每个分类账户都有四栏。中间两栏（2）和（3）是其核心。

交易明细(1)

金额

借方

(2)

贷

(3)

余额

(4)

美国家具公司将在两个分类账户中登记此交易：

  1. “木材购买” – 这一纪录代表接收。
  2. “非洲木材公司” – 这一纪录代表支出。

入账的数据来自上面的发票。

每个分类账户中的子栏目如下:

分类帐户的格式

木材购买分类账户

明细 (第1栏 )

日期

交易明细

编号

对销账户

2007年3月1日

100 kg刨木

85

非洲木材公司

非洲木材公司分类账户

明细 (第1栏 )

日期

交易明细

编号

对销账户

2007年3月1日

100 kg刨木

85

购买木料

记账明细的解释：

  1. 日期 – 分类账户记录的日期。

  2. 编号 – 通常是发票号。
  3. 对销分类账户 – 记录了同笔交易的其它分类账户。会计师使用对销帐户这一术语来代替对销分类账户，从现在开始我们将使用术语简称。
  4. 交易明细 – 交易要素的简要描述。在本例中，交易明细被描述成 “100 kg 刨木”。在交易明细中没有出现“购买”一词是因为在购买木料和非洲木材公司分类账户中记录的每笔交易显然代表了购买，除以非另有说明。

示例2

美国家具公司以2000美元的价格向中央家具公司（一位客户）销售了10张圆桌，并出具如下发票：

美国家具公司将把此笔交易记录在下列两个分类账户中:

  1. 桌子销售-记录代表桌子销售的收益。中央家具公司-记录代表（桌子的）接收。

  2. 分类账户中的明细记录:

分类帐户的格式

销售桌子分类账户

明细

日期

交易明细

编号

对销账户

2007年4月10日

10张圆桌

219

中央家具公司

中央家具公司分类账户（客户）

明细

日期

交易明细

编号

对销账户

2007年4月10日

10张圆桌

219

桌子销售

第2栏和第3栏 – 借方和贷方

在这些栏中有且仅有一栏记录着发票上列出的总金额。
但是是在哪一栏呢？

知道这一答案就相当获得簿记学文凭的一半。

答案很简单:当一笔代表入账的交易记入分类账户时，总金额列在标题为“借方” 的那一栏（第2栏）。在簿记术语中，我们称该分类账户已“记入借方”。当一笔代表支出的交易记入分类账户时，总金额列在标题为“贷方” 的那一栏（第3栏）。在簿记术语中，我们称该分类帐户已“记入贷方”。

在示例1中：木材购买分类账户将借记 1000 美元(总金额列在“借方”一栏)，因为公司收到木材。非洲木材公司分类账户将贷记同样金额（总金额列在“贷方”一栏），因为非洲木材公司供应了木材。

在示例2中：销售桌子分类账户将贷记2000美元，因为公司供应了桌子。中央家具公司分类账户将借记同样金额，因为中央家具公司收到了桌子。

交易明细

(1)

金额

借方

(2)

贷

(3)

余额

(4)

第4栏 – 余额

每行的金额代表该行的第2栏（借方）的总额（包括该行）与第3栏（贷方）的总额（包括该行）的差额。

当该差额有利于借方栏时（累计金额较大），余额一栏会加上字母D（代表借款）。

分类账户中的记账 – 综合例子:

美国家具公司向中央家具公司销售了三批圆桌，交易如下:

  1. 2007年4月10日，10张圆桌以2000美元出售。
    此次销售的同时出具了第219号发票。

  2. 2007年5月10日，20张圆桌以2000美元出售。
    此次销售的同时出具了第230号发票。
  3. 2007年6月10日，5张圆桌以1000美元出售。
    此次销售的同时出具了第238号发票。

以下是伴随着交易的产生将记录在两个分类账户的行中的明细：桌子销售和中央家具公司。

桌子销售分类账户 (销售)

明细

金额

日期

交易明细

编号

对销账户

借方

贷

余额

2007年4月10日

10张圆桌

219

中央家具公司

2,000

2,000

2007年5月10日

20张圆桌

230

中央家具公司

4,000

6,000

2007年6月10日

5张圆桌

238

中央家具公司

1,000

7,000

中央家具分类账户 (客户)

明细

金额

日期 

交易明细

编号

对销账户

借方

贷

余额

2007年4月10日

10张圆桌

219

桌子销售

2,000

2,000 D

2007年5月10日

20张圆桌

230

桌子销售

4,000

6,000 D

2007年6月10日

5张圆桌

238

桌子销售

1,000

7,000 D