preguntado qué pasa si la compañía paga inmediatamente la cuenta. Esta pregunta será resuelta después, pero una gaveta virtual es necesaria en cualquier caso.
- Recibiendo una Factura del Proveedor de Pegamento Pegantes Industriales Una gaveta virtual llamada Pegantes Industriales es abierta. La factura original es archivada en la gaveta de pegamento.
- Venta de Mesas Redondas a Muebles Modernos Una gaveta virtual llamada Muebles Modernos es abierta y una copia de la factura es archivada ahí. La original es archivada en la gaveta de ventas de mesas.
Y así sigue.
