Antes que los detalles de cualquier transacción se registren en los libros correspondientes, se registran en una tabla que denominamos el diario.
Cada línea en el diario se destina al registro de algunas transacciones.
Luego de ser registrada en el diario, la información es automáticamente transferida a los dos libros correspondientes.
El registro en el diario se hace de forma cronológica de acuerdo a la fecha de recepción de los documentos de la transacción.
Ejemplo:
Los siguientes acontecimientos ocurrieron en mayo del 2008 en la compañía Sillas Nonno
- El día 1 de mayo, la compañía adquirió 100 kilos de madera del proveedor Maderas de África por un monto de $2,000. El número de la factura recibida fue el 9270.
- El día 2 de mayo, la compañía recibió la factura de la CEN por un monto de $800, que cubre el gasto de electricidad en los meses de marzo y abril del 2008. El número de la factura fue el 23811.
- El día 5 de mayo, la compañía vendió 20 sillas al cliente Caña y Café por un monto total de $1,000. El número de la factura emitida fue el 122.
- El día 9 de mayo, la compañía pago a Laura Morales su salario por un total de $2,000, por medio del cheque número 123456.
El registro de estos eventos en el diario es de la siguiente manera:
|
No. de Serie |
Fecha |
Cuenta de débito (Libro que Recibe) |
Haber |
No. de Referencia |
Detalles de la Transacción |
Monto |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
1 |
1 de mayo |
Compras de Materias Primas |
Maderas de África (proveedor) |
9270 |
100 kg de madera |
$2,000 |
|
2 |
2 de mayo |
Gastos en Electricidad |
CEN(proveedor) |
23811 |
Consumo de Electricidad ene-feb./08 |
$800 |
|
3 |
5 de mayo |
Caña y Café (cliente) |
Ventas |
122 |
Venta de 20 sillas |
$1,000 |
|
4 |
9 de mayo |
Laura Morales |
Cuenta Corriente |
123456 |
Salario de Laura Morales |
$2,000 |
Cada fila en el diario es automáticamente transferida a los dos libros registrados en las Columnas (3) y (4) de la siguiente manera:
Para simplificar, asuma que el saldo de cada uno de los libros en los siguientes ejemplos, antes de las sumas, es 0.
- La Primer Línea en el Diario:
Libro de Compras de Materias Primas
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
1 de mayo |
9270 |
Maderas de África (proveedor) |
100 kg de madera |
$2,000 |
|
D $2,000 |
Libro de Maderas de África (Proveedor)
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
1 de mayo |
9270 |
Compra de Materias Primas |
100 kg de madera |
|
$2,000 |
$2,000 |
- La Primer Línea en el Diario:
Libro de Gastos en Electricidad
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
2 de mayo |
23811 |
CEN(proveedor) |
Consumo de Electricidad de Mar.-Abr./08 |
$800 |
|
D $800 |
Libro de CEN (proveedor)
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
2 de mayo |
23811 |
Gastos en Electricidad |
Consumo de Electricidad de Mar.-Abr./08 |
|
$800 |
$800 |
- La Tercer Línea en el Diario
Libro de Caña y Café (Cliente)
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
5 de mayo |
122 |
Ventas |
Venta de 20 sillas |
$1,000 |
|
D $2,000 |
Libro de Ventas
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
5 de mayo |
122 |
Caña y Café (cliente) |
Venta de 20 sillas |
|
$1,000 |
$1,000 |
- La Cuarta Línea en el Diario
Libro de Laura Morales (empleada)
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
9 de mayo |
123456 |
Cuenta Corriente |
Salario |
$2,000 |
|
D $2,000 |
Libro de Cuenta Corriente
|
Detalles |
Debe |
Haber |
Saldo |
|||
|
Fecha |
Referencia |
Venta de 20 sillas |
Detalles de la Transacción |
|||
|
9 de mayo |
123456 |
Laura Morales |
Salario |
|
$2,000 |
$2,000 |
