Como administrador de monday.com, poder administrar los usuarios de tu cuenta de forma rápida y sencilla es esencial para mantener tu cuenta organizada y asegurarte de que funcione al máximo. Por lo tanto, la pestaña de usuarios en la sección de administración de su cuenta ha sido rediseñada con una nueva sección de administración de usuarios.
Continúe leyendo para aprender todo al respecto.
como encontrarlo
Para acceder a la sección de gestión de usuarios, haz clic en tu foto de perfil y selecciona Gestionar . Desde la sección de administración de su cuenta, haga clic en usuarios a la izquierda.
¡y ahora! Esto lo llevará a la sección de administración de nuevos usuarios donde puede realizar todas las acciones que se mencionan a continuación en este artículo.
Filtrado de usuarios
Si desea administrar los detalles de un usuario en particular, mostrar solo invitados, mostrar una lista de usuarios que están esperando o más, es posible que desee filtrar los usuarios que se muestran en la sección de administración de usuarios. ¡Esto será especialmente importante cuantos más usuarios tengas en tu cuenta!
Para filtrar la sección de administración de usuarios, puede usar la barra de búsqueda para ubicar un usuario o hacer clic en el botón de filtro para filtrar por tipo o estado de usuario.
Cancelar o activar un usuario
Puede resultar útil cancelar un usuario en su cuenta si un miembro del equipo ha abandonado el equipo o si accidentalmente tiene un usuario duplicado en su cuenta con diferentes direcciones de correo electrónico.
Para cancelar un usuario en su cuenta, busque el usuario deseado y haga clic en el menú de tres puntos a la derecha. En el menú resultante, elija Cancelar usuario .
Después de hacer clic en cancelar usuario como se mencionó anteriormente, el usuario cancelado ya no podrá acceder a la cuenta de monday.com de la que formaba parte antes.
Es importante recordar que cancelar un usuario cancelará todas las automatizaciones e integraciones que creó. Sin embargo, puede transferir la propiedad de las automatizaciones a los miembros activos de la cuenta para mantener las automatizaciones ejecutándose en la cuenta.
Si intentas cancelar a un usuario con automatizaciones de acciones en su cuenta, aparecerá la siguiente pantalla y te permitirá elegir un nuevo propietario para sus automatizaciones:
¿Qué pasa con los miembros cancelados?
Cuando un miembro del equipo es despedido, recuerde los siguientes puntos:
- Los usuarios cancelados aparecerán atenuados y aparecerán como indiferentes, pero seguirán asociados con las tareas a las que estaban asociados y las actualizaciones que publicaron permanecerán en los elementos:
- Los tableros privados y compartibles serán inaccesibles si el usuario era el único propietario del tablero. El administrador de cuentas puede transferir la propiedad del tablero en la sección de administración como se muestra aquí para obtener acceso a los tableros.
- Los tableros maestros seguirán siendo accesibles y el administrador de cuentas podrá reclamar la propiedad desde el cuadro de diálogo de suscripción o la sección de administración explicada anteriormente.
- Se deshabilitarán las automatizaciones e integraciones creadas por el usuario cancelado. El administrador de cuentas puede transferir la propiedad de las automatizaciones en la sección de administración como se muestra aquí.
- Los espacios creados por un usuario cancelado permanecerán activos. El administrador de cuentas puede reclamar la propiedad del espacio desde la página del espacio.
Para reactivar a un usuario cancelado, puede filtrar por estado de usuario para mostrar solo usuarios indiferentes o usar la barra de búsqueda para ubicar al usuario cancelado.
Desde allí, seleccione el menú de tres puntos a la derecha y haga clic en Activar usuario .
Eliminar un usuario permanentemente
Si desea eliminar permanentemente la información de un usuario, primero debe cancelar ese usuario. Una vez cancelado, siga los mismos pasos anteriores para mostrar solo usuarios indiferentes o buscar el usuario relevante. Desde allí, haga clic en el menú de tres puntos a la derecha de su nombre y haga clic en eliminar información del usuario .
Después de hacer clic en Eliminar detalles de usuario , aparecerá una ventana emergente donde podrá confirmar si desea eliminar completamente a este usuario de su cuenta y actualizar cómo aparecerá su nombre en su cuenta después de que se haya eliminado. Si desea continuar, haga clic en el botón eliminar miembro .
¿Qué sucede con los usuarios completamente eliminados?
Es importante tener en cuenta que los usuarios eliminados no se pueden restaurar. Es decir, incluso si el mismo usuario se vuelve a agregar a la cuenta con la misma dirección de correo electrónico después de haber sido eliminado por completo, no habrá conexión entre la información del usuario eliminado y la nueva.
Sin embargo, una vez que un usuario se elimina por completo, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
- Los datos personales del usuario eliminado (como nombre, dirección de correo electrónico, puesto, etc.) se eliminarán por completo de la cuenta. Sin embargo, el contenido que hayan creado, como foros, artículos y actualizaciones que hayan escrito, por ejemplo, permanecerá en la cuenta de forma anónima.
- En cualquier lugar donde aparezca el ícono de ese usuario (como cuando está asociado con un elemento, en una actualización que publicó, en el ícono «visto por última vez» en la parte superior del tablero, etc.) cambiará para mostrar un ícono genérico gris (como se muestra en la imagen de abajo).
- Además, cualquier lugar donde aparezca el nombre de este usuario (como al pasar el cursor sobre su ícono en la columna de personas, en una actualización que publicó o en la que fue mencionado, etc.) aparecerá como «amigo deshabilitado» a menos que establezca su nombre en mostrar lo contrario.
- Si el usuario eliminado era propietario de un tablero, su propiedad se eliminará inmediatamente después de ser eliminado. Puede leer más aquí sobre cómo reclamar o transferir la propiedad de una placa.
- Todas las automatizaciones creadas por este usuario se desactivarán. Para reactivar sus automatizaciones, la propiedad de las automatizaciones de ese usuario debe transferirse a un usuario activo. Puedes leer más sobre cómo hacer esto aquí.
Cómo cambiar el tipo de usuario
Para cambiar el tipo de usuario (también conocido como «rol»), busque el usuario y haga clic en su tipo de usuario actual a la derecha de su nombre en la columna Rol de usuario . En el menú resultante, seleccione el tipo de usuario (administrador, miembro, espectador o invitado) o rol personalizado al que desea cambiarlo.
Para leer todo sobre los diferentes tipos de usuarios que ofrecemos, consulte este artículo.
gestion del departamento de cuentas
Si su organización está dividida en varios departamentos diferentes, ahora puede agregar fácilmente los departamentos que tiene dentro de la empresa y luego asociar cada usuario con una contraparte.¡Con esta función, mantener su cuenta organizada y comprender el desglose de cada departamento por número de usuarios nunca ha sido tan fácil!
Para crear un nuevo departamento, haga clic en la pestaña Departamentos dentro de la sección de administración de usuarios y luego seleccione el botón azul Agregar departamento . Después de eso, todo lo que tienes que hacer es cambiar el nombre de la nueva clase que agregaste y estarás listo para comenzar.
Una vez que haya agregado clases, ¡es hora de asignarlas a los usuarios relevantes! Simplemente regrese a la pestaña de usuarios y busque el usuario relevante. En la columna Departamento , haga clic en el menú desplegable de la esquina y seleccione el departamento específico al que desea asociarlos, como se muestra a continuación.
Desde la pestaña de departamentos , también puede asignar un número específico de puestos a cada departamento. De esta forma, será fácil saber cuántas plazas de cada departamento se han reservado, asignado y cuántas hay disponibles, y también podrás ver de un vistazo si un departamento está utilizando más o menos plazas de las disponibles.
Para reservar un número específico de puestos para un departamento, haga clic en la pestaña Departamentos de la sección de administración de usuarios y edite el número junto a un departamento determinado en la columna de puestos reservados . Ahora, cada vez que asigne una clase a alguien, ¡la deducirá del número de asientos reservados que haya establecido!
Agregar o eliminar usuarios de un grupo
Desde la columna de grupos dentro de la sección de administración de usuarios, puede ver y administrar fácilmente los grupos a los que pertenecen los usuarios.
Para agregar un usuario a un grupo, simplemente haga clic en la columna de grupos y luego seleccione un grupo (¡o varios grupos!) al que desea agregar el usuario. Por otro lado, puedes eliminar a un usuario de un grupo haciendo clic en la columna de grupos y luego haciendo clic en » x » a la derecha del grupo del que ya forma parte.
Realizar cambios en varios usuarios a la vez
Si desea editar el tipo de usuario de varias personas a la vez, comience marcando la casilla a la izquierda de sus nombres. Luego, use el panel en la mitad inferior de la pantalla para cambiar el tipo de usuario (administrador, miembro, invitado, espectador) o el estado (habilitar, deshabilitar) de los usuarios seleccionados.
De manera similar, para agregar o eliminar varios usuarios de un grupo a la vez, simplemente seleccione la casilla a la izquierda de los nombres de usuario y luego haga clic en Administrar grupos en la parte inferior. Desde allí, seleccione el grupo al que desea agregar o eliminar usuarios y luego se realizará el cambio para todos los usuarios seleccionados.
Cuando cambie el tipo/estado de usuario de varias personas al mismo tiempo, hay algunas cosas importantes que debe recordar. Lea a continuación para obtener más información. ⬇️
Al cambiar el tipo de usuario , no se admiten las siguientes operaciones:
- Cambiar un usuario a invitado si ese usuario tiene el mismo dominio de correo electrónico que el resto de la cuenta.
- Cambiar un usuario a invitado si el dominio de correo electrónico del usuario es parte de la lista de dominios prohibidos o no está en la lista blanca. Puedes leer más sobre esto aquí.
- Cambie de administrador a no administrador de un usuario que tenga documentos SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.
Al cambiar el estado del usuario , no se admiten las siguientes acciones:
- Cambiar el estado de un usuario cuando aún está esperando (aún no ha recibido su pedido).
- En la herramienta de un administrador que tenga documentos SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.
Cosas generales para recordar:
- No puedes incluirte en acciones grupales.
- Puedes elegir y cambiar el tipo de usuario o el estado de hasta 200 usuarios. Usando el botón «seleccionar todo» se seleccionarán los primeros 200 usuarios que aparecen en la tabla.
Cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario
Si es el administrador de su cuenta, ahora puede editar fácilmente la dirección de correo electrónico de otro usuario directamente desde la sección de administración de usuarios. Para ello, simplemente haz clic en el menú de los tres puntos a la derecha del nombre de usuario y haz clic en editar dirección de correo electrónico :
En la ventana emergente resultante, ingrese la nueva dirección de correo electrónico del usuario y haga clic en Cambiar dirección de correo electrónico para continuar:
El usuario recibirá entonces un correo electrónico de confirmación a la nueva dirección que deberá recibir en un plazo de tres días para completar el cambio. En caso de que el usuario no confirme el correo electrónico dentro de los tres días, su dirección de correo electrónico no cambiará en su cuenta de monday.com.
Si desea reemplazar a otro usuario con alguien completamente diferente, primero puede cambiar su dirección de correo electrónico como se describe anteriormente, luego hacer clic en su nombre y seleccionar Editar perfil para editar el resto de sus detalles en consecuencia.
¡Además, puedes editar los dominios de varios usuarios seleccionados al mismo tiempo para cambiarlos de manera fácil y eficiente al dominio que deseas darles!
Para hacer esto, simplemente haga clic en el pequeño cuadro a la izquierda de los nombres de usuario solicitados y seleccione un dominio de correo electrónico en el panel en la parte inferior de la pantalla. Luego, ingresa el nuevo dominio y haz clic en Cambiar dominio de correo electrónico . Al final, después de que los usuarios aprueben por su parte el cambio elegido, ¡estarás listo!
Cambio grupal de direcciones de correo electrónico desde CSV
¿Está buscando cambiar las direcciones de correo electrónico de muchos usuarios al mismo tiempo en su cuenta? ¿Tienes listo un archivo CSV con los cambios necesarios? Si es así, ¡estás de suerte! Ahora puede realizar un cambio instantáneo por lotes de las direcciones de correo electrónico de los usuarios cargando un archivo CSV que contendrá los cambios necesarios.
Para comenzar, haga clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha de la sección de administración de usuarios y seleccione Importar datos desde CSV . Luego, haga clic en el botón azul de carga o arrastre y suelte el archivo CSV desde su computadora en la pantalla que aparece.
Una vez que haya cargado su archivo CSV, todo lo que tiene que hacer es seleccionar la columna de su archivo CSV que contiene las direcciones de correo electrónico actuales de los usuarios de su cuenta. A continuación, seleccione la columna de su archivo CSV que apunta a la nueva dirección de correo electrónico a la que desea cambiar el respaldo. Una vez que esté todo configurado, haga clic en Iniciar importación y ¡listo!
Editar el perfil de un usuario
Como administrador de cuentas, también tiene la posibilidad de editar parte de la información en el perfil de otro usuario. Para hacer esto, simplemente busque al usuario y seleccione su imagen. Luego, haz clic para editar su perfil de esta manera:
Al hacer clic en Mensajes aquí, podrá editar la configuración de mensajes de este usuario.
Ver la fecha de la última actividad del usuario
Para comprender fácilmente cuándo cada usuario estuvo activo por última vez en su cuenta, consulte la última columna activa en la sección de administración de usuarios. Al pasar el cursor sobre Último activo , verás aparecer dos pequeñas flechas que te ayudarán a ordenar la lista de usuarios por su última fecha activa en orden ascendente o descendente.
Ya no tendrá que adivinar cuándo cada usuario accedió a su cuenta; ahora puede ver fácilmente esta información directamente en la sección de administración de usuarios.
Exportar detalles del usuario a CSV
¿Quieres descargar la lista completa de usuarios de tu cuenta a Excel o CSV, incluida la información que incluyen en su perfil de monday.com? Si es así, esto se puede hacer haciendo clic en el botón con los tres puntos al lado del botón Hora y luego seleccionando Descargar CSV en el menú desplegable.