Monday.com’da ayrı projeler ve görevler düzenleyen ancak yine de ilgili bilgileri içeren panolarınız var mı?

Paneller arası otomasyon şablonları, bir paneldeki bir eylemin tamamen farklı bir paneldeki bir eylemi tetiklemesini sağlayarak listelerinizin (panellerinizin) birlikte çalışmasına olanak tanır. Bu şablonların birçoğu aynı zamanda paneller arasındaki bağlantılı öğeleri de birbirine bağlayacaktır. Bu otomasyon şablonları ekibinize yeni bir işbirliği katmanı ekler ve ilgili projelerin sorunsuz ve verimli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır.

Özel otomasyon nasıl eklenir?

Özelleştirilmiş otomasyonlar, ekibinizin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış ve özel iş sürecinize mükemmel şekilde uyum sağlayan yeni otomasyon kombinasyonları oluşturmanıza olanak tanır.

İş akışınıza panolar arasında özel bir otomasyon şablonu eklemek için öncelikle panonuzun üst kısmındaki otomasyon mağazamızı ziyaret etmeniz gerekir:

Burada “Özel bir otomasyon oluştur” seçeneğini belirleyebilirsiniz:

Tetikleyicinizi seçin. Tetikleyici, panonuzdaki bir sütun (durum, kişi, tarih vb. gibi) veya panonuzda gerçekleşen bir eylem (oluşturulan bir öğe, bir gruba taşınan bir öğe vb. gibi) olabilir. Örneğin, ” durum bir şeye değiştiğinde” seçeneğini seçin. Panomuzda “Denediniz mi?” sütunu kullanılmaktadır. ve “Evet” olarak etiketlendi.

Daha sonra seçilen tetikleyici sonucunda gerçekleştirilecek eylemleri seçiyoruz. Panolar arasında bir otomasyon şablonu oluşturmak için öncelikle “Panoda ve bağlantı panolarında bir öğe oluştur” şablon bloğunu seçin:

Şimdi “Panel Öğesi Oluştur ve Panelleri Bağla” bloğunu oluşturalım!

Bu özel otomasyonu kurma adımları şunlardır:

1. Yeni öğeyi oluşturmak istediğiniz panoyu seçin. Bu durumda “Denedim!” bölümünde yeni bir öğe oluşturmak istiyoruz. Denediğimiz restoranları takip etmek için.
2. Yerel Öğle Yemeği Noktaları panosunda denediğimiz öğeden (veya restorandan) gelen bilgileri Denendi!’de oluşturacağımız yeni panoya bağlayacağız.
3. Bu iki öğe arasındaki bağlantıyı görüntülemek istediğimiz paneli seçeceğiz.
4. Daha sonra bu bağlantıyı sunacağımız sütunu seçeceğiz. Panonuzda halihazırda bir Bağlantı Panoları sütunu yoksa, bu şablonun kurulumu sırasında “Yeni Sütun Ekle”ye tıklayarak bir tane oluşturabilirsiniz.
5. Bitirmek için “Otomasyon Oluştur”a tıklayın.

İşte bu kadar! Bu özel otomasyon çalışırken şöyle görünür:

Otomasyon şablonu nasıl eklenir?

Panolar arasına doğru şablonu iş akışınıza eklemek için öncelikle panonuzun üst kısmındaki Otomasyon Merkezimizi ziyaret etmeniz gerekir:

Burada çeşitli şablonlarımız arasından seçim yapabilir ve iş sürecinizi destekleyen panolar arasında otomasyonu kurabilirsiniz. İlgili şablonları kolayca bulmak için “bir panoda” veya “başka bir panoda” şeklinde arama yapmayı deneyin:

Panolarda daha fazla otomasyon şablonu görüntülemek için aşağı kaydırmayı unutmayın:

Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var!

Not: Paneller arasında eşleme yapmak için eşlemek istediğiniz sütunun her iki panelde de mevcut olması gerekir. Bunun da ötesinde, güncellemeler bölümündeki bilgiler yalnızca ” öğeyi taşı ” otomasyonları kullanıldığında taşınacak, ancak yeni öğeler oluşturan otomasyonlar kullanıldığında taşınmayacak.

Sütun eşleme

Seçtiğiniz şablon bir öğe oluşturuyorsa veya bir öğeyi geçiyorsa, seçilen panoya hangi bilgilerin aktarılacağını ve bu bilgilerin seçilen panonun yapısı içerisinde nerede görüneceğini tanımlama olanağına sahip olacaksınız. Buna haritalama denir.

Not: Üçüncü taraf uygulamalarla senkronize edilen öğelerin bir entegrasyon sütunu aracılığıyla taşınması bağlantının kesilmesine neden olur. Bu, bu öğenin başka bir panoya taşındığında artık orijinal panoda kurulan entegrasyona bağlı olmayacağı anlamına gelir.

Aktarılanın bir öğe veya bir alt öğe olmasına bakılmaksızın bazı bilgiler aktarılmayacaktır. Aşağıdaki sütun türleri “statik” olarak kabul edilir ve şu anda desteklenmemektedir :

• bağımlılık
• Öğeye bağlantı
• Zaman takibi

Bir öğeyi eşlerken, statik sütunların boş alanında mavi + işareti bulunmaz :

Not: Sütun değerlerini eşlemek için eşlenen sütunların orijinal panoda ve ortaya çıkan panoda olması gerekir. Eşlemek istediğiniz sütunu görüyorsanız ancak mavi + işareti yoksa fareyi boş alanın üzerine getirin (örneğin, dosyalar sütununun bulunduğu).

“Eşleşen” Kalıpları Anlamak

Kartlar arası otomasyonlarımızın bir parçası olarak, iki farklı panodaki öğeler arasında aynı verileri birbirine bağlamak için eşleştiren çeşitli şablonlarımız var. Bu şablonları bulmak için otomasyon merkezindeki arama alanına “eşleşme” yazmanız yeterli!

Bu şablonlar, seçtiğiniz şablonda tanımlandığı gibi iki ayrı panodaki aynı verileri belirleyerek ve ardından Panoları Bağla sütununu kullanarak verilerin eşleştiği öğeleri birbirine bağlayarak çalışır.

Aşağıda nasıl kurulacağını öğrenelim!

Bir “eşleşme” modeli ayarlama

Bir “eşleşme” şablonunun nasıl ayarlanacağını öğrenmek için aşağıdaki şablonu göz önünde bulundurun:

Sütun değiştiğinde, yeni değerin bu sütuna karşılık geldiği öğeyi başka bir tabloya bağlayın.

Bu şablonu kullanarak, çalışanlar eşleştiğinde öğeleri bir panodan diğerine bağlamak istiyoruz. Bu amaçla öncelikle mevcut tablodan “Çalışanlar” sütununu seçtik. Daha sonra ikinci “Üst Düzey Projeler” panosunu, mevcut panoda bulunan Bağlantı Panoları sütununu ve son olarak da figürün eşleştirileceği üst düzey Projeler panosundan “Proje Yöneticileri” sütununu seçtik.

Artık mevcut panodaki bir çalışan, halihazırda üst düzey bir proje panosunda bulunan aynı çalışana dönüşürse, iki öğe seçilen Bağlantı Panoları sütununda hemen bağlanacaktır!

“Eşleşme” şablonları için desteklenen sütun türleri

• öğe adı
• Kişiler sütunu
• Tarih sütunu
• Durum sütunu
• Sayı sütunu
• Zaman çizelgesi sütunu
• Bağlantı sütunu
• Telefon sütunu
• E-posta sütunu
• Bir metin sütunu
• öncelik sütunu
• Etiket sütunu

“Uygunluk” şablonu için iyi yönergeler

Maç otomasyonları beta aşamasında olduğundan dikkat edilmesi gereken bazı iyi kurallar ve sınırlamalar vardır. Bu şablonlar çok güçlü olabilir ama yine de deneyseldirler! Müşterilerimizin deneyimlerine dayanarak aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

İyi talimatlar

• Bir panoda ikiden fazla maç otomasyonu şablonunun kullanılmaması tavsiye edilir.
• Ayarlama otomasyonunun daha statik kalan karta değil, daha sık güncellenen karta eklenmesi önerilir.
• “Ayar” otomasyonları yalnızca belirlenen panoda ayarlanan ilk öğeyi bağlayacaktır.
• “Eşleşme” otomasyonları aynı anda yalnızca bir eşleşme koşulunu destekleyebilir.
• Sütun değerleri eşleşecek şekilde aynı olmalıdır; Büyük/küçük harfe duyarlıdır! Bu nedenle “Demirci” “demirci” için uygun değildir
• “Bağlı sütunları değiştir” seçeneğini kullanan otomasyon, bağlı kart manuel olarak değil “eşleştirme” otomasyonu kullanılarak bağlandığında tetiklenmez.

Sınırlamalar:

• Maç otomasyonları şunları desteklemez :

• • Açılır menü sütunu
  • alt öğeler

• 500 veya daha fazla öğe için “eşleşme” otomasyonu etkinleştirilirse bazı belirsiz işlevlerle karşılaşabilirsiniz. Bu, beta aşaması otomasyonu için normal kabul edilir.
• Başlangıçta eşleşme olmadıysa otomasyon 50 saniyelik aralıklarla 5 kez daha çalışmayı deneyecektir. 5 dakika sonra eşleşme olmazsa otomasyon tekrar çalışmayı denemez.

Eğer öyleyse, otomasyonu tekrar çalıştırmayı deneyebilirsiniz. İkinci denemenin de başarılı olacağının garantisi yoktur.

“Eşleşme” şablonlarımız hakkındaki geri bildirimlerinizi duymaya açığız! Her zaman iyileştirme üzerinde çalışıyoruz.

Paneller arası örnekler

Örnek #1

Bir proje yönetimi ekibinin üst düzey bir prova programı vardır. Herkesin görevleri bu panoda yer alıyor, böylece tüm ekip her provanın net resmini görebiliyor.

Ekibin ayrıca alt düzey ekip üyesi kurullarında da aynı görevleri oluşturması gerekir. Aşağıdaki standart otomasyon şablonunu kullanacaklar:

Bir kişi başka bir kişi için görevlendirildiğinde, başka bir panoda bir öğe oluşturun ve bunları seçilen panoya bağlayın

Bu şablon ile seçilen kişi bir öğeye atandığında “Diğer Pano” altında seçilen panoda yeni bir öğe oluşturulacaktır. Bu, ekip üyesinin görevlerinin tam listesini içeren ayrı bir panoya sahip olmasını sağlayacaktır!

Not: “Onları bağla” alanına tıkladığınızda, “Diğer Kart” alanında seçilen panoya Kartları Bağla sütunu ekleme seçeneğiniz olacaktır.

Örnek #2

Bir pazarlama şirketi, e-posta listesi için monday.com’un yerleşik formunu kullanıyor. Form doldurulduktan sonra monday.com panosuna bir öğe gönderilir. Onaylanırsa öğe otomatik olarak zincirdeki bir sonraki panoya taşınmalıdır. Orijinal tahta şöyle görünüyor:

İş akışlarını tamamlamak için aşağıdaki şablonu kullanacaklar:

Durum bir şeye dönüştüğünde öğeyi panoya taşıyın

açıklama: Otomasyon açısından bir öğenin panoya taşınması yeni bir öğe olarak kabul edilmez. Dolayısıyla, ortaya çıkan panelde yeni bir öğe eklendiğinde bildirimde bulunacak bir otomasyon ayarınız varsa, bu bir eylemi tetiklemez.