Antecedentes
Con el propósito de facilitar la explicación, se hará referencia a una panadería que llamaremos la Panadería de Víctor cuya única materia prima es harina. La panadería presenta sus informes contables al finalizar el año. El contador registra todas las compras de harina en el libro de Compras de Harina, que es un libro de gastos.
Al final del año, cuando se preparan los informes contables, a la panadería no le queda harina. La suma de las compras de harina durante el año (detalladas en el libro de Compras de Harina) es registrada como un gasto en el Estado de Resultados (explicado extensivamente en el capítulo de estados financieros), como parte del punto titulado «Gastos de Materias Primas».
Pero si al finalizar el año, en la panadería aún quedan 100 Kg. de harina (según el recuento físico), entonces el saldo de harina queda como activo y no como gasto aunque ya estuviese registrado en el libro de Compras de Harina (un libro de gastos).
En teoría la panadería podría vender este saldo de harina o devolverlo al proveedor y recibir su valor en dinero.
Si el saldo de harina es regresado al proveedor, el registro en los libros seria de la siguiente manera (asumiendo que el valor de la harina permanece en $100):
El valor de los 100 kg. De harina ($100) es deducido (acreditado) del Libro de Compras de Harina. Se registra un debito de esta suma en el Libro del Proveedor de Harina (al devolver la harina al proveedor se genera una deuda a la panadería de parte del proveedor, como si el proveedor fuese un cliente a quien se le han vendido 100 kg. de harina al crédito).
Registro del Inventario en el Libro de Materias Primas
En la práctica, obviamente no se devuelve la harina al proveedor, ni es vendida. Lo que sucede es que la harina es transferida a una “bodega virtual”, representada por un libro llamado el Inventario de Materias Primas (en algunos casos, el inventario realmente está en la bodega de materias primas).
El registro en los libros es de la siguiente manera:
Libro de Compras de Harina
D 200
D 500
D 600
100D 500
| Detalles | Debe | Haber | Saldo | |
| Detalles de la Transacción | Venta de 20 sillas | |||
| Compra de 200kg de Harina | Proveedor de Harina | 200 | ||
| Compra de 300 kg de Harina | Proveedor de Harina | 300 | ||
| Compra de 100 kg de Harina | Proveedor de Harina | 100 | ||
| Transferencia a la bodega de materias primas | Inventario de Materias Primas | |||
El gasto registrado por la compra del inventario de harina es substraído de el Libro de Compras de Harina (el saldo de compras se reduce en $100), mientras que el inventario de harina, el cual es representado como si fuese localizado en la bodega (virtual), constituye parte de las compras de la firma.
Libro de Compras de Materias Primas
D 100
| Detalles | Debe | Haber | Saldo | |
| Detalles de la Transacción | Venta de 20 sillas | |||
| Transferencia a la bodega de materias primas | Compras de Harina | 100 | ||
Una Explicación desde otra Perspectiva (En sentido figurado)
Asuma que la compañía es como una familia y que cada libro es un miembro de esta familia. Los hijos hacen negocios entre ellos. En nuestro ejemplo, los 100 kilogramos de harina pasan del hijo A (el Libro de Compras de Harina) al hijo B (el Libro del Inventario de Materias Primas). La harina pasa de una mano a la otra, pero queda dentro de la familia, y es parte de sus activos.
Al finalizar el año, el saldo que queda en el Libro de Compras de Harina es transferido al Estado de Resultados y el libro queda con un saldo igual a 0. El libro está “vacio” al inicio de un nuevo año y el registro de compras de harina del siguiente año empieza.
Las cuentas del Libro Mayor, libro de inventario Cuenta
Inmediatamente después de la preparación de los informes contables, se devuelve el inventario de harina desde el depósito virtual.
La recepción es registrada en el Libro de Compras de Harina y la entrega es registrada en el Libro de Inventario de Materias Primas.
La bodega virtual queda sin inventario.
El inventario de harina remanente del año anterior ahora es registrado como un gasto para el Año Nuevo en el Libro de Compras de Harina.
Libro de Compras de Harina
D 100
| Detalles | Debe | Haber | Saldo | |
| Detalles de la Transacción | Venta de 20 sillas | |||
| Transferencia a la bodega de materias primas | Inventario de Materias Primas | 100 | ||
Libro de Compras de Materias Primas
1000
| Detalles | Debe | Haber | Saldo | |
| Detalles de la Transacción | Venta de 20 sillas | |||
| D 100 | ||||
| Transferencia a las Compras de Harina | Compras de Harina | |||
Aunque utilicemos el término «transferencia» y no los términos de compra y venta, el valor monetario de la harina es registrado en los libros como si una transacción a precio normal hubiese tomado lugar con una parte externa, como es el caso la contabilidad de cualquier transacción interna de una compañía.
Todo es registrado en valor monetario como si una transacción hubiese tomado lugar entre dos partes con una relación de negocios entre ellas. A continuación se proporcionan ejemplos adicionales.
