Durum Değişikliği Otomasyon Tarifleri muhteşem bir araçtır! Bir eylemi başlatmak için durum değişikliğini kullanmanıza izin verirler. Eylem bir tarihi değiştirmek, ekibinizi uyarmak, bir öğeyi gruplar veya panolar arasında taşımak, hatta farklı bir durum sütununa geçmek olabilir.
Hangi eylemi seçerseniz seçin, bu tarifler iş akışınızı otomatikleştirir ve işinizi takip etmek için gerçekleştirmeniz gereken manuel eylemleri azaltır.
Otomasyon nasıl kurulur
İlgili durum değişikliği tarifini iş akışınıza eklemek için öncelikle otomasyon mağazamızı ziyaret etmelisiniz. Panonun üst kısmındaki “Otomatikleştir” düğmesini tıklayarak mağazaya erişebilirsiniz:
Burada çeşitli tariflerimiz arasından seçim yapabilir ve iş akışınızı destekleyen durum değişikliği otomasyonunu yapılandırabilirsiniz:
[note_box]
İpucu: Bir otomasyon tarifi seçerken, bunun diğer süreçlerinize nasıl uyduğunu kontrol etmek önemlidir. Bazen küçük bir değişiklik çok zaman kazandırabilir!
[/note_box]
Sütunlar desteklenir
Durum değişikliği tarifleri artık aşağıdakilerde değişiklik yapabilir:
- tarih
- zaman çizelgesi
- durum
- insanlar
- Zaman takibi
- zaman
- güncellemeleri paylaş
- Sayılar
Ekibimiz ayna ve ahşap sütunlar gibi ek sütun türleriyle esneklik kazandırmayı araştırıyor. Bu gelişmelerden haberdar olun.
Kullanım durumları
1. Durum bir şeye değiştiğinde yeni bir kurul oluşturun ve birine haber verin.
Bu, karmaşık bir iş akışı oluşturmak için yararlı bir tariftir. Örneğin, işlemleri yönettiğiniz üst düzey bir pano oluşturursanız ve her işlem yeni bir projeye yol açıyorsa, bu tarif, işlem kapandığında otomatik olarak yeni bir pano oluşturmak için bir şablon kullanmanıza olanak tanır. Kriterlerinize uyacak şekilde bir durum değiştiğinde (örneğin, durum “kapalı anlaşma” olduğunda), seçtiğiniz şablondan yeni bir pano oluşturulacaktır.
Bu tarifi doğru bir şekilde kullanmak için öncelikle şablonunuzu oluşturmalısınız. Daha sonra tarifi oluşturduğunuzda şablonu seçebilirsiniz. Mesela ben “Proje Şablonu” adını verdiğim şablonu seçtim:
2. Durum bir şeye dönüştüğünde zamanı izlemeye başlayın. Başka bir şeye dönüştüğünde durun.
Ekibinizde saat başı çalışan çalışanlarınız varsa, bu onların zamanını takip etmenin harika bir yolu olabilir. Aşağıdaki örnekte tarif şöyle diyor: “Durum Saatte olarak değiştiğinde zamanı izlemeye başlayın. Saatin Dışında olarak değiştiğinde durun.”
3. Durum değiştiğinde vade tarihini belirli günlere erteleyin.
Bu tarifin sıklıkla bir durum değişikliğinin panodaki bir tarihin değişmesi gerektiğini gösterdiği durumlarda kullanıldığını görüyoruz. Örneğin, toplantıları planlayan bir yönetim kurulunuz varsa. Randevu etiketinin Ertelendi olarak değiştirilmesi durumunda randevu tarihinin 5 gün geriye alınması gerekmektedir. Bu tarifle değişikliği otomatik olarak yapabilirsiniz.
Bu tarifte, basit bir durum değişikliğine dayalı olarak son tarihleri günlere, haftalara veya aylara göre itebilirsiniz:
4. Bir sayı belirli bir değerden yüksek olduğunda durumu bir şeyle değiştirin. Ayrıca durum bir şeye dönüştüğünde birisine haber verin.
Bu, envanter yönetiminde kullanmak için harika bir kombinasyondur. Örneğin, “Düşük Stok” yazan bir durum etiketi ayarlayabilirsiniz. Daha sonra tarifi “büyüktür” yerine “sayı değerden küçük olduğunda” şeklinde değiştirebilirsiniz. Sayı sütunundaki miktar set değerinin altına düştüğünde etiket “Düşük Stok” olarak değişecektir.
Daha sonra “düşük stok” etiketi, envanteri yöneten kişiye daha fazla satın almaları gerektiğini bildiren bir uyarı tetikleyecektir.
5. Bir kişi atandığında durumunu değiştirin
Bu otomasyon, bir kişinin bir öğeye atandığını belirtmek için panonuzu durum sütunu aracılığıyla güncellemenin harika bir yoludur. Otomasyon Merkezi’nden aşağıdaki tarifi oluşturabilirsiniz:
[note_box]
Not: Durum değişikliğini temel alan otomasyonu kurduğunuzda durumların tüm ekip için açık ve anlaşılır bir şekilde tanımlandığından emin olmak önemlidir. Bu karışıklığı önleyecek ve otomasyonun düzgün çalışmasını sağlayacaktır.
[/note_box]
Özel tarifler
Aradığınız tarifi otomasyon mağazasının durum değişikliği bölümünde bulamıyorsanız özel otomasyonlarımıza göz atın. Bu araçla, çeşitli kullanımlara yönelik çeşitli tarifler oluşturabilirsiniz.
Herhangi bir sorunuz varsa lütfen ekibimizle buradan iletişime geçin. 7/24 hizmetinizdeyiz ve size yardımcı olmaktan mutluluk duyacağız.
