¿Tienes tableros en monday.com que organizan proyectos y tareas separados pero que aún contienen información relacionada?

Las plantillas de automatización entre paneles permiten que sus listas (paneles) funcionen juntas al hacer que una acción en un panel active una acción en un panel completamente diferente. Muchas de estas plantillas también vincularán elementos conectados entre los paneles. Estas plantillas de automatización añaden una nueva capa de colaboración a su equipo y permiten gestionar proyectos relacionados sin problemas y de manera eficiente.

Cómo agregar automatización personalizada

Las automatizaciones personalizadas permiten crear nuevas combinaciones de automatizaciones adaptadas a las necesidades de su equipo y encajar perfectamente en su proceso de trabajo específico.

Para agregar una plantilla de automatización personalizada entre tableros a su flujo de trabajo, primero deberá visitar nuestra tienda de automatización en la parte superior de su tablero:

Allí podrás seleccionar la opción «Crear una automatización personalizada»:

Elige tu disparador. Un disparador puede ser una columna de su tablero (como estado, persona, fecha, etc.) o una acción que ocurre en su tablero (como un elemento creado, un elemento movido a un grupo, etc.). Por ejemplo, seleccione «cuando el estado cambie a algo «. En nuestro tablero, se utiliza la columna «¿Lo has probado?». y etiquetado como «Sí».

Luego seleccionamos las acciones que se realizarán como resultado del disparador elegido. Para crear una plantilla de automatización entre los paneles, primero seleccione el bloque de plantilla «Crear un elemento en el panel y vincular paneles»:

Ahora, ¡construyamos el bloque «Crear elemento de panel y vincular paneles»!

Los pasos para configurar esta automatización personalizada son:

1. Seleccione el tablero donde desea crear el nuevo elemento. En este caso, necesitamos crear un nuevo elemento en el menú «¡Lo probé!» Para realizar un seguimiento de los restaurantes que probamos.
2. Vincularemos la información del artículo (o restaurante) que probamos en el tablero de Lugares de almuerzo locales al nuevo tablero que crearemos en ¡Lo probé!
3. Seleccionaremos el panel donde nos gustaría mostrar la conexión entre estos dos elementos.
4. Luego seleccionaremos la columna en la que presentaremos esta conexión. Si aún no tiene una columna de Conectar tableros en su tablero, puede crear una durante la configuración de esta plantilla haciendo clic en «Agregar nueva columna».
5. Haga clic en «Crear automatización» para finalizar.

¡Y eso es todo! Así es como se ve esta automatización personalizada en acción:

Cómo agregar una plantilla de automatización

Para agregar la plantilla correcta entre tableros a su flujo de trabajo, primero deberá visitar nuestro Centro de automatización en la parte superior de su tablero:

Allí podrás elegir entre nuestra variedad de plantillas e instalar la automatización entre los tableros que apoye tu proceso de trabajo. Intente buscar «en un tablero» o «en otro tablero» para localizar fácilmente las plantillas relevantes:

Asegúrese de desplazarse hacia abajo para ver más plantillas de automatización en todos los ámbitos:

¡Hay muchas opciones para elegir!

Nota: Para asignar entre paneles, la columna que desea asignar debe existir en ambos paneles. Además de eso, la información en la sección de actualizaciones solo se moverá cuando se utilicen las automatizaciones » mover un elemento «, pero no cuando se utilicen las automatizaciones que crean nuevos elementos.

Mapeo de columnas

Si la plantilla que seleccionó crea un elemento o aprueba un elemento, tendrá la oportunidad de definir qué información se transferirá al tablero seleccionado y dónde aparecerá esa información dentro de la estructura del tablero seleccionado. Esto se llama mapeo .

Nota: Mover elementos que se sincronizan con aplicaciones de terceros a través de una columna de integración interrumpirá la conexión. Esto significa que cuando este elemento se mueva a otro tablero, ya no estará conectado a la integración establecida en el tablero original.

Independientemente de si se transfiere un elemento o un subelemento, cierta información no se transferirá. Los tipos de columnas siguientes se consideran «estáticos» y actualmente no se admiten :

• dependencia
• Enlace al artículo
• Seguimiento del tiempo

Al asignar un elemento, las columnas estáticas no tendrán un signo + azul en el campo vacío:

Nota: Para asignar valores de columnas, las columnas asignadas deberán estar en el tablero original y en el tablero resultante. Si ve la columna que desea asignar, pero no hay un signo + azul, coloque el cursor sobre el campo vacío (por ejemplo, con la columna de archivos).

Comprender los patrones «coincidentes»

Como parte de nuestras automatizaciones entre tableros, tenemos varias plantillas que implican hacer coincidir datos idénticos entre elementos en dos tableros diferentes para conectarlos. Para encontrar estas plantillas, simplemente escriba «coincidencia» en el campo de búsqueda del centro de automatización.

Estas plantillas funcionan identificando datos idénticos de dos tableros separados, como se define en la plantilla seleccionada, y luego conectando los elementos donde los datos coinciden usando la columna Conectar tableros.

¡Aprendamos cómo configurarlo a continuación!

Establecer una plantilla de «coincidencia»

Para aprender cómo configurar una plantilla «coincidente», considere la siguiente plantilla:

Cuando la columna cambie, conecte el elemento donde el nuevo valor corresponde a esta columna en otra tabla.

Usando esta plantilla, queremos conectar elementos de un tablero a otro cuando los empleados coincidan. Para ello, primero seleccionamos la columna «Empleado» de la tabla actual. A continuación, seleccionamos el segundo tablero «Proyectos de alto nivel», la columna Conectar tableros que tenemos en el tablero actual y, finalmente, la columna «Gerentes de proyecto» del tablero de Proyectos de alto nivel desde el cual se emparejará la figura.

Ahora, si un empleado en el tablero actual cambia al mismo empleado que ya está en un tablero de proyecto de alto nivel, los dos elementos se conectarán inmediatamente en la columna Conectar tableros seleccionada.

Tipos de columnas admitidas para plantillas «coincidentes»

• nombre del artículo
• columna de personas
• Columna de fecha
• Columna de estado
• columna de numeros
• Columna de línea de tiempo
• Columna de enlace
• columna telefónica
• columna de correo electrónico
• Una columna de texto
• columna de prioridad
• Columna de etiqueta

Buenas pautas para la plantilla «adecuada»

Dado que las automatizaciones de partidos están en versión beta, existen algunas pautas y limitaciones que debes tener en cuenta. Estas plantillas pueden ser muy poderosas, ¡pero aún son experimentales! Según las experiencias de nuestros clientes, considere lo siguiente:

Buenas instrucciones

• Se recomienda no utilizar más de dos plantillas de automatización de partidos en un tablero.
• Se recomienda agregar la automatización de ajuste en el tablero que se actualiza con más frecuencia y no en el tablero que permanece más estático.
• Las automatizaciones de «Ajuste» conectarán sólo el primer elemento que se ajuste en el tablero designado.
• Las automatizaciones de «coincidencia» solo pueden admitir una condición de coincidencia a la vez.
• Los valores de las columnas deben ser los mismos para que coincidan; ¡Distingue entre mayúsculas y minúsculas! Por lo tanto, «Smith» no es adecuado para «smith».
• La automatización que utiliza «cambiar columnas conectadas» no se activará cuando el tablero conectado esté conectado mediante la automatización «coincidir» y no manualmente.

Limitaciones:

• Las automatizaciones de partidos no admiten:

• • Columna del menú desplegable
  • subelementos

• Si la automatización de «coincidencia» está habilitada para 500 o más elementos, es posible que experimente alguna funcionalidad incierta. Esto se considera normal para la automatización de la etapa beta.
• Si no hubo coincidencia inicial, la automatización intentará ejecutarse 5 veces más en intervalos de 50 segundos. Después de 5 minutos, si no hubo coincidencia, la automatización no intentará ejecutarse nuevamente.

Si es así, puedes intentar ejecutar la automatización nuevamente. No hay garantía de que el segundo intento también tenga éxito.

¡Estamos abiertos a escuchar sus comentarios sobre nuestras plantillas de «coincidencia»! Siempre estamos trabajando para mejorar.

Ejemplos entre paneles

Ejemplo #1

Un equipo de gestión de proyectos tiene un cronograma de ensayos de alto nivel. Todas las tareas de todos están en este tablero para que todo el equipo pueda ver una imagen clara de cada ensayo.

El equipo también necesita crear tareas idénticas en los tableros de miembros del equipo de bajo nivel. Utilizarán la siguiente plantilla de automatización estándar:

Cuando una persona está empleada para alguien , crea un elemento en otro tablero y conéctalo en el tablero seleccionado.

Con esta plantilla, cuando la persona seleccionada sea asignada a un elemento, se creará un nuevo elemento en el tablero seleccionado en «Otro tablero». ¡Esto permitirá que el miembro del equipo tenga un tablero separado con una lista completa de sus tareas!

Nota: Al hacer clic en el campo «Conectarlos», tendrá la opción de agregar una columna Conectar tableros en el tablero seleccionado en el campo «Otro tablero».

Ejemplo #2

Una empresa de marketing utiliza un formulario integrado de monday.com para su lista de correo electrónico. Una vez que se completa el formulario, se envía un artículo al foro de monday.com. Si se aprueba, el elemento debería pasar automáticamente al siguiente tablero de la cadena. Así es como se ve el tablero original:

Para completar su flujo de trabajo, utilizarán la siguiente plantilla:

Cuando el estado cambia a algo , mueve el elemento al tablero

Nota: Para fines de automatización, mover un elemento al tablero no se considera un elemento nuevo. Entonces, si en el panel resultante tiene una automatización configurada para notificar cuando se agrega un nuevo elemento, entonces no activará una acción.