Es fácil realizar un seguimiento de los elementos y tareas de tu flujo de trabajo en monday.com, pero a veces es posible perder las citas y los recordatorios de tu calendario externo. ¡Te mostraremos cómo integrar tu calendario de Outlook en tu flujo de trabajo de monday.com para que puedas ver todas tus tareas en un solo lugar (o en ambos)!
Notas importantes antes de comenzar
Antes de comenzar, hay algunos detalles a tener en cuenta:
- Debe tener una licencia de Microsoft 365 Empresa Premium para usar esta combinación. Si no tiene dicha licencia, recibirá un mensaje de error al configurar la integración.
- Esta integración solo funciona si tiene una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange en línea y no una cuenta local. Para comprobar qué tipo de bandeja de correo tiene, visite este sitio . Si puede conectarse, entonces tiene una cuenta de Exchange en línea, pero si no puede conectarse y aparece un mensaje de error, no tiene una cuenta de Exchange en línea y no podrá usar esta combinación.
Sincronización bidireccional con el calendario de Outlook
Hay dos formas de conectar tu cuenta de monday.com con tu calendario de Outlook. Primero, veremos cómo crear una sincronización bidireccional . La sincronización bidireccional importa simultáneamente los eventos del calendario de Outlook a monday.com y exporta los elementos de monday.com al calendario de Outlook.
Paso 1: agregue una columna de fecha y busque las recetas combinadas
Primero, asegúrese de que su tablero tenga una columna. Columna de fecha :
Una vez que haya ingresado todos sus datos en una columna de fecha, ¡está listo para configurar su combinación!
Para iniciar la sincronización bidireccional de su calendario de Outlook, haga clic en el botón «Integrar» en la parte superior de su panel. Desde el Centro de integración, seleccione la integración del calendario de Outlook de la siguiente manera:
Allí encontrará tres recetas diferentes de integración de Outlook. Deberá agregar dos recetas a su tablero para que funcione la sincronización bidireccional:
- Uno que creará un evento del calendario de Outlook basado en una acción en monday.com
- Uno que creará un elemento en monday.com basado en un nuevo evento en el calendario de Outlook.
Aprenderemos más sobre cómo hacer esto más adelante en el artículo.
Paso 2: agrega la primera receta
Una vez que hayas encontrado las recetas, ¡es hora de agregar las que buscas a tu tablero!
Comience eligiendo una receta que creará un evento del calendario de Outlook basado en un elemento de su calendario (uno de los dos resaltados en rojo a continuación) y luego siga los pasos que aparecen en pantalla para conectar su cuenta de Outlook.
Paso 3: Ingresa la primera receta
Una vez que haya completado la conexión de su cuenta, se le dirigirá a la receta que seleccionó.
Allí, haga clic en los campos discontinuos de la receta para configurarlos. En nuestro ejemplo a continuación, seleccionamos el campo «Evento» para mapear cómo se verá el evento en el calendario de Outlook de acuerdo con los valores de las columnas en nuestra tabla.
En este ejemplo, cuando se crea o actualiza un nuevo elemento en nuestro calendario, se creará un evento en el calendario de Outlook con la duración del evento de acuerdo con la fecha de inicio y finalización del elemento, el nombre del evento será el nombre del elemento y la descripción del evento serán el estado que muestra el elemento.
Paso 4: agregue la segunda receta y configúrela
Ahora que ha completado la primera receta que creará un evento en su calendario de Outlook basado en un elemento de su calendario, es hora de agregar la segunda receta que creará un elemento en su calendario basado en un nuevo evento en su calendario de Outlook. para que se pueda realizar la sincronización bidireccional.
Haga clic para agregar otra integración y asegúrese de seleccionar la receta de integración del calendario de Outlook que dice «Cuando se crea un evento en el calendario de Outlook, cree un elemento y sincronice los cambios futuros del calendario de Outlook».
Esta vez, seleccione el campo «Elemento» y asigne cómo le gustaría crear un nuevo elemento en su calendario basado en los eventos del calendario de Outlook que se agregarán.
Paso 5: ¡Mira cómo sucede la magia!
Con dos recetas de integración del calendario de Outlook configuradas, ¡deberías tener una sincronización bidireccional completa! Ahora, cada nuevo elemento creado o asignado a una persona específica aparecerá como un evento en el calendario conectado y cada nuevo evento en el calendario se completará como un elemento en su calendario.
Integración de columnas del calendario de Outlook
Los campos son compatibles con la sincronización bidireccional
Los siguientes campos son compatibles cuando se utiliza la sincronización bidireccional con el calendario de Outlook:
- título
- hora de inicio
- tiempo final
- participantes
- Descripción
Muestra fechas de monday.com en tu calendario de Outlook
La segunda opción que tienes para integrar tu calendario con el calendario de Outlook es a través de la sincronización unidireccional , que te permite mostrar las fechas de tu calendario directamente en tu calendario. Las siguientes instrucciones detalladas se pueden utilizar para configurar la sincronización unidireccional para su cuenta.
Paso 1
Primero, asegúrese de que su tablero tenga una columna. Columna de fecha :
o la columna Línea de tiempo:
Una vez que haya ingresado todos sus datos en una columna de fecha o línea de tiempo, ¡estará listo para sincronizar su calendario!
Paso 2
Haga clic en el menú de tres puntos a la derecha del encabezado de la columna Fecha o Línea de tiempo y haga clic en «Configuración» y luego en «Personalizar columna de fecha». Luego, haga clic en el botón «Sincronizar» junto a «Otros calendarios». De esta manera podemos agregar cualquier calendario web que usemos fuera de monday.com.
Paso 3
Se abrirá la siguiente ventana, permitiéndonos elegir si queremos sincronizar solo «los elementos que tengo asignados» o «todos los elementos de este tablero». Una vez que hayamos seleccionado una opción, ¡simplemente hacemos clic en «Sincronizar»!
Paso 4
Ahora hemos creado una URL que podemos usar en nuestro calendario de Outlook. Copiaremos este enlace e iremos a Outlook.
Agregar un calendario a Outlook
Paso 5
En el calendario de Outlook, primero seleccione el ícono de calendario en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Luego iremos a la pestaña “Organización”:
Desde allí, navega hasta el botón «Nuevo calendario» en la parte superior izquierda de la ventana de Outlook. Haga clic en el botón:
Paso 6
Se abrirá una ventana donde podremos pegar el enlace que copiamos de monday.com en el paso 4.
¡Y eso es todo! Ahora podemos ver todas nuestras tareas en monday.com junto con nuestras tareas en Outlook.
La frecuencia de sincronización con el calendario de Outlook.
Aunque Microsoft confirma que cuando se suscribe a un calendario, su calendario de Outlook se actualizará automáticamente cuando se actualice el calendario suscrito, esta actualización automática puede tardar más de 24 horas. Es decir, Microsoft puede tardar más de 24 horas en actualizar y mostrar automáticamente las actualizaciones realizadas en su tablero en monday.com.
Ahora, no hay ninguna opción para controlar la frecuencia de actualización automática. Como esto se hace en la configuración del lado de Microsoft, si está interesado en explorar soluciones alternativas, comuníquese con Microsoft.
Puede obtener más información sobre cómo suscribirse a un calendario desde Outlook en el sitio de soporte de Microsoft .
Configurar alertas
Una vez que haya integrado las columnas Línea de tiempo o Fecha con el calendario externo, podrá configurar fácilmente alertas para las próximas fechas límite de los artículos. De esa manera, las notificaciones aparecerán incluso si no tienes tu cuenta de monday.com abierta.
Todo lo que tienes que hacer es configurar recordatorios desde tu calendario externo y ¡también recibirás todos tus recordatorios de artículos de monday.com en el calendario externo!