抽屉的会计定义中的单据流程

对公司而言,交易的进行,离不开形形色色的文件(称为票据)。在其他事情中,簿记员的工作就是将这些文件放入合适
的抽屉。

示例:

以一家名为美国家具的小家具生产商为例

  1. 该公司收到美国电力公司(IEC)出具的一张发票,簿记员将发票放入标签名为“电费”的抽屉中
  2. 当企业从非洲木材公司购买木材,它将获得一张发票。 这张发票将归档到木材购买或简称为木材的抽屉

  3. 公司向真实胶水公司购买胶水,来自真实胶水(供应商)的发票将归档放入标签为 “胶水”的抽屉。

  4. 当企业把圆桌销售给中心家具商店,它出具(打印)发票给购买者。 发票的复印件归档到一个被称为圆桌销售,简称为圆桌 的抽屉。如果该公司仅销售一种桌子,抽屉将直接称为 “桌子”

每张单据都有可以归入的抽屉。有些单据是由公司内部部门出具的。例如,当木料从原材料仓库(A仓库)转至生产线时,A仓库要出具一份单据,注明该原材料已转移出去了。单据放入标签为“A仓库”的抽屉里。单据上详细载明了从仓库中转运出的木料的情况。当把商品从生产线转至成品库(B仓库)时,也要出具一份单据,单据放入“B仓库”抽屉中。在实际中,带有隔栏的文件夹等其它分类工具都可以用来存放单据,并不一定要用抽屉。使用“抽屉”这个单词只是为了更加形象化。

公司的主要票据包括供应商出具的发票、向客户出具的销售发票、支付收据、(员工)工资条、银行结单、支票簿和内部凭证。

注释:关于发票收据的定义,请见书后的“会计基本概念”一章。

关于抽屉的补充

为了使接下来部分的内容 (“记账”) 更加通俗易懂,假设把每张单据的另一副本放入某个“虚拟抽屉”中,这将和给出过的示例一样,在下面的文件归档例子中进行说明。

示例:

  1. 收到一张来自电力公司的发票-将发票复印件归档在一个名为电力公司 的虚拟抽屉里。发票原件放入标签为“电费”的抽屉里把发票归档在“电力公司”抽屉里是为了提醒公司要向电力公司支付电费。
  2. 收到一张来自木材供应商非洲木材公司的发票-该发票的复印件放入名为非洲木材的(虚拟)抽屉里,以提醒公司向那家公司支付木料货款。原始发票则放入木料购买的抽屉中。人们也许要问,如果公司立即付款的话会怎么样呢。这个问题将在稍后处理,而虚拟抽屉不管怎样都是必要的。
  3. 购买胶水时从真实胶水公司得到的发票一个名为真实胶水的虚拟抽屉被打开了。原始发票放入胶水抽屉中。
  4. 出售圆桌给中央家具公司-一个叫做中央家具公司的虚拟抽屉被打开,并将发票复印件放入其内。原始发票被放入标签为圆桌的抽屉里。

依此类推。