Consejo: si te olvidas de actualizar tu agenda, intenta configurar recordatorios automáticos en tu teléfono o usar una aplicación de administración de tareas como Todoist o Trello. ¡Esto puede ayudarte a mantenerte organizado y asegurarte de no perderte nada importante!

En este artículo, compartiremos algunos consejos e ideas para crear tareas recurrentes que ayudarán a que su flujo de trabajo sea más fluido.

Crear un nuevo grupo cada período de tiempo

En nuestro pequeño negocio de fabricación de jabón, utilizamos el siguiente cronograma para realizar un seguimiento de todos los pedidos de inventario de nuestra tienda cada mes.

Cada vez que una tienda necesita nuevas existencias de un producto, solicitan el producto y la cantidad usando este tablero, y luego podemos contar los números al final del mes para ver cuánto tenemos que fabricar en la fábrica.

Dado que los grupos en nuestra tabla representan cada mes de pedidos, necesitamos crear un nuevo grupo al comienzo de cada nuevo mes. Para que el nuevo grupo se creara automáticamente cada mes, utilizamos automatización recurrente.

Para hacer esto, comience haciendo clic en el centro de automatización y creando su automatización personal. A partir de ahí, crea una automatización que diga «Cada período de tiempo, crea un grupo»:

Ahora, simplemente ajuste la plantilla como lo hemos hecho a continuación. ¡Puedes elegir cuántas veces se creará un nuevo grupo, cuál será su nombre y exactamente a qué hora se creará!

Crear un nuevo elemento cada período de tiempo

De manera similar, puede utilizar la automatización recurrente para crear un único elemento (o tarea) que deba repetirse de vez en cuando, según el ritmo deseado.

En el ejemplo de nuestra empresa de jabones, gestionamos el siguiente guión gráfico para realizar un seguimiento de todas nuestras tareas diarias. En este caso, tenemos una reunión todos los días que es importante para asegurarnos de que se agregue a nuestro calendario a tiempo.

Para asegurarnos de tener un elemento nuevo para nuestra reunión diaria cada día, configuramos la automatización que se muestra a continuación. Ahora, cada mañana a las 10:00 a. m., se generará automáticamente un nuevo elemento llamado «Reunión del día» para garantizar que no se pierda.

Consejo: ¡Intenta usar la aplicación Tareas recurrentes como otra forma de crear fácilmente tareas recurrentes!

Notifique a su equipo en cualquier momento

Descubrimos que nuestro equipo de ventas se olvida de reabastecer nuestras tiendas al comienzo de cada semana y no queremos que nuestros clientes vean estantes vacíos. Para resolver este problema, agregamos esta plantilla de automatización:

Ajustamos la automatización para notificar a todo el equipo de ventas todos los lunes por la mañana a las 9:00 con el mensaje «¡Recordatorio para abastecer los estantes!». Ahora podemos empezar cada semana con una tienda llena y satisfecha.

Consejo: Podemos utilizar esta automatización para notificar a cualquier persona sobre cualquier cosa. Por ejemplo, podríamos usarlo para recordar a todo nuestro personal que complete las horas trabajadas en nuestro libro mayor al final de cada mes.

Duplicar un grupo en cada periodo de tiempo

En la empresa de jabón Thorn & Thistle, lanzamos un nuevo producto cada mes. Cada vez que hacemos esto, seguimos el mismo flujo de trabajo, que realizamos un seguimiento mediante el panel «Lanzamiento del producto». Cada grupo en este tablero es un producto nuevo diferente, y los elementos de cada grupo son los diversos eventos asociados con su lanzamiento. En lugar de reescribir cada elemento cada vez que se lanza un nuevo producto, usaremos la automatización para duplicar el grupo.

Todo lo que tenemos que hacer es configurar la automatización que se muestra a continuación. Hemos elegido duplicar el grupo cada mes en la primera fecha del mes a las 9:00 a. m. para poder cambiar el nombre de nuestro grupo en consecuencia y comenzar a trabajar en el lanzamiento de nuestro nuevo producto justo al comienzo de cada nuevo mes.

Dado que nuestro grupo se creó igual que el grupo original de «spray de manzana confitada», queremos eliminar todos los datos mediante acciones grupales.

Primero, cambiaremos el nombre y el color de nuestro nuevo grupo. Después de eso, colocaremos el cursor en el lado izquierdo de cada elemento, para seleccionar cada elemento del grupo. Ahora todo lo que tenemos que hacer es restablecer cada columna, como se muestra a continuación:

Automatizaciones basadas en tiempo

Quizás se pregunte cómo funcionan las automatizaciones basadas en el tiempo. Por ejemplo, en el campo «Fecha» en el siguiente formato: «Cuando llegue la fecha, notifique a alguien».

La misma automatización basada en el tiempo se ejecutará en diferentes momentos para diferentes usuarios si tienen diferentes zonas horarias configuradas en su configuración de trabajo.

Si el «cuándo» en la plantilla anterior está configurado en las 9 a. m., los usuarios de Nueva York recibirán una alerta a las 9 a. m., hora de invierno del este (EST), y los usuarios de Tel Aviv recibirán una alerta a las 9 a. m., hora de verano israelí (IDT). ).

Las automatizaciones basadas en el tiempo funcionarán según la zona horaria de su computadora local. Si la configuración de su zona horaria en su perfil personal es muy diferente de su zona horaria local (más de unas pocas horas), puede ocurrir un problema.

Si este es su caso y es importante que estas dos configuraciones sean diferentes, comuníquese con nuestro equipo de soporte aquí .

Nota: Si utiliza una plantilla que dice «Cuando pase la fecha…» la automatización se producirá a la medianoche de ese día.