在将交易记录在两个分类账户之前，将它们先登记在一张行表格中，称为日记账。
日记账中的每行用于记录某个交易中的数据。
将它们记入日记账后，数据自动转到两个对应的分类账户中。
日记账以收到的每项交易的单据的时间为序。
示例：
美国椅子公司于2008年5月进行了如下交易:
- 5月1日，公司以2000美元的价格从非洲木材公司供应商购买了100kg的木料。收到的发票号码是9270。
- 5月2日,该公司收到了一张来自电力公司的发票，是关于2008年三月至四月期间的800美元电力消费。发票号码是23811。
- 5月5日，该公司销售了20把椅子给咖啡和糕点公店客户，售价为1000美元。收到的发票号码是122。
- 5月9日，该公司通过支票号码123456支付2000美元工资给丽莎.詹姆斯。
这些交易的日记账记录如下:
|
序号 |
日期 |
借方账户 (接收分类账户) |
贷方账户 (支出分类账户) |
编号 |
交易明细 |
金额 |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
1 |
5月1日 |
购买原材料 |
非洲木材公司（供应商） |
9270 |
100 kg木材 |
$2,000 |
|
2 |
5月2日 |
电费 |
电力公司 (供应商) |
23811 |
2008年3-4月用电消费 |
800美元 |
|
3 |
5月5日 |
咖啡与糕点店(客户) |
销售 |
122 |
销售20把椅子 |
1000美元 |
|
4 |
9月5日 |
丽莎.詹姆斯 |
活期账户 |
123456 |
丽莎的工资 |
2000美元 |
日记账里的每行将自动转入第3栏和4栏中所列的两个分类账户中，如下所示:
为了便于理解，假设下例中每个分类账户的余额在加法计算前均为0。
- 日记账的第一行:
原材料购买分类账户
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月1日 |
9270 |
非洲木材公司（供应商） |
100 kg木材 |
2000美元 |
|
2000美元 D |
非洲木材公司分类账户（供应商）
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月1日 |
9270 |
购买原材料 |
100 kg木材 |
|
2000美元 |
2000美元 |
- 日记账的第二行:
电费分类账户
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月2日 |
23811 |
电力公司 (供应商) |
2008年3月-4月的用电消费 |
800美元 |
|
$800 D |
电力公司分类账户（供应商）
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月2日 |
23811 |
电费 |
2008年3月-4月的用电消费 |
|
800美元 |
800美元 |
- 日记账的第三行
咖啡与糕点店分类账户 (客户)
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月5日 |
122 |
销售 |
销售20把椅子 |
1000美元 |
|
$1,000 D |
销售分类账户
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
5月5日 |
122 |
咖啡与糕点店(客户) |
销售20把椅子 |
|
1000美元 |
1000美元 |
- 日记账的第四行
丽莎 詹姆斯 (雇员) 分类账户
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
9月5日 |
123456 |
活期账户 |
工资 |
2000美元 |
|
2000美元 D |
活期账户的分类账户
|
明细 |
借方 |
贷 |
余额 |
|||
|
日期 |
编号 |
对销账户 |
交易明细 |
|||
|
9月5日 |
123456 |
丽莎.詹姆斯 |
工资 |
|
2000美元 |
2000美元 |
