Запись основывается на документах, которые мы поместили в ящиках. Мы заводим картотеку, в которой каждая карточка представляет какой-либо ящик, в том числе виртуальные ящики (при этом все карточки будут настоящими, даже те карточки, которые представляет виртуальные ящики). Каждая карточка получает название того ящика, который она представляет.
Запись в карточках- Примеры
- Карточка «Расходы на электричество» Каждый раз, когда мы получаем счет от Энергоснабжающей организации, мы записываем все данные счета в одной строке карточки. Данные включают дату, период счета и сумму к оплате. В течение года мы заполним 6 строк в этой карточке, поскольку счет за электричество приходит раз в два месяца, то есть всего 6 раз в год.
-
Для каждого счета, который мы получим от наших поставщиков дерева, будет выделена отдельная строка в карточке, в которой мы запишем данные счета (дата, количество дерева, сумма).
На самом деле весь процесс записи осуществляется с помощью компьютерной программы, в которой картотекой служит компьютерный файл, содержащий отдельные карточки. Каждая операция записывается в соответствующей карточке.
На данном этапе мы приступаем к описанию метода записи, которое является очень важным для понимания материала.
Запись в карточках- Примеры
|
Карточка «Расходы на электричество» |
||
|
Дата |
Particulars |
Сумма |
|
1 марта 2007г |
Расходы на электричество за январь-февраль 2007г. |
$ 1000 |
|
1 мая 2007г. |
Расходы на электричество за март-апрель 2007г. |
$1500 |
|
1 июля 2007г. |
Расходы на электричество за май-июнь 2007г. |
$1200 |
|
1 сент. 2007г. |
Расходы на электричество за июль-август 2007г. |
$1800 |
|
1 нояб. 2007г. |
Расходы на электричество за сентябрь-октябрь 2007г. |
$1500 |
|
1 янв. 2008г. |
Расходы на электричество за ноябрь-декабрь 2007г. |
$ 1000 |
|
Карточка «Покупка дерева» |
||
|
Дата |
Данные |
Сумма |
|
1 янв. 2007г. |
Покупка у компании «Дерево Сибири» — 50 кг распиленного дерева |
$ 1000 |
|
1 июня 2007 |
Покупка у компании «Отличное Дерево» — 100 кг цельного дерева |
$ 2000 |
|
1 окт. 2007г. |
Покупка у компании «Дерево Сибири» — 150 кг цельного дерева |
$3000 |
|
1 дек. 2007г. |
Покупка у компании «Деревянная лавка» — 100 кг натурального дерева |
$ 2000 |
Метод записи
Введение
Техника записи представляет собой сложную систему, которую применяют бухгалтеры. Подробное знакомство и глубокое понимание этой системы не являются необходимыми для того, кто не собирается сам стать бухгалтером. Поэтому здесь мы ограничимся кратким объяснением метода записи.
Общепринятый метод записи называется «методом двойной записи»:
Этот метод основан на том, что в каждой деловой операции участвуют две стороны: отдающая сторона и получающая сторона. Каждая из этих сторон представлена в виде карточки. Компания с ограниченной ответственностью обязана производить всю свою запись методом двойной записи.
Примеры:
- Компания купила дерево у компании «Дерево Сибири». Компания «Дерево Африки» отдала дерево. В этом случае запись производится в двух карточках – «Покупка дерева» и «Дерево Сибири». Покупка дерева ООО «Дерево Сибири» Запись в карточке «Покупка дерева» означает, что компания получила дерево. Запись в карточке «Дерево Сибири» означает, что компания «Дерево Сибири» отдала дерево.
- О методе записи мы расскажем чуть позже. Компания продала столы магазину «Центр мебели» Компания отдала столы. В записи участвуют две карточки – «Продажа столов» и «Центр мебели».Запись в карточке «Продажа столов» фиксирует отдачу столов. Запись в карточке «Центр мебели» фиксирует получение столов.
-
Компания получила счет от Энергоснабжающей организации На этот раз дадим только краткое объяснение: Запись в карточке «Расходы на электричество» означает, что компания получила электричество. Запись в карточке «Энергоснабжающая организация» означает, что Энергоснабжающая организация отдала электричество.
-
«Текущий счет компании» и «Энергоснабжающая организация». Запись в карточке «Текущий счет» фиксирует отдачу наличности. Запись в карточке «Энергоснабжающая организация» фиксирует получение наличности.
|
Карточки |
||
|
Продажи столов |
|
ООО «Центр мебели» |
|
Карточки |
||
|
Энергоснаб-жающая организация |
|
Расходы на электричест. |
|
Карточки |
||
|
Текущий счет компании |
|
Энергоснаб-жающая организация |
Transaction Process in a Ledger Account by a Legal Entity — An Explanation
Чтобы лучше понять операции«Отдача»и«Получение», важно понимать, что в ведении двойного бухучета, происходит взаимодействие в каждой бизнес-транзакции. Регистрация в одной карточке всегда представляет, «получение», в то время как регистрация в другой представляет «отдачу». Это утверждение станет более понятным, когда мы объясним, как производится запись.
В некоторых карточках сначала записывается получение какой-либо суммы, а потом спустя какое-то время в них же записывается отдача полученной суммы. Есть также карточки, в которых сначала записывается отдача какой-либо суммы, а потом получение этой суммы.
Чтобы объяснение было более наглядным, давайте оживим карточки и превратим каждую из них в «личность», которая с одной стороны что-то получает, а с другой стороны что-то отдает. На профессиональном языке такая личность называется «юридическим лицом». В каждой операции задачей бухгалтера является найти карточку, в которой должно записываться получение, и карточку, в которой должна записываться отдача.
