Hazır yanıtlar, müşterilerinize daha etkili yanıt vermenin harika bir yoludur. Veritabanınızda kısa mesajlar, bağlantılar ve hatta makalelerin tamamını hazırlayabilir ve bunları konuşma sırasında istediğiniz zaman kullanabilirsiniz.
Hazır cevaplar ve bunların yararları
Tidio olarak, hazır yanıtların, web sitenizi ziyaret eden müşterilerin en sık sorduğu soruların önceden tanımlanmış yanıtları olduğunun bilincindeyiz. Hazır cevapların kullanılması birkaç ana avantajla birlikte gelir:
zamandan tasarruf
Önceden tanımlanmış hazırlanmış cevaplar, verimliliğinizi artırabilir ve her gün birçok soruyu yanıtladığınızda aramalarda harcadığınız süreyi azaltabilir.
güvenlik
Ekibinizin sık karşılaşılan müşteri sorunlarını çözme konusundaki güvenini artırın. Kullanıma hazır yanıtlarla çağrı operatörlerinizin müşteri sorularına hazır olmasına yardımcı olun.
kontrol
Marka sesiniz, arayanlarınızın işletme adına gönderdiği mesajlar kadar önemlidir. Hazır yanıtlar, müşteri memnuniyetini sağlayacak şekilde mesajlarınızın tonunu ayarlamanıza yardımcı olabilir.
Kolay yönetim
Kolay yönetim ve aranabilirliğin artması için hazırladığınız yanıtlarınızı ayrı kategoriler oluşturmanıza olanak sağlayacak etiketlerle düzenleyebilirsiniz.
Hazır yanıtlar ekleme
Yeni bir hazır yanıt eklemek için Ayarlar kategorisine erişin> Hazır cevaplar :
Yeni bir yanıt oluşturmak için sağ üst köşedeki Yeni hazırlanmış yanıt ekle düğmesini tıklayın:
Hazırladığınız cevabı yazabileceğiniz ve cevabın özel mi (yalnızca sizin için) yoksa tüm temsilciler tarafından görülebilmesini mi istediğinize karar verebileceğiniz yeni bir pencere göreceksiniz.
Özel yanıtlarınız yalnızca sizin görebileceğiniz kendi kategorilerinde görüntülenecektir:
Ayrıca, hazır yanıtları müşteri sorularına göre kategoriler halinde düzenlemek veya çağrı sırasında hızlı bir şekilde bulmak amacıyla belirli hazır yanıtların adları olarak düzenlemek için de etiketleri kullanabilirsiniz.
Etiket Ekle alanına tıkladıktan sonra açılır listeden mevcut etiketleri seçebilir veya yeni bir etiket adı yazmaya başlayarak yeni bir etiket oluşturabilirsiniz.
Etiketler, bir konuşma sırasında etiketin kendisini yazarak doğru hazır yanıtı kolayca bulmanıza yardımcı olur:
… veya etiketler listesinden yorum listesine erişerek:
Konuşmadan hazır bir yanıt oluşturma
Doğrudan konuşma alanından da yeni bir hazır yanıt oluşturabilirsiniz. Yeni bir hazır yanıt eklemek için fareyi daha önce gönderilmiş olan bir mesajın üzerinde tutun ve sağdaki şimşek simgesine tıklayın.
Hazırlanan cevabı düzenleyebileceğiniz, etiket ekleyebileceğiniz ve cevabın özel mi yoksa tüm temsilciler tarafından görülüp görülemeyeceğini belirleyebileceğiniz yeni bir pencere göreceksiniz.
Hazır bir cevap gönderme
Arama
Müşterinizle görüşmeniz sırasında hazır yanıt göndermek için görüşmenizin sol alt kısmındaki hazır yanıtlar simgesini tıklayın:
… veya konuşma panelinizdeki metin kutusuna ” / ” (eğik çizgi) yazın).
Artık tüm yanıtlar listesinden yanıtı seçebilir veya hızlı bir şekilde sorun stilini ve organize yanıtları bulmak için sol taraftaki kategorileri arayabilirsiniz.
Kolay gezinme amacıyla hazırlanan yanıt bölümleri ve akışlar arasında geçiş yapmak için Sekme tuşunu kullanın.
kart
Ayrıca e-posta yazarken (mevcut destek taleplerine yanıt verirken veya yenilerini oluştururken) hazır yanıtları kullanabilirsiniz. Kart oluşturma ekranının alt kısmında hazır yanıtlar simgesini bulacaksınız:
Mevcut destek bildirimleri dahilinde yanıt verdiğinizde aynı simge görünecektir:
Yayını başlat
Bağlantı veya görsel içeren uzun yazılar hazırlamanız gerekiyorsa akış burada işinize yarayabilir.
Konuşmanız sırasında alttaki akış listesini açarak veya ” / ” (eğik çizgi) + Tab yazıp listeden bir akış seçerek bir akışı etkinleştirebilirsiniz; yöntem, hazır yanıtlarla aynıdır.
Daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız canlı sohbet akışları hakkındaki yazımıza göz atabilirsiniz.
Hazır cevaplar ve bunların yararları
Hazırlanmış cevaplar yalnızca kullanışlı bir araç değil, aynı zamanda müşteri deneyiminizi geliştirebilecek bir stratejidir. Müşteriler hızlı ve doğru yanıtlar aldığında kendilerini değerli hissederler ve işletmenizin onları ciddiye aldığını anlarlar.
Müşteri deneyiminin iyileştirilmesi
Hazır yanıtların kullanılması müşteri deneyimini çeşitli şekillerde iyileştirebilir:
- Yanıt hızı: Müşteriler hızlı yanıtlar bekler ve hazırlanmış yanıtlar, gerekli bilgilerin hızlı bir şekilde sağlanmasına olanak tanır.
- Doğruluk: Hazırlanan cevaplar önceden yazılır, bu da cevaplarda hata riskini azaltır.
- Tutarlı müşteri hizmetleri: Her müşteri benzer bir soruya aynı cevabı alır, bu da hizmette tekdüzeliği sağlar.
Canlı sohbetlerde hazır yanıtları kullanma
Canlı sohbetlerde hazır yanıtları kullanırken kişisel bir dokunuşu korumak önemlidir. Müşteriler, bir robot değil de kendileriyle konuşulduğunu hissettiklerinde bunu takdir ederler. Bu nedenle hazırlanmış yanıtları kişiselleştirilmiş yanıtlarla birleştirmelisiniz.
Hazır cevapların kullanımına örnekler
Hazır cevapların kullanımına ilişkin bazı örnekler:
- Sık sorulan soruların yanıtları: “Çalışma saatleriniz nedir?” gibi soruların yanıtlarını hazırlamak. veya “Şifremi nasıl değiştirebilirim?”.
- Özel durumlara yönelik cevaplar: “Üründen memnun kalmazsam ne yapmalıyım?” gibi durumlara cevap hazırlamak.
- Bağlantılı yanıtlar: Sitenizdeki makalelere veya kılavuzlara bağlantılar içeren yanıtlar hazırlamak.
Özet
Hazırlanmış cevaplar hizmetinizi geliştirmek için önemli bir araçtır. Zamandan tasarruf sağlar, personelinizin güvenini artırır ve marka sesinizi korumanıza yardımcı olur. Hazır cevapların hazırlanmasına yatırım yapmak uzun vadede karşılığını verecektir.
