Como administrador de monday.com, poder administrar rápida y fácilmente los usuarios de tu cuenta es esencial para asegurarte de que tu cuenta esté organizada y funcionando de manera óptima. Por lo tanto, la pestaña de usuarios en la sección de administración de su cuenta se ha actualizado con una nueva área de administración de usuarios.

Lea a continuación para aprender todo al respecto.

como encontrarlo

Para acceder al área de gestión de usuarios, haz clic en tu foto de perfil y selecciona Gestionar . Desde la parte de administración de su cuenta, haga clic en Usuarios a la izquierda.

¡Alarido! Esto lo llevará al área de administración de nuevos usuarios donde podrá realizar todas las acciones que se mencionan a continuación en este artículo.

Filtrado de usuarios

Ya sea que desee administrar los detalles de un usuario en particular, mostrar solo invitados, mostrar una lista de usuarios pendientes o más, es posible que desee filtrar los usuarios que se muestran en el área de administración de usuarios. ¡Esto será especialmente importante cuantos más usuarios tengas en tu cuenta!

Para filtrar el área de administración de usuarios, puede usar la barra de búsqueda para ubicar un usuario o hacer clic en el botón de filtro para filtrar por tipo o estado de usuario.

Cerrar o reiniciar un usuario

Puede resultar útil desactivar a un usuario de su cuenta si un miembro del equipo ha abandonado el equipo o si accidentalmente tiene un usuario duplicado en la cuenta con diferentes direcciones de correo electrónico asociadas.
Para desactivar un usuario en su cuenta, busque el usuario deseado y haga clic en el menú de tres puntos a la derecha. En el menú que aparece, seleccione Desactivar usuario .

Una vez que hayas hecho clic en Eliminar usuario como se muestra arriba, el usuario cancelado ya no tendrá acceso a la cuenta de monday.com de la que formaba parte antes.

Es importante tener en cuenta que al desactivar a un usuario se desactivarán todas las automatizaciones e integraciones que haya creado. Sin embargo, puedes transferir la propiedad de las automatizaciones a miembros activos del equipo para tenerlas en cuenta.

Si intentas desactivar a un usuario con automatizaciones activas en su cuenta, aparecerá la siguiente pantalla que te permitirá elegir una nueva propiedad para sus automatizaciones:

¿Qué pasa con los miembros del equipo cancelados?

Una vez que un miembro del equipo es despedido, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los usuarios cancelados aparecerán atenuados y se percibirán como inactivos, pero permanecerán asociados con las tareas a las que estaban asociados y las actualizaciones que se publiquen se guardarán en los elementos:

• Los tableros privados y compartidos serán inaccesibles si el usuario era el único propietario del tablero. El administrador de cuentas puede transferir la propiedad del tablero dentro de la sección de administración como se muestra aquí para obtener acceso a los tableros.
• Los tableros maestros seguirán siendo accesibles y el administrador de cuentas podrá reclamar la propiedad desde el cuadro de diálogo del suscriptor o la sección de administración explicada anteriormente.
• Se deshabilitarán las automatizaciones e integraciones creadas por el usuario cancelado. El administrador de cuentas puede transferir la propiedad de la automatización dentro de la sección de administración como se muestra aquí.
• Los espacios creados por un usuario cancelado permanecerán activos. El administrador de cuentas puede reclamar la propiedad del espacio desde la página de espacios.

Para reactivar a un usuario desactivado, puede filtrar por el estado del usuario para mostrar solo los usuarios inactivos o usar la barra de búsqueda para ubicar al usuario desactivado.

Desde allí, haga clic en el menú de tres puntos a la derecha y haga clic en Habilitar usuario .

Eliminar un usuario permanentemente

Si desea eliminar permanentemente la información de un usuario, primero debe desactivar ese usuario. Una vez cancelado, siga los mismos pasos anteriores para ver solo los usuarios inactivos o buscar el usuario relevante. Desde el control, haga clic en el menú de tres puntos a la derecha de su nombre y haga clic en Eliminar información del usuario .

Después de hacer clic en Eliminar información del usuario , aparecerá una pantalla emergente donde podrá confirmar si desea que este usuario se elimine por completo de su cuenta y editar cómo aparecerá el nombre de usuario en su cuenta después de eliminarlo. Si desea continuar, haga clic en el botón Eliminar miembro .

¿Qué sucede con los usuarios completamente eliminados?

Es importante tener en cuenta que los usuarios eliminados no se pueden restaurar. Esto significa que, incluso si el mismo usuario se vuelve a agregar a la cuenta con la misma dirección de correo electrónico después de haber sido completamente eliminado de la cuenta, no habrá conexión entre la información del usuario eliminado y la nueva.

Sin embargo, una vez que un usuario se elimina por completo, tenga en cuenta lo siguiente:

• La información del usuario eliminado (por ejemplo, nombre, dirección de correo electrónico, función, etc.) se eliminará por completo de la cuenta. Sin embargo, el contenido que creó, como foros, artículos y actualizaciones que escribió, por ejemplo, permanecerá anónimo en la cuenta. .
• Dondequiera que aparezca el ícono de ese usuario (por ejemplo, cuando está asociado con un elemento, en una actualización que publicó, en el ícono «visto por última vez» en la parte superior del tablero, etc.), se mostrará un ícono general en gris (como se muestra en la imagen de abajo).
• Además, dondequiera que aparezca el nombre de este usuario (por ejemplo, al pasar el cursor sobre su ícono en la columna de personas, en una actualización que publicó o donde fue invitado, etc.), aparecerá como «usuario eliminado» a menos que configure su nombre. mostrar de manera diferente.

• Si el usuario eliminado era propietario de un tablero, su propiedad se eliminará una vez que se elimine. Puedes leer aquí cómo reclamar o transferir la propiedad de un tablero.
• Todas las automatizaciones creadas por este usuario se desactivarán. Para reactivar sus automatizaciones, la propiedad de las automatizaciones de ese usuario debe transferirse a un usuario activo. Puedes leer aquí cómo hacerlo.

Cómo cambiar el tipo de usuario

Para cambiar el tipo de usuario (también conocido como «rol»), ubique al usuario y haga clic en su tipo de usuario actual a la derecha de su nombre en la columna Rol de usuario . En el menú que aparece, seleccione el tipo de usuario (administrador, miembro, espectador o invitado) o rol personalizado al que desea cambiarlo.

Para leer todo sobre los diferentes tipos de usuarios que ofrecemos, visita este artículo.

gestion del departamento de cuentas

Si su organización está dividida en diferentes ingresos, ahora puede agregar fácilmente los departamentos que tiene en la empresa y luego asignar cada usuario al departamento correspondiente. ¡Con esta función, mantener su cuenta organizada y comprender el desglose de cada departamento por número de usuarios nunca ha sido tan fácil!

Para crear una nueva clase, haga clic en la pestaña Clases dentro del área de administración de usuarios y luego haga clic en el botón azul Agregar clase . Después de eso, todo lo que tienes que hacer es cambiar el nombre de la clase recién agregada y listo.

Una vez que haya agregado clases, ¡es hora de asignar los usuarios relevantes! Simplemente regrese a la pestaña Usuarios y localice al usuario apropiado. En la columna Clase , haga clic en el menú desplegable y seleccione la clase específica que desea asignarle, como se muestra a continuación.

En la columna Departamentos , también puede asignar un número específico de lugares a cada departamento.. בכך, יהיה קל לדעת כמה מקומות שמורים יש לכל מחלקה, וכמה ישנו מקומות פנויים, ואתה יכול גם לראות באגוז אם מחלקה משתמשת ביותר או פחות מקומות מהמתוכנן.

Para reservar una cantidad de lugares para un departamento, haga clic en la pestaña Departamentos del área de administración de usuarios y edite el número a la derecha de un departamento determinado en la columna de lugares reservados . Ahora, cada vez que asignas una clase a alguien, ¡se deducirá el número de los espacios reservados que estableciste!

Agregar o eliminar usuarios de Mitzvá

Desde la columna Equipos dentro del área de administración de usuarios, puede ver y administrar fácilmente los equipos de los que forma parte cada usuario.

Para agregar un usuario a un equipo, simplemente haga clic en la columna Equipos y luego seleccione un equipo (¡o varios!) al que desea agregar ese usuario. Por el contrario, puedes eliminar a un usuario de un equipo haciendo clic en la columna Equipos y luego haciendo clic en la » x » a la derecha del equipo del que ya es miembro.

Realizar cambios en varios usuarios a la vez

Si desea editar el tipo de usuario de varias personas a la vez, comience marcando la casilla a la izquierda de sus nombres. Luego, use el panel en la parte inferior de la pantalla para cambiar el tipo de usuario (administrador, miembro, invitado, espectador) o el estado (activado, desactivado) de los usuarios seleccionados.

De manera similar, para agregar o eliminar varios usuarios de un equipo a la vez, simplemente seleccione la casilla a la izquierda de los nombres de usuario y luego haga clic en Administrar equipos en la parte inferior. Desde allí, seleccione el equipo al que desea agregar o eliminar usuarios y luego se realizará el cambio para todos los usuarios seleccionados.

Cuando cambias el tipo/estado de usuario de varias personas a la vez, hay algunas cosas importantes que debes tener en cuenta. Lea a continuación para obtener más información. ⬇️

Al cambiar el tipo de usuario , no se admiten las siguientes operaciones:

• Cambie de usuario a invitado si el usuario tiene el mismo dominio de correo electrónico que el resto de la cuenta.
• Cambiar un usuario a invitado si el dominio de correo electrónico del usuario está en la lista negra de dominios invitados o no en la lista blanca. Puede leer más sobre esto aquí.
• Cambiar administrador a usuario no administrador de un usuario que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.

Al cambiar el estado del usuario , no se admiten las siguientes acciones:

• Cambiar el estado de un usuario cuando aún está esperando (aún no ha recibido su pedido).
• Cerrar un administrador que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.

Aspectos generales a tener en cuenta:

• No puedes incluirte en acciones complementarias.
• Puede elegir y cambiar el tipo de usuario o el estado de hasta 200 usuarios. Usando el botón «seleccionar todo» se seleccionarán los primeros 200 usuarios que aparecen en la tabla.

Cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario

Si es administrador de su cuenta, ahora puede editar fácilmente la dirección de correo electrónico de otro usuario directamente desde el área de administración de usuarios. Para hacer esto, simplemente haga clic en el menú de tres puntos a la derecha del nombre de usuario y haga clic en Editar dirección de correo electrónico :

En la ventana emergente que aparece, ingrese la nueva dirección de correo electrónico del usuario y haga clic en Cambiar dirección de correo electrónico para continuar:

Una vez que se complete, el usuario recibirá un correo electrónico de confirmación a la dirección recién ingresada que deberá confirmar dentro de los tres días para completar el cambio. Si un usuario no confirma la dirección de correo electrónico dentro de los tres días, su dirección no cambiará en tu cuenta de monday.com.

Si desea cambiar un usuario por otra persona por completo, primero puede cambiar su dirección de correo electrónico como se describe anteriormente, luego hacer clic en su nombre y hacer clic en Editar perfil para editar el resto de sus detalles en consecuencia.

¡También puedes editar en masa los dominios de correo electrónico de varios usuarios seleccionados al mismo tiempo para cambiarlos fácil y eficientemente al dominio que deseas!

Para hacer esto, simplemente haga clic en el pequeño cuadro a la izquierda de los nombres deseados y seleccione un dominio de correo electrónico del panel seleccionado que aparece en la parte inferior de la pantalla. Luego, ingrese el nuevo dominio de correo electrónico y haga clic en Cambiar dominio de correo electrónico . Finalmente, después de que los usuarios aprueben este cambio, por su parte, ¡manos a la obra!

Conversión masiva de correo electrónico de usuario desde un archivo CSV

¿Quiere cambiar las direcciones de correo electrónico de muchos de los usuarios de su cuenta a la vez? ¿Tiene listo un archivo CSV con los cambios necesarios? Si es así, ¡está de suerte! Ahora puede realizar un cambio masivo de direcciones de correo electrónico cargando un CSV. archivo que contiene los cambios requeridos.

Para comenzar, haga clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha del área de administración de usuarios y seleccione Importar datos desde un archivo CSV . Luego haga clic en el botón azul Cargar o arrastre y suelte el archivo CSV desde su computadora en la pantalla que aparece.

Una vez que haya cargado su archivo CSV, simplemente seleccione la columna de su archivo CSV que contiene la dirección de correo electrónico actual de los usuarios en su cuenta. Luego, seleccione la columna de su archivo CSV que apunta a las direcciones de correo electrónico que desea. cambiar los viejos. Cuando haya terminado, haga clic en Iniciar importación y ¡listo!

Editar el perfil de un usuario

Como administrador de la cuenta, también tienes la posibilidad de editar parte de la información del perfil de otro usuario. Para ello basta con localizar al usuario y seleccionar su foto de perfil. Luego, haga clic en Editar perfil de esta manera:

Al hacer clic en la pestaña Mensajes aquí, podrá editar la configuración de mensajes de este usuario.

Ver la fecha de la última actividad del usuario

Para comprender fácilmente cuándo cada usuario estuvo activo por última vez en su cuenta, consulte la columna Último activo en la alarma de administración de usuarios. Al pasar el cursor sobre Activos recientemente , verá aparecer dos pequeñas flechas que le permiten ordenar la lista de usuarios por su última fecha activa en orden ascendente o descendente.

Ya no tendrás que adivinar cuándo cada usuario accede a tu cuenta, ya que ahora podrás ver esta información directamente en la alarma de gestión de usuarios.

Exportar información del usuario a un archivo CSV

¿Quieres descargar la lista completa de usuarios de tu cuenta a Excel o CSV, incluida la información ingresada en su perfil de monday.com? Si es así, esto es posible haciendo clic en el botón con tres puntos al lado del botón de hora y luego seleccionando Descargar CSV en la interfaz desplegable.