¡Las recetas de automatización de cambios de estado son una herramienta increíble! Le permiten utilizar un cambio de estado para iniciar una acción. La acción puede ser cambiar una fecha, alertar a su equipo, mover un elemento entre grupos o tableros o incluso cambiar a una columna de estado diferente.

No importa qué acción elija, estas recetas automatizan su flujo de trabajo y reducen las acciones manuales que necesita realizar para estar al tanto de su trabajo.

Cómo configurar la automatización

Para agregar la receta de cambio de estado relevante a su flujo de trabajo, primero debe visitar nuestra tienda de automatización. Puedes acceder a la tienda haciendo clic en el botón «Automatizar» en la parte superior de tu tablero:

Allí puede elegir entre nuestras diversas recetas y configurar la automatización del cambio de estado que respalde su flujo de trabajo:

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Consejo: al elegir una receta de automatización, es importante comprobar cómo encaja con el resto de sus procesos. ¡A veces un pequeño cambio puede ahorrar mucho tiempo!
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Se admiten columnas

Las recetas de cambio de estado ahora pueden realizar cambios en lo siguiente:

• fecha
• línea de tiempo
• estado
• gente
• Seguimiento del tiempo
• tiempo
• compartir actualizaciones
• Números

Nuestro equipo está explorando la posibilidad de agregar flexibilidad con tipos de columnas adicionales, como columnas de espejo y de madera. Manténgase informado sobre estas novedades.

Casos de uso

1. Cuando la situación cambie, cree un nuevo tablero y notifique a alguien.

Esta es una receta útil para crear un flujo de trabajo complejo. Por ejemplo, si crea un tablero de alto nivel donde administra transacciones y si cada transacción conduce a un nuevo proyecto, esta receta le permitirá usar una plantilla para crear automáticamente un nuevo tablero cuando se cierre la transacción. Cada vez que un estado cambie para coincidir con sus criterios (por ejemplo, cuando el estado es «acuerdo cerrado»), se creará un nuevo tablero a partir de la plantilla que seleccionó.

Para utilizar esta receta correctamente, primero debes crear tu plantilla. Luego puede seleccionar la plantilla cuando cree la receta. Por ejemplo, elegí la plantilla que llamé «Plantilla de proyecto»:

2. Cuando la situación cambie, comience a registrar el tiempo. Cuando cambie a otra cosa, deténgase.

Si tiene empleados en su equipo que trabajan por horas, esta puede ser una excelente manera de realizar un seguimiento de su tiempo. En el siguiente ejemplo, la receta dice «Cuando el estado cambie a En horario, inicie el seguimiento del tiempo. Cuando cambie a Fuera de horario, deténgase».

3. Cuando la situación cambie, retrase la fecha de vencimiento ciertos días.

A menudo vemos esta receta utilizada cuando un cambio de estado indica que es necesario cambiar una fecha en el tablero. Por ejemplo, si tienes una junta que planifica reuniones. Si la etiqueta de la reunión se cambia a pospuesta, la fecha de la reunión debe retrasarse 5 días. Con esta receta podrás hacer el cambio automáticamente.

En esta receta, puedes adelantar las fechas de vencimiento por días, semanas o meses basándose en un simple cambio de estado:

4. Cuando un número es mayor que cierto valor, cambia el estado a algo. Y también cuando la situación cambie a algo, avisar a alguien.

Esta es una gran combinación para usar en la gestión de inventario. Por ejemplo, podrías establecer una etiqueta de estado que diga «Pocas existencias». Luego, puede cambiar la receta para que diga «cuando el número es menor que el valor» en lugar de «mayor que». Cuando la cantidad en la columna numérica cae por debajo del valor establecido, la etiqueta cambiará a «Pocas existencias».

Una etiqueta de «existencias bajas» activará una alerta a la persona que administra el inventario, informándole que necesita comprar más.

5. Cuando una persona es nombrada, cambia de estado.

Esta automatización es una excelente manera de actualizar su tablero a través de la columna de estado para indicar cuándo se ha asignado una persona a un elemento. Desde el Centro de automatización, puede crear la siguiente receta:

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Nota: Cuando configura una automatización basada en un cambio de estado, es importante asegurarse de que los estados estén definidos de forma clara y comprensible para todo el equipo. Esto evitará confusiones y garantizará que la automatización funcione correctamente.
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Recetas personalizadas

Si no encuentra la receta que busca en la sección de cambio de estado de la tienda de automatización, consulte nuestras automatizaciones personalizadas. Con esta herramienta, puede crear una variedad de recetas para diversos usos.

Si tiene alguna pregunta, comuníquese con nuestro equipo aquí . Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana y estaremos encantados de ayudarte.

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