Entonces tu equipo se unió a monday.com y migró su flujo de trabajo a la plataforma, pero… todavía tienes datos y listas en Excel. No te preocupes… no se lo diremos a nadie. ¡Lo entendemos y estamos felices de poder ayudar! Continúe leyendo para descubrir cómo importar el resto de sus datos de Excel a monday.com o exportar sus datos de monday.com a Excel si aún no está listo para dejarlo ir.

Importar datos desde Excel

En poco tiempo, puedes convertir todos los datos de tu hoja de Excel en un tablero en monday.com. Antes de importar su archivo de Excel, asegúrese de que la hoja no esté protegida o los datos no se cargarán en su cuenta de Monday.

Recordatorio: Si tu hoja de Excel tiene varias pestañas, solo puedes importar la primera pestaña . Los elementos de Excel ingresarán como elementos a su tablero el lunes, después de lo cual podrá convertirlos manualmente para generar elementos.

Haz clic en tu foto de perfil y selecciona «Importar datos» así:

Luego, seleccione «Excel» como se muestra aquí:

Puede elegir entre arrastrar y soltar su archivo de Excel en la ventana principal de la pantalla o hacer clic para explorar sus documentos y seleccionar su hoja.

Recordatorio: para que la importación se realice correctamente, una hoja Excel o CSV debe contener más de una columna .

Una vez que seleccione su archivo, sus datos serán aceptados y podrá hacer clic en «Personalicemos su nuevo tablero» para asegurarse de que todo aparezca exactamente como desea.

Seleccione la fila en su hoja que será el encabezado de las columnas de su nuevo tablero y luego haga clic en «Siguiente» de esta manera:

Todo lo que esté encima de tu primera fila no se importará a tu tablero.

Recordatorio: puede importar hasta 50 columnas y 8000 filas a la vez. Además, los tipos de archivos admitidos para la importación son: . xlsx, .xls, .csv . Tenga en cuenta que los archivos XLSM no son compatibles en este momento.

Seleccione la columna de su hoja que será la primera columna de su tablero (los nombres de sus elementos) y luego haga clic en «Siguiente» de esta manera:

Nuestro sistema es bastante bueno para predecir qué tipos de columnas se ajustan a sus datos, pero puede cambiarlos manualmente haciendo clic en el menú desplegable de cada columna. Solo puede importar columnas como Número, Estado, Correo electrónico, Fecha o Texto. Sin embargo, puede cambiar el tipo de columna después de la importación.

Recordatorio: si su columna tiene 9 etiquetas o menos, la sugerencia para la columna en la hoja que importó será «Estado». Si hay más de 9 etiquetas, la sugerencia será «texto».

Cuando todo esté listo, haz clic en «Crear tablero».

Recordatorio: al importar fechas, formatéelas en formato ISO. Es decir, se deben presentar 4 dígitos para el año, 2 dígitos para el mes, seguido de 2 dígitos para el día. Por ejemplo: 2021-10-23.

Importación de datos a tablero existente

¡Hay varias formas de importar sus datos desde cualquier fuente externa, incluidos Excel, Google Docs, Microsoft Word y más! ¡Siga leyendo para ver consejos para ahorrar tiempo!

Importar desde Excel o CSV

Para este ejemplo, digamos que desea importar la siguiente hoja de Excel a su tablero existente:

Para importar estos datos directamente a un tablero existente, haga clic en la flecha al lado del botón «Nuevo elemento» en la parte superior del tablero y seleccione «Importar elementos» en el menú desplegable.

Recordatorio: Su botón «Nuevo elemento» puede llamarse «Nuevo contacto», «Nuevo proyecto», etc.

Luego selecciona la columna de tu archivo de Excel que deseas que aparezca como nombre del elemento en el tablero de monday.com:

Recordatorio: los datos no se pueden importar a la sección Actualizaciones. Los datos se importarán a una columna en el tablero y luego podrá cambiar el tipo de columna o mover los datos según sea necesario.

En la siguiente pantalla, se te pedirá que asigne las columnas de tu archivo de Excel a las columnas del tablero de monday.com. Por ejemplo, puedes optar por asignar las direcciones de correo electrónico de tu archivo de Excel a la columna de correo electrónico en el tablero de monday.com. Las columnas no asignadas no se importarán.

Recordatorio: Los únicos tipos de columnas admitidos por este proceso de importación son: Estado, Número, Texto, Fecha, Correo electrónico y Teléfono. Todos los demás tipos de columnas no se actualizarán mediante la importación, pero podrá cambiar el tipo de columna posteriormente.

Administrar elementos duplicados

Después de mapear sus elementos, se le preguntará cómo le gustaría administrar los elementos duplicados. Tienes tres opciones.

Haga clic aquí para ver tres formas de gestionar duplicados.

1. Seleccione «Crear nuevos elementos» para agregar los datos como nuevos elementos al tablero.
2. Si selecciona «Omitir elementos» , esta opción omitirá cualquier dato duplicado según la columna que seleccionó, incluida la ortografía idéntica. Sin embargo, esta opción no distingue entre mayúsculas y minúsculas y no omitirá un elemento con la misma ortografía pero con diferente ortografía en mayúsculas y minúsculas. Asegúrate de seleccionar una columna con valores únicos en tus datos (p. ej., correo electrónico, número de teléfono, dirección) para ayudarnos a determinar si este elemento ya existe en tu tablero de monday.com. El resto de los datos se agregarán a un nuevo grupo en tu tablero de monday.com.
3. Si selecciona «Actualizar elementos existentes», puede sobrescribir los elementos existentes según los datos de una columna en particular. Asegúrate de seleccionar una columna con valores únicos en tus datos (p. ej., correo electrónico, número de teléfono, dirección) para ayudarnos a determinar si este elemento ya existe en tu tablero de monday.com. Los nuevos datos se agregarán a un nuevo grupo en tu tablero de monday.com.

En el siguiente ejemplo, seleccionamos «Crear nuevos elementos». Haga clic en la casilla correspondiente a su elección y seleccione el botón azul «Iniciar importación» para continuar:

¡esto es! Tus artículos comenzarán a cargarse. Puede cerrar la ventana y continuar trabajando mientras espera que se carguen todos sus elementos.

Recordatorio: recuerde que puede utilizar operaciones por lotes para editar sus datos después de la importación, si es necesario.

Copia y pega muchos elementos

¡Pensamos en nuevas ideas de sabores para helado en una hoja de Excel y queremos moverlas al grupo «nueva idea de sabor» en nuestro tablero de sabores de helados! ¡Con un clic, podemos copiar y pegar algunos elementos de una fuente externa directamente en nuestro grupo de elementos!

Todo lo que tenemos que hacer es resaltar los elementos que queremos importar y usar el atajo de teclado para copiar o hacer clic derecho para copiar así:

Después de eso, haremos clic en ‘+ Agregar’ en el grupo al que queremos agregar estos elementos y usaremos el atajo de teclado para pegar o haga clic derecho en «pegar» así:

¡Y aquí! ¡Todos nuestros artículos han sido agregados a nuestro tablero! ¡Podemos hacer clic en ‘X’ en el menú a continuación para anular la selección de estos elementos, o usar acciones por lotes para actualizarlos y que coincidan con nuestro tablero!

Recordatorio: en esta etapa, esta es una opción solo para la primera columna de un tablero existente, lo que significa que no podemos pegar una lista de datos en otras columnas.

Exportar tabla a Excel

Comprobemos lo sencillo que es exportar nuestro tablero a una hoja de Excel. Lo único que debemos hacer es pulsar en el menú de tres puntos que se encuentra en la esquina superior derecha de nuestro tablero, pulsar en «Más acciones» y luego en «Exportar tablero a Excel». Tenga en cuenta que puede exportar un tablero con hasta 10.000 elementos una vez.

Desde aquí, podemos elegir si queremos exportar solo la tabla o incluir todas las actualizaciones y/o subelementos. ¡También puedes optar por recibir una copia del tablero exportado directamente a tu dirección de correo electrónico!

Recordatorio: A partir de este momento, es posible exportar solo las vistas de tabla del tablero (la tabla del tablero principal o cualquier filtro guardado); Las vistas del tablero no se exportarán. Además, no puede editar, ajustar ni cambiar la forma en que se exporta una hoja de cálculo a Excel.

Consejo: Para imprimir tu tablero en monday.com, primero exporta el tablero a Excel y luego imprime la hoja de Excel. es así de simple

Así es como se ve nuestro tablero como una hoja de Excel:

Recordatorio: los administradores del plan empresarial pueden habilitar la autorización de cuenta que impide la capacidad de exportar hojas de cálculo a Excel para administradores que no son de cuenta.

Si elegimos exportar nuestra tabla con actualizaciones, veremos la tabla en una pestaña y todas las actualizaciones y respuestas en una pestaña separada en nuestra hoja, así:

Recordatorio: actualmente, no es posible eliminar el mensaje de marca «Desarrollado por monday.com» al exportar a Excel. Además, si hay subelementos en su tablero, las actualizaciones de los subelementos no se exportarán a Excel, solo las actualizaciones de los elementos.

Exportar grupos o elementos a Excel

¡Podemos exportar grupos completos o elementos individuales a Excel!

• Grupos de exportación

Para exportar un grupo a Excel, simplemente haga clic en el menú de tres puntos a la izquierda del nombre de su grupo y haga clic en «Exportar a Excel».

• Exportar artículos

Para exportar elementos, seleccione los elementos que desea exportar mediante operaciones por lotes. Luego, haga clic en «Exportar» en la barra de acciones por lotes a continuación.

Se le pedirá que elija si desea incluir actualizaciones de la sesión de actualizaciones, subelementos y si desea o no enviar una copia a su dirección de correo electrónico.

Exporta tu cuenta a Excel

El administrador de su cuenta puede descargar todos los datos de la cuenta como un archivo .zip que contiene todos los tableros y archivos, incluidos los tableros privados y los tableros compartidos . Los tableros se ingresarán cada uno como hojas de Excel. Consulta este artículo para ver cómo hacerlo en detalle, ¡o sigue leyendo!

Haz clic en tu foto de perfil y selecciona «Administrar».

Desde la sección Administrar, en la pestaña «Cuenta» de nuestra configuración «General», puede desplazarse hacia abajo hasta «Exportar datos de cuenta» y hacer clic en «Exportar».

Recordatorio: en este punto, esto no incluye paneles , pero no se preocupe: ¡todos sus datos provienen de paneles exportados en su archivo .zip!

Después de unas horas, recibirás un correo electrónico con un archivo .zip que contiene todos los datos de tu cuenta. Asegúrate de descargarlo dentro de las 24 horas posteriores a la recepción del correo electrónico, o tendrás que repetir este proceso.