Las respuestas preparadas son una excelente manera de responder a sus clientes de manera más efectiva. Puedes preparar mensajes cortos, enlaces o incluso artículos completos en tu base de datos y utilizarlos en cualquier momento de la conversación.
Respuestas preparadas y su utilidad.
En Tidio, entendemos que las respuestas predeterminadas son las respuestas predefinidas a las preguntas más comunes que tienen los clientes que visitan su sitio web. El uso de respuestas preparadas tiene varias ventajas principales:
ahorrando tiempo
Las respuestas preparadas predefinidas pueden mejorar su eficiencia y reducir el tiempo que dedica a las llamadas mientras responde muchas preguntas todos los días.
seguridad
Mejore la confianza de su equipo para resolver problemas comunes de los clientes. Ayude a sus operadores de llamadas a estar preparados para las preguntas de los clientes con respuestas listas para usar.
control
La voz de su marca es importante, al igual que los mensajes que envían las personas que llaman en nombre de la empresa. Las respuestas preparadas pueden ayudarle a establecer el tono de sus mensajes para garantizar la satisfacción del cliente.
Fácil gestión
Puede organizar sus respuestas preparadas con etiquetas que le permitirán crear categorías separadas para una fácil administración y una mayor capacidad de búsqueda.
Agregar respuestas preparadas
Para agregar una nueva respuesta predeterminada, acceda a la categoría Configuración> Respuestas listas :
Haga clic en el botón Agregar una nueva respuesta preparada en la esquina superior derecha para crear una nueva respuesta:
Verá una nueva ventana donde podrá escribir su respuesta preparada y decidir si desea que la respuesta permanezca privada (solo para usted) o visible para todos los agentes.
Tus respuestas privadas se mostrarán en su propia categoría, visibles solo para ti:
También puede utilizar etiquetas para organizar respuestas predeterminadas en categorías basadas en las preguntas de los clientes o como nombres para respuestas predeterminadas específicas para encontrarlas rápidamente durante la llamada.
Puede seleccionar etiquetas existentes de la lista desplegable después de hacer clic en el campo Agregar etiquetas o crear una nueva comenzando a escribir un nuevo nombre de etiqueta.
Las etiquetas le ayudan a encontrar fácilmente la respuesta correcta ya preparada escribiendo la etiqueta durante una conversación:
… o accediendo a la lista de comentarios desde la lista de etiquetas:
Creando una respuesta lista a partir de la conversación.
También puedes crear una nueva respuesta predeterminada directamente desde el área de conversación. Para agregar una nueva respuesta predeterminada, mantenga el mouse sobre un mensaje que ya se envió y haga clic en el ícono del rayo a la derecha.
Verá una nueva ventana donde podrá editar la respuesta preparada, agregar etiquetas y determinar si la respuesta será privada o visible para todos los agentes.
Enviando una respuesta lista
llamar
Para enviar una respuesta predeterminada durante una conversación con su cliente, haga clic en el ícono de respuestas predeterminadas en la parte inferior izquierda de su conversación:
… o escriba » / » (barra oblicua) en el cuadro de texto de su panel de conversación).
Ahora puede seleccionar la respuesta de la lista de todas las respuestas o buscar en las categorías del lado izquierdo para encontrar rápidamente un estilo de problema y respuestas organizadas.
Utilice la tecla Tab para moverse entre las secciones de respuestas preparadas y los flujos para facilitar la navegación.
tarjeta
También puede utilizar respuestas predeterminadas cuando escribe correos electrónicos (respondiendo a tickets existentes o creando otros nuevos). Dentro de la pantalla de creación de tarjetas, encontrarás el ícono de respuestas listas en la parte inferior:
El mismo ícono estará disponible cuando responda dentro de las tarjetas existentes:
Iniciar transmisión
El flujo puede resultar útil aquí si necesita preparar publicaciones largas con enlaces o imágenes.
Puede activar un flujo durante su conversación abriendo una lista de flujos en la parte inferior o escribiendo » / » (barra diagonal) + Tabulador y seleccionando un flujo de la lista; el método es el mismo que con las respuestas predeterminadas.
Si quieres saber más, puedes ver nuestro artículo sobre flujos de chat en vivo.
Respuestas preparadas y su utilidad.
Las respuestas preparadas no solo son una herramienta conveniente, sino también una estrategia que puede mejorar la experiencia de sus clientes. Cuando los clientes reciben respuestas rápidas y precisas, se sienten valorados y comprenden que su empresa los toma en serio.
Mejorando la experiencia del cliente
El uso de respuestas preparadas puede mejorar la experiencia del cliente de varias maneras:
- Velocidad de respuesta: los clientes esperan respuestas rápidas, y las respuestas preparadas permiten brindar la información requerida rápidamente.
- Precisión: las respuestas preparadas se escriben con antelación, lo que reduce el riesgo de errores en las respuestas.
- Servicio al cliente consistente: cada cliente recibe la misma respuesta a una pregunta similar, lo que garantiza la uniformidad en el servicio.
Usar respuestas predeterminadas en chats en vivo
Al utilizar respuestas predeterminadas en chats en vivo, es importante mantener un toque personal. Los clientes aprecian cuando sienten que les hablan a ellos y no a un robot. Por lo tanto, debes combinar respuestas preparadas con respuestas personalizadas.
Ejemplos de uso de respuestas preparadas
A continuación se muestran algunos ejemplos del uso de respuestas preparadas:
- Respuestas a preguntas comunes: preparación de respuestas a preguntas como «¿Cuál es su horario comercial?» o «¿Cómo puedo cambiar mi contraseña?».
- Respuestas para casos especiales: preparación de respuestas para casos como «¿Qué hacer si no estoy satisfecho con el producto?».
- Respuestas con enlaces: preparar respuestas que contengan enlaces a artículos o guías de su sitio.
Resumen
Las respuestas preparadas son una herramienta esencial para mejorar su servicio. Ahorran tiempo, mejoran la confianza de su personal y ayudan a mantener la voz de su marca. Invertir en preparar respuestas preparadas dará sus frutos a largo plazo.
