Si está interesado en comenzar a utilizar una columna de fórmula por primera vez, o si está en camino de convertirse en un experto en una columna de fórmula, la función SI es probablemente el lugar al que debe acudir. Con las capacidades útiles casi infinitas de la función SI, no sorprende que sea la función más utilizada en una columna de fórmula.
En este artículo, primero aprenderemos los conceptos básicos de la función IF y luego exploraremos variaciones y condiciones adicionales que se le pueden agregar. Continúe leyendo para saber de qué se trata la función SI, cómo funciona y ejemplos de su uso.
Comprender la función SI
Si eres nuevo en el mundo de las fórmulas, es posible que estés intentando descubrir «¿qué es la función SI?» Bueno, básicamente, la función SI es un tipo de fórmula que se utiliza para crear una declaración condicional y devolverá o mostrará un valor dependiendo de si se cumple o no la condición especificada.
En su forma más simple, la fórmula de una función SI se construye así:
- Primero, la condición (por ejemplo:
IF({Status}="Done") - Luego, el valor devuelto si se cumple la condición (por ejemplo:
"YAY!"). - Finalmente, el valor de retorno si no se cumple la condición (por ejemplo:
"לא עדיין..."))
Cuando se combinen en una fórmula, se verá así:
IF({Status}="Done","YAY!","Not yet...") ¡Vamos a analizarlo!
En el ejemplo que se muestra arriba, la fórmula dice que si el estado se establece en «Listo», devolverá el valor «¡YAY!». Por otro lado, si el estado no está definido como «Listo», se devolverá el valor «Aún no…». Por tanto, el resultado de esta fórmula depende de si el estado lleva la etiqueta «Listo».
¡Así se verá cuando esté sobre una tabla! ⬇️
Un ejemplo simple del uso de la función SI
Ahora que entendemos qué es la función SI y cómo se construye en su forma más básica, veamos un estudio de caso de seguimiento del presupuesto para ver cómo se puede utilizar la función SI en un ejemplo de la vida real.
El tablero de arriba se utiliza para realizar un seguimiento del presupuesto de una organización. Gracias a la columna Fórmula, podemos ver de un vistazo cómo se compara el importe real gastado con el presupuesto establecido. Aquí se utiliza la siguiente fórmula:
IF({Budgeted}<{Actual Spending},"Over Budget","Under Budget") Con esta función implementada, la columna de fórmula leerá si el valor de «Presupuesto» es menor que el valor de «Gastos reales». Si el valor de «Presupuesto» es efectivamente menor que el valor de «Gastos reales», aparecerá el texto «Exceso de presupuesto». De lo contrario, si no se cumple esta condición y el valor de «Presupuesto» es mayor que «Gastos reales», se mostrará el texto «Por debajo del presupuesto».
Usando condiciones Y/O con la función SI
Cuando se utiliza la función IF, es posible que sea necesario especificar condiciones adicionales. ¡Esto será especialmente importante cuando el objetivo sea realizar cálculos más largos y complejos! Debido a esto, se pueden combinar funciones lógicas adicionales como AND u OR con la función IF.
Como se muestra arriba, cuando se agrega una condición o función adicional a una fórmula SI, la declaración adicional (es decir,AND({Total Sales}>350000,{Deals}>12) ) se incluirá dentro de la declaración IF inicial. ¡Vamos a sumergirnos en otro ejemplo de una condición Y, y luego en un ejemplo de una condición O, a continuación para ver cómo funciona!
Y condiciones
La función Y se puede utilizar dentro de una fórmula SI para permitirle probar múltiples condiciones para mostrar un valor. Al usar esto, se deben cumplir todas las condiciones establecidas para poder mostrar un valor. Si solo se cumple una o ninguna de estas condiciones, se mostrará el valor definido en la fórmula para las condiciones que no se cumplen.
Echemos un vistazo al tablero de administración de líderes de ventas a continuación para ver un ejemplo de cómo se pueden combinar las funciones IF y AND para determinar si se debe recibir o no un bono de $2500:
En este tablero, hemos agregado una columna de fórmula llamada «Valor del bono» para mostrar el monto del bono de $2500 que un representante de ventas podría ser elegible para recibir. Para que un representante de ventas sea elegible para el bono de $2500, el tamaño de la oferta debe ser superior a $350 000 y el elemento de pago debe estar marcado como «pagado». La siguiente fórmula puede permitirnos hacer precisamente eso:
IF(AND({Deal size}>350000,{Payment}="Paid"),"$2500","$0")
El ejemplo de fórmula anterior funcionará así:
- En primer lugar, la fórmula comprobará si el tamaño de la transacción es superior a 350.000 y la posición de pago está marcada como «pagada».
- Si se cumplen ambas condiciones, se devolverá el valor de «$2500».
- De lo contrario, si no se cumple una de estas condiciones, la fórmula devolverá el valor «$0».
¡excelente! Gracias a la combinación de las funciones AND e IF, nuestra fórmula puede ayudarnos fácilmente a determinar si un representante de ventas es elegible o no para un bono de $2,500.
O condiciones
De manera similar a la condición Y, la función O también le permite probar varias condiciones diferentes para mostrar un valor. La principal diferencia entre ellos es que para una condición OR, solo se debe cumplir una de las condiciones establecidas para mostrar un valor.
Para ver esto en acción, ¡examinemos el programa de comisiones de la fuerza de ventas a continuación! De manera similar al uso anterior, esta tabla nos permite calcular la tasa de bonificación para cada uno de nuestros representantes. Sin embargo, esta vez, la columna de fórmula (llamada «Tasa de bonificación») tiene en cuenta variables adicionales cuando realiza el cálculo.
En esta ocasión, para que un representante de ventas pueda optar a un bono, debe cumplir una de las dos condiciones siguientes:
- o su monto total de ventas debe ser mayor o igual a (> =) El objetivo de ventas
- o el número de sus cuentas debe ser mayor o igual a (> =) El destino de las cuentas
IF(OR({Total sales}>={Sales goal},{# accounts}>={Account goal}),{Total sales}*{Commission rate},0) Si se cumple una de las dos condiciones (ventas totales> = objetivo de ventas o número de cuentas> = cuentas objetivo), entonces el representante recibirá una bonificación calculada multiplicando el valor total de sus ventas por la tasa de comisión. De lo contrario, si no se cumple ninguna de estas condiciones, su tasa de bonificación será de $0.
Fórmula cruzada SI
El último tipo de función IF que se describirá aquí, conocida como fórmula IF anidada, funciona combinando varias funciones IF entre sí. Esto se utiliza cuando desea verificar varias condiciones diferentes y dar un valor específico dependiendo de cuál de esas condiciones se cumpla.
Para entender cómo podría funcionar esto, veamos el tablero a continuación que se utiliza para administrar una empresa de fabricación de camisetas. La columna de fórmula denominada «Precio unitario» será el foco de este ejemplo.
Dentro de este tablero, hay tres tipos diferentes de camisetas indicadas en la columna de estado denominada «Tipo de camiseta»: Ironman, Thor y Capitán América. Usando una fórmula IF cruzada, podemos mostrar fácil y automáticamente el precio unitario según el tipo de camisa seleccionado.
Antes de profundizar en esta fórmula, es importante señalar que los precios de los diferentes tipos de camisetas son los siguientes:
- Thor: $15
- Hombre de Acero: $20
- Capitán América: $30
Para mostrar el precio por unidad, según el tipo de camiseta (etiqueta de estado) seleccionado, queremos incluir tres funciones IF diferentes, todas anidadas dentro de una.
Para crear una fórmula que exprese esta lógica, primero comprobaremos si el tipo de camiseta es «Thor», de ser así, el valor mostrado será 15 (dependiendo de su coste). Si no se cumple esta condición, pasaremos a la siguiente declaración IF donde comprobaremos si el tipo de camiseta es «Ironman», y de ser así, el resultado será 20. Para la opción final, comprobaremos si la El tipo de camiseta es «Capitán América» y de ser así devolverá un valor de 30. Si no se cumple ninguna de estas condiciones, entonces aparecerá 0.
La fórmula resultante se verá así:
IF({T-shirt Type}="Thor",15,IF({T-shirt Type}="Ironman",20,IF({T-shirt Type}="Captain America",30,0))) ¿Observa cómo cada función SI tiene sus propios paréntesis que abren cada declaración individualmente y luego se cierran todas juntas al final? Así es como se debe construir una función SI cruzada para que funcione correctamente.
¡Con esta fórmula incorporada, el precio por unidad se mostrará automáticamente en respuesta a la selección del tipo de camisa!
¡impresionante! Esperamos que este artículo le haya proporcionado la base para comenzar a explorar la función SI en una columna de fórmula. ¡Hay tantos cálculos que puedes crear con esto y puedes ser realmente creativo aquí!