Monday.com’da iş akışınızdaki öğeleri ve görevleri takip etmek kolaydır ancak bazen harici takviminizdeki randevular ve hatırlatıcılar gözden kaçabilir. Tüm görevlerinizi tek bir yerde (veya her ikisini birden) görebilmeniz için Outlook takviminizi monday.com iş akışınıza nasıl entegre edeceğinizi göstereceğiz!
Başlamadan önce önemli notlar
Başlamadan önce dikkat etmeniz gereken birkaç ayrıntı var:
- Bu kombinasyonu kullanabilmek için Microsoft 365 İş Ekstra lisansına sahip olmanız gerekir. Böyle bir lisansınız yoksa entegrasyon kurulumu sırasında hata mesajı alırsınız.
- Bu entegrasyon yalnızca şirket içi hesabınız değil, çevrimiçi bir Microsoft Exchange e-posta hesabınız varsa çalışır. Ne tür bir posta çantanız olduğunu kontrol etmek için lütfen bu web sitesini ziyaret edin. Bağlanabiliyorsanız, çevrimiçi bir Exchange hesabınız var demektir, ancak bağlanamıyorsanız ve bir hata mesajı alıyorsanız, çevrimiçi bir Exchange hesabınız yoktur ve bu kombinasyonu kullanamazsınız.
Outlook takvimiyle iki yönlü senkronizasyon
Monday.com hesabınızı Outlook takviminize bağlamanın iki yolu vardır. İlk olarak, iki yönlü senkronizasyonun nasıl oluşturulacağına bakacağız. İki yönlü senkronizasyon, etkinlikleri eşzamanlı olarak Outlook takviminden monday.com’a aktarır ve öğeleri monday.com’dan Outlook takvimine aktarır.
1. Adım: Bir tarih sütunu ekleyin ve kombinasyon tariflerini bulun
Öncelikle panonuzun bir sütunu olduğundan emin olun Tarih Sütunu :
Tüm verilerinizi bir tarih sütununa girdikten sonra kombinasyonunuzu oluşturmaya hazırsınız!
Outlook takviminizin iki yönlü senkronizasyonunu başlatmak için kontrol panelinizin üst kısmındaki “Entegre Et” düğmesini tıklayın. Entegrasyon Merkezi’nden Outlook takvim entegrasyonunu aşağıdaki gibi seçin:
Burada üç farklı Outlook entegrasyon tarifi bulacaksınız. İki yönlü senkronizasyonun çalışması için panonuza iki tarif eklemeniz gerekecek:
- Monday.com’daki bir eyleme dayalı olarak bir Outlook takvim etkinliği oluşturacak bir etkinlik
- Outlook takvimindeki yeni bir etkinliğe dayalı olarak Monday.com’da bir öğe oluşturacak olan
Bunun nasıl yapılacağı hakkında daha sonra makalede daha fazla bilgi edineceğiz.
Adım 2: İlk tarifi ekleyin
Tarifleri bulduktan sonra sıra, aranan tarifleri panonuza eklemeye geldi!
Takviminizdeki bir öğeye (aşağıda kırmızıyla vurgulanan ikisinden biri) dayalı olarak bir Outlook takvim etkinliği oluşturacak bir tarif seçerek başlayın ve ardından Outlook hesabınızı bağlamak için ekrandaki adımları izleyin.
Adım 3: İlk tarifi girin
Hesabınızı bağlamayı tamamladığınızda seçtiğiniz tarife yönlendirileceksiniz.
Orada, bunları ayarlamak için tarifteki kesikli alanlara tıklayın. Aşağıdaki örneğimizde Outlook takvimindeki etkinliğin tablomuzdaki sütun değerlerine göre nasıl görüneceğini haritalamak için “Etkinlik” alanını seçtik.
Bu örnekte takvimimizde yeni bir öğe oluşturulduğunda veya güncellendiğinde, Outlook takviminde öğenin başlangıç tarihi ve bitiş tarihine göre etkinlik süresi ile bir etkinlik oluşturulacak, etkinliğin adı şu şekilde olacaktır: öğenin adı ve etkinliğin açıklaması, öğenin görüntülediği durum olacaktır.
Adım 4: İkinci tarifi ekleyin ve ayarlayın
Artık Outlook takviminizde, takviminizdeki bir öğeye dayalı olarak etkinlik oluşturacak ilk tarifi tamamladığınıza göre, artık Outlook takviminizdeki yeni bir etkinliğe dayalı olarak takviminizde öğe oluşturacak ikinci tarifi eklemenin zamanı geldi. böylece iki yönlü senkronizasyon gerçekleştirilebilir.
Başka bir entegrasyon eklemek için tıklayın ve “Outlook takviminde bir etkinlik oluşturulduğunda, bir öğe oluşturun ve gelecekteki değişiklikleri Outlook takviminden senkronize edin” yazan Outlook takvimi entegrasyon tarifini seçtiğinizden emin olun.
Bu kez “Öğe” alanını seçin ve eklenecek Outlook takvim etkinliklerine göre takviminizde nasıl yeni bir öğe oluşturmak istediğinizi haritalayın!
Adım 5: Sihrin gerçekleşmesini izleyin!
İki Outlook takvim entegrasyonu tarifi ayarlandığında, tam iki yönlü senkronizasyona sahip olmalısınız! Artık belirli bir kişiye oluşturulan veya atanan her yeni öğe, bağlı takvimde bir etkinlik olarak görünecek ve takvimdeki her yeni etkinlik, takviminizde bir öğe olarak doldurulacaktır.
Outlook takvim sütunu entegrasyonu
Alanlar iki yönlü senkronizasyonda desteklenir
Outlook takvimiyle iki yönlü senkronizasyon kullanıldığında aşağıdaki alanlar desteklenir:
- başlık
- başlangıç zamanı
- bitiş zamanı
- katılımcılar
- Tanım
Outlook takviminizde Monday.com’daki tarihleri gösterin
Takviminizi Outlook takvimiyle entegre etmeniz gereken ikinci seçenek, takviminizdeki tarihleri doğrudan takviminizde görüntülemenize olanak tanıyan tek yönlü senkronizasyondur . Hesabınız için tek yönlü senkronizasyonu ayarlamak için aşağıdaki ayrıntılı talimatlar kullanılabilir.
1. Adım
Öncelikle panonuzun bir sütunu olduğundan emin olun Tarih Sütunu :
veya Zaman Çizelgesi sütunu:
Tüm verilerinizi Tarih veya Zaman Çizelgesi sütununa girdikten sonra takviminizi senkronize etmeye hazırsınız!
2. Adım
Tarih sütunu başlığının veya Zaman Çizelgesi’nin sağındaki üç noktalı menüyü tıklayın ve “Ayarlar”ı, ardından “Tarih Sütunu Özelleştir”i tıklayın. Ardından, “Diğer takvimler”in yanındaki “Senkronizasyon” düğmesini tıklayın. Bu şekilde monday.com dışında kullandığımız herhangi bir web tabanlı takvimi ekleyebiliriz.
3. Adım
Yalnızca “bana atanan öğeleri” mi yoksa “bu panodaki tüm öğeleri” mi senkronize etmek istediğimizi seçmemize olanak tanıyan bir sonraki pencere açılacaktır. Bir seçeneği seçtikten sonra “Senkronizasyon”a tıklamamız yeterli!
4. Adım
Artık Outlook takvimimizde kullanabileceğimiz bir URL oluşturduk. Bu bağlantıyı kopyalayıp Outlook’a gideceğiz.
Outlook’a takvim ekleme
Adım 5
Outlook takviminde öncelikle ekranın sol alt kısmındaki takvim simgesini seçin.
Daha sonra “Organizasyon” sekmesine gideceğiz:
Buradan Outlook penceresinin sol üst köşesindeki “Yeni Takvim” düğmesine gidin. Düğmeye tıklayın:
Adım 6
4. adımda monday.com’dan kopyaladığımız bağlantıyı yapıştırabileceğimiz bir pencere açılacaktır.
Ve hepsi bu! Artık tüm görevlerimizi Outlook’taki görevlerimizin yanı sıra Monday.com’da da görebiliyoruz.
Outlook takvimiyle senkronizasyon sıklığı
Microsoft, bir takvime abone olduğunuzda, abone olunan takvim güncellendiğinde Outlook takviminizin de otomatik olarak güncelleneceğini doğrulasa da, bu otomatik güncelleme 24 saatten fazla sürebilir. Diğer bir deyişle, Microsoft’un monday.com’da panonuza yapılan güncellemeleri otomatik olarak yenilemesi ve görüntülemesi 24 saatten fazla sürebilir.
Artık otomatik güncelleme sıklığını kontrol etme seçeneği yok. Bu, Microsoft tarafındaki ayarlarda yapıldığından alternatif çözümleri araştırmak istiyorsanız lütfen Microsoft ile iletişime geçin.
Microsoft destek sitesinde Outlook’tan bir takvime abone olma hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Uyarıları ayarlama
Zaman Çizelgesi veya Tarih sütunlarınızı harici takvimle entegre ettikten sonra, yaklaşan öğe son teslim tarihlerine ilişkin uyarıları kolayca ayarlayabilirsiniz. Bu şekilde, monday.com hesabınız açık olmasa bile bildirimler görünecektir!
Tek yapmanız gereken harici takviminizden hatırlatıcılar ayarlamaktır; böylece monday.com öğe hatırlatıcılarının tümünü harici takvimden de alırsınız!
