İpucu: Programınızı güncellemeyi unutursanız telefonunuzda otomatik hatırlatıcılar ayarlamayı veya Todoist veya Trello gibi bir görev yönetimi uygulamasını kullanmayı deneyin. Bu, düzenli kalmanıza ve önemli hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir!

Bu makalede, iş akışınızı daha sorunsuz hale getirmenize yardımcı olacak yinelenen görevler oluşturmaya yönelik bazı ipuçlarını ve fikirleri paylaşacağız!

Her dönemde yeni bir grup oluşturun

Küçük sabun yapımı işletmemizde, mağazamızın tüm stok siparişlerini her ay takip etmek için aşağıdaki programı kullanırız.

Ne zaman bir mağaza yeni bir ürün stoğuna ihtiyaç duysa, bu panoyu kullanarak ürünü ve adedi talep ediyor ve biz de ay sonunda sayıları sayarak fabrikada ne kadar kazanmamız gerektiğini görebiliyoruz!

Tablomuzdaki gruplar siparişlerin her ayını temsil ettiğinden her yeni ayın başında yeni bir grup oluşturmamız gerekiyor. Yeni grubun her ay otomatik olarak oluşturulması için yinelenen otomasyon kullandık.

Bunu yapmak için otomasyon merkezine tıklayarak ve kişisel otomasyonunuzu oluşturarak başlayın. Oradan “Her zaman diliminde bir grup oluşturun” diyen bir otomasyon oluşturun:

Şimdi şablonu aşağıda yaptığımız gibi ayarlayın. Yeni bir grubun kaç kez oluşturulacağını, adının ne olacağını ve tam olarak saat kaçta oluşturulacağını seçebilirsiniz!

Her dönemde yeni bir öğe oluşturun

Benzer şekilde, istediğiniz hıza göre ara sıra tekrarlanması gereken tek bir öğe (veya görev) oluşturmak için yinelenen otomasyonu kullanabilirsiniz.

Sabun şirketi örneğimizde, tüm günlük görevlerimizi takip etmek için aşağıdaki storyboard’u yönetiyoruz. Bu durumda, takvimimize zamanında eklenmesini sağlamak için her gün önemli bir toplantımız var.

Her günkü toplantımıza yeni bir öğemizin olduğundan emin olmak için aşağıda gösterilen otomasyonu kurduk. Artık her sabah saat 10:00’da, kaybolmamasını sağlamak için “Günün Toplantısı” adlı yeni bir öğe otomatik olarak oluşturulacak!

İpucu: Yinelenen görevleri kolayca oluşturmanın başka bir yolu için Yinelenen Görevler uygulamasını kullanmayı deneyin!

Ekibinizi istediğiniz zaman bilgilendirin

Satış ekibimizin her hafta başında mağazalarımıza stok eklemeyi unuttuğunu gördük ve müşterilerimizin boş raflar görmesini istemiyoruz. Bu sorunu çözmek için şu otomasyon şablonunu ekledik:

Otomasyonu, her Pazartesi sabahı saat 9:00’da tüm satış ekibine “Rafları stoklamayı hatırlat” mesajıyla bildirecek şekilde ayarladık. Artık her haftaya dolu ve memnun bir mağazayla başlayabiliriz.

İpucu: Bu otomasyonu herhangi birini herhangi bir konuda bilgilendirmek için kullanabiliriz. Örneğin, bunu tüm çalışanlarımıza her ayın sonunda defterimizde çalışılan saatleri doldurmalarını hatırlatmak için kullanabiliriz.

Her zaman diliminde bir grubu çoğaltın

Thorn & Thistle sabun firması olarak her ay yeni bir ürün çıkarıyoruz. Bunu her yaptığımızda, “Ürün Sürümü” panosunu kullanarak takip ettiğimiz aynı iş akışını takip ediyoruz. Bu panodaki her grup farklı yeni bir üründür ve her gruptaki öğeler, ürünün piyasaya sürülmesiyle ilişkili çeşitli olaylardır. Her yeni ürün çıktığında her öğeyi yeniden yazmak yerine grubu kopyalamak için otomasyonu kullanacağız.

Tek yapmamız gereken aşağıda gösterilen otomasyonu kurmak. Grubumuzu her ayın ilk günü saat 9:00’da çoğaltmayı seçtik, böylece grubumuzu buna göre yeniden adlandırabilir ve her yeni ayın başında yeni ürün sürümümüz üzerinde çalışmaya başlayabiliriz.

Grubumuz tıpkı orijinal “elma şekeri spreyi” grubu gibi oluşturulduğundan, tüm verileri grup eylemlerini kullanarak temizlemek istiyoruz.

Öncelikle yeni grubumuzun adını ve rengini değiştireceğiz. Bundan sonra gruptaki her bir öğeyi seçmek için imleci her bir öğenin sol tarafına yerleştireceğiz. Şimdi tek yapmamız gereken aşağıda gösterildiği gibi her sütunu sıfırlamak:

Zamana dayalı otomasyonlar

Zamana dayalı otomasyonların nasıl çalıştığını merak ediyor olabilirsiniz. Örneğin, “Tarih” alanında şu formatta: “Tarih geldiğinde birine haber ver.”

Aynı zamana dayalı otomasyon, iş ayarlarında farklı saat dilimleri ayarlanmışsa farklı kullanıcılar için farklı zamanlarda çalışacaktır.

Yukarıdaki şablonunuzda “ne zaman” değeri sabah 9’a ayarlanmışsa, New York’taki kullanıcılar Doğu Kış Saati’ne (EST) sabah 9’da, Tel Aviv’deki kullanıcılar İsrail Yaz Saati’ne (IDT) sabah 9’da bir uyarı alacaktır. ).

Zamana dayalı otomasyonlar yerel bilgisayarınızın saat dilimine göre çalışacaktır. Kişisel profilinizin altındaki saat dilimi ayarlarınız yerel saat diliminizden çok farklıysa (birkaç saatten fazla) bir sorun oluşabilir.

Sizin için de durum buysa ve bu iki ayarın farklı olması önemliyse lütfen buradan destek ekibimizle iletişime geçin.

açıklama: “Tarih geçtiğinde…” yazan bir şablon kullanırsanız otomasyon o günün gece yarısında gerçekleşir.