Прежде чем данные сделки записываются в двух карточках, сопровождающих эту сделку, они сначала записываются в специальную таблицу, которая называется «журнал».
Каждая строка журнала предназначается для записи данных какой-либо сделки.
После записи в журнале данные автоматически поступают в соответствующие карточки.
Журнал ведется в хронологическом порядке, по мере поступления документов о сделках.
Пример
В мае 2008 года в компании «Стулья России» произошли следующие события:
- 1 мая компания купила 100 кг дерева у поставщика «Дерево Сибири» на сумму $2000. Номер полученного счета: 9270.
- 2 мая компания получила счет от Энергоснабжающей организации на сумму $ 800 за пользование электричеством в месяцы март-апрель 2008. Номер счета: 23811.
- 5 мая компания продала 20 стульев клиенту, кафе «Кофе с пирожными» на сумму $1000. Номер отправленного счета: 122
- 9 мая компания заплатила зарплату Лизе Кузьминой на сумму $2000, выписав ей чек под номером 123456.
Запись этих событий в журнале будет выглядеть так:
|
Серийный номер: |
Дата |
Счет дебета (получающая карточка) |
Счет кредита |
Справочный № |
Данные сделки |
Сумма |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
1 |
1 мая |
Покупка сырьевых материалов |
Дерево Сибири (поставщик) |
9270 |
100 кг дерева |
$ 2000 |
|
2 |
2 мая |
Расходы на электричество |
Энерго-снабжающая организация (поставщик) |
23811 |
Электричество 3-4/08 |
$800 |
|
3 |
5 мая |
Кафе «Кофе с пирожными» (клиент) |
Продажи |
122 |
Продажа 20 стульев |
$ 1000 |
|
4 |
9 мая |
Лиза Кузьмина |
Счёт текущих операций |
123456 |
Зарплата Лизе Кузьминой |
$ 2000 |
Каждая строка журнала автоматически записывается в карточки, указанные в графах (3) и (4), как показано ниже:
Чтобы примеры был простыми, мы предполагаем, что в каждой карточке до настоящей записи сальдо равнялось нулю.
- Первая строка журнала:
Карточка «Покупка сырья»
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
1 мая |
9270 |
Дерево Сибири (поставщик) |
100 кг дерева |
$ 2000 |
|
$2000 Д |
Карточка «Дерево Сибири » (поставщик)
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
1 мая |
9270 |
Покупка сырья |
100 кг дерева |
|
$ 2000 |
$ 2000 |
- Вторая строка журнала:
Карточка «Расходы на электричество»
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
2 мая |
23811 |
Энерго-снабжающая организация (поставщик) |
Потребление электричества Мар.-Апр./08 |
$800 |
|
$800 Д |
Карточка «Энергоснабжающая организация » (поставщик)
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
2 мая |
23811 |
Расходы на электричест. |
Потребление электричества Мар.-Апр./08 |
|
$800 |
$800 |
- Третья строка журнала
Карточка «Кафе «Кофе с пирожными»» (клиент)
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
5 мая |
122 |
Продажи |
Продажа 20 стульев |
$ 1000 |
|
$1000 Д |
Карточка “Продажи»
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
5 мая |
122 |
Кафе «Кофе с пирожными» (клиент) |
Продажа 20 стульев |
|
$ 1000 |
$ 1000 |
- Четвертая строка журнала
Карточка «Лиза Кузьмина» (работник)
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
9 мая |
123456 |
Счёт текущих операций |
Зарплата |
$ 2000 |
|
$2000 Д |
Карточка «Текущий счет»
|
Особенности |
Дебет |
Кредит |
Сальдо |
|||
|
Дата |
Код |
Против. счет |
Данные о сделке |
|||
|
9 мая |
123456 |
Лиза Кузьмина |
Зарплата |
|
$ 2000 |
$ 2000 |
