在将交易记录在两个分类账户之前,将它们先登记在一张行表格中,称为日记账。

日记账中的每行用于记录某个交易中的数据。

将它们记入日记账后,数据自动转到两个对应的分类账户中。

日记账以收到的每项交易的单据的时间为序。

示例:

美国椅子公司于2008年5月进行了如下交易:

  1. 5月1日,公司以2000美元的价格从非洲木材公司供应商购买了100kg的木料。收到的发票号码是9270。
  2. 5月2日,该公司收到了一张来自电力公司的发票,是关于2008年三月至四月期间的800美元电力消费。发票号码是23811。
  3. 5月5日,该公司销售了20把椅子给咖啡和糕点公店客户,售价为1000美元。收到的发票号码是122。
  4. 5月9日,该公司通过支票号码123456支付2000美元工资给丽莎.詹姆斯。

这些交易的日记账记录如下:

序号

日期

借方账户

(接收分类账户)

贷方账户
(支出分类账户)

编号

交易明细

金额

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1

5月1日

购买原材料

非洲木材公司(供应商)

9270

100 kg木材

$2,000

2

5月2日

电费

电力公司 (供应商)

23811

2008年3-4月用电消费

800美元

3

5月5日

咖啡与糕点店(客户)

销售

122

销售20把椅子

1000美元

4

9月5日

丽莎.詹姆斯

活期账户

123456

丽莎的工资

2000美元

日记账里的每行将自动转入第3栏和4栏中所列的两个分类账户中,如下所示:

为了便于理解,假设下例中每个分类账户的余额在加法计算前均为0。

  1. 日记账的第一行:

原材料购买分类账户

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月1日

9270

非洲木材公司(供应商)

100 kg木材

2000美元

2000美元 D

非洲木材公司分类账户(供应商)

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月1日

9270

购买原材料

100 kg木材

2000美元

2000美元

  1. 日记账的第二行:

电费分类账户

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月2日

23811

电力公司 (供应商)

2008年3月-4月的用电消费

800美元

$800 D

电力公司分类账户(供应商)

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月2日

23811

电费

2008年3月-4月的用电消费

800美元

800美元

  1. 日记账的第三行

咖啡与糕点店分类账户 (客户)

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月5日

122

销售

销售20把椅子

1000美元

$1,000 D

销售分类账户

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

5月5日

122

咖啡与糕点店(客户)

销售20把椅子

1000美元

1000美元

  1. 日记账的第四行

丽莎 詹姆斯 (雇员) 分类账户

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

9月5日

123456

活期账户

工资

2000美元

2000美元 D

活期账户的分类账户

明细

借方

余额

日期

编号

对销账户

交易明细

9月5日

123456

丽莎.詹姆斯

工资

2000美元

2000美元