Каждая деловая операция компании сопровождается регистрацией, то есть записывается в документах. Одна из задач бухгалтера – это направить каждый документ в соответствующий ящик.

Примеры:

(В этих примерах рассматривается небольшая компания по производству мебели под названием «Мебель России»).

  1. Счет, который приходит от Энергоснабжающей организации, помещается в ящик «Расходы на электричество».

  2. Когда предприятие покупает дерево у компании «Дерево Сибири», она получает счет. Этот счет помещается в ящик «Покупка дерева», или просто «Дерево».

  3. Предприятие покупает клей у компании «Лучший Клей». Счет, который приходит от компании «Лучший Клей» (которая является поставщиком), помещается в ящик «Клей».

  4. Когда предприятие продает круглые столы магазину «Центр мебели», оно выписывает ему счет. Копия этого счета помещается в ящик «Продажа круглых столов», или просто «Круглые столы». Если предприятие продает столы только одного вида, то на ящике будет написано просто «Столы».

Таким образом, для каждого документа находится соответствующий ящик, в который этот документ помещается. Некоторые документы выписываются внутренними отделами предприятия. Например, когда дерево переправляют со склада сырья (склад А) на линию производства, склад А выписывает документ, удостоверяющий, что сырье вышло из него. Этот документ кладется в ящик под названием «cклад А». В нем указываются данные дерева, которое было взято со склада. Когда продукция поступает с линии производства на склад готовых товаров (склад Б), снова выписывается документ, который помещается в ящик под названием «cклад Б». На самом деле вместо ящиков можно использовать папку, состоящую из нескольких секций, или любое другое приспособление. Мы пользуемся словом «ящики» только для наглядности объяснения.

Основные документы компании – это счета, которые приходят от поставщиков, счета за продажу, которые выдаются клиентам, квитанции, которые выписываются после получения платы за товар, расчетные листы по зарплате работников, банковские счета, чековые книжки, внутренние талоны. Примечание:

разница между счетом и квитанцией объясняется в главе «Основные понятия бухгалтерского учета» в «Словаре бухгалтерского учета».

Подробнее о Ящиках

Чтобы наши объяснения в следующем разделе, который называется «Запись», были как можно проще, предположим, что с каждого документа снимается копия, которая помещается в «виртуальный ящик». Сейчас мы объясним, как это делается, используя предыдущие примеры.

Примеры:

  1. Получение счета от Энергоснабжающей организации Копия счета помещается в виртуальный ящик под названием «Энергоснабжающая организация». Оригинал счета помещается в ящик под названием «Расходы на электричество». Копия счета в ящике «Энергоснабжающая организация» напоминает нам о том, что мы должны оплатить счет Электрической компании.
  2. Получение счета от поставщика дерева, компании «Дерево Сибири» Мы помещаем копию счета в виртуальный ящик «Дерево Сибири», чтобы напомнить самим себе, что мы должны заплатить за дерево. Оригинал счета помещается в ящик «Покупка дерева». Некоторые из вас наверняка сейчас спросят, что будет, если мы заплатим сразу же. Мы можем ответить, что этот вопрос пока что является преждевременным, но виртуальные ящики необходимы в любом случае.
  3. Получение счета от поставщика клея, компании «Лучший Клей» Мы заводим виртуальный ящик «Лучший Клей». Оригинал счета помещается в ящик «Клей».
  4. Продажа круглых столов магазину «Центр мебели» Мы заводим виртуальный ящик «Центр мебели» и помещаем туда копию счета. Оригинал счета помещается в ящик «Продажа столов».

И так далее.