تعد الاستجابات المعدة طريقة رائعة للرد على عملائك بشكل أكثر فعالية. يمكنك إعداد رسائل قصيرة أو روابط أو حتى مقالات كاملة في قاعدة البيانات الخاصة بك واستخدامها في أي لحظة أثناء المحادثة.
الإجابات المعدة وفائدتها
في Tidio، ندرك أن الردود الجاهزة هي الإجابات المحددة مسبقًا على الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يطرحها العملاء الذين يزورون موقع الويب الخاص بك. يأتي استخدام الإجابات المعدة مع العديد من المزايا الرئيسية:
توفير الوقت
يمكن أن تعمل الإجابات المعدة مسبقًا على تحسين كفاءتك وتقليل الوقت الذي تقضيه في المكالمات حيث تجيب على العديد من الأسئلة كل يوم.
حماية
تحسين ثقة فريقك في حل مشكلات العملاء الشائعة. ساعد مشغلي المكالمات لديك على الاستعداد لأسئلة العملاء من خلال إجابات جاهزة للاستخدام.
يتحكم
يعد صوت علامتك التجارية مهمًا، وكذلك الرسائل التي يرسلها المتصلون بك نيابة عن الشركة. يمكن أن تساعدك الردود الجاهزة في ضبط نغمة رسائلك لضمان رضا العملاء.
إدارة سهلة
يمكنك تنظيم إجاباتك المعدة باستخدام علامات تتيح لك إنشاء فئات منفصلة لتسهيل إدارتها وزيادة إمكانية البحث.
إضافة الإجابات المعدة
لإضافة رد جاهز جديد، قم بالوصول إلى فئة الإعدادات> الإجابات الجاهزة :
انقر فوق الزر إضافة إجابة جديدة معدة في الزاوية اليمنى العليا لإنشاء إجابة جديدة:
ستظهر لك نافذة جديدة يمكنك من خلالها كتابة إجابتك المعدة وتحديد ما إذا كنت تريد أن تظل الإجابة خاصة (لك فقط) أو مرئية لجميع الوكلاء.
سيتم عرض إجاباتك الخاصة في فئتها الخاصة، وتكون مرئية لك فقط:
يمكنك أيضًا استخدام العلامات لتنظيم الردود الجاهزة في فئات بناءً على أسئلة العملاء أو كأسماء لاستجابات جاهزة محددة للعثور عليها بسرعة أثناء المكالمة.
يمكنك تحديد العلامات الموجودة من القائمة المنسدلة بعد النقر فوق حقل “إضافة علامات” أو إنشاء علامة جديدة عن طريق البدء في كتابة اسم علامة جديدة.
تساعدك العلامات في العثور بسهولة على الإجابة الصحيحة الجاهزة عن طريق كتابة العلامة نفسها أثناء المحادثة:
… أو عن طريق الوصول إلى قائمة التعليقات من قائمة العلامات:
إنشاء إجابة جاهزة من المحادثة
يمكنك أيضًا إنشاء رد جاهز جديد مباشرةً من منطقة المحادثة. لإضافة رد جاهز جديد، اضغط بالماوس فوق الرسالة التي تم إرسالها بالفعل وانقر على أيقونة الصاعقة الموجودة على اليمين.
ستظهر لك نافذة جديدة يمكنك من خلالها تعديل الإجابة المعدة وإضافة علامات وتحديد ما إذا كانت الإجابة ستكون خاصة أو مرئية لجميع الوكلاء.
إرسال إجابة جاهزة
يتصل
لإرسال رد جاهز أثناء محادثة مع عميلك، انقر على أيقونة الردود الجاهزة في الجزء السفلي الأيسر من محادثتك:
… أو اكتب ” / ” (شرطة مائلة) في مربع النص في لوحة المحادثة الخاصة بك).
يمكنك الآن تحديد الرد من قائمة جميع الإجابات أو البحث في الفئات الموجودة على الجانب الأيسر للعثور بسرعة على نمط المشكلة والإجابات المنظمة.
استخدم مفتاح Tab للتنقل بين أقسام الإجابات المعدة والتدفقات لسهولة التنقل.
بطاقة
يمكنك أيضًا استخدام الردود الجاهزة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني (الرد على التذاكر الحالية أو إنشاء تذاكر جديدة). ضمن شاشة إنشاء البطاقة، ستجد أيقونة الإجابات الجاهزة في الأسفل:
سيكون نفس الرمز متاحًا عند الإجابة ضمن التذاكر الموجودة:
ابدأ البث
قد يكون التدفق مفيدًا هنا إذا كنت بحاجة إلى إعداد مشاركات طويلة تحتوي على روابط أو صور.
يمكنك تنشيط التدفق أثناء محادثتك عن طريق فتح قائمة التدفقات في الأسفل، أو عن طريق كتابة ” / ” (شرطة مائلة) + Tab وتحديد التدفق من القائمة – الطريقة هي نفسها كما هو الحال مع الردود الجاهزة.
إذا كنت تريد معرفة المزيد، يمكنك الاطلاع على مقالتنا حول تدفقات الدردشة المباشرة.
الإجابات المعدة وفائدتها
الإجابات المعدة ليست مجرد أداة ملائمة، ولكنها أيضًا استراتيجية يمكنها تحسين تجربة العملاء الخاصة بك. عندما يتلقى العملاء إجابات سريعة ودقيقة، فإنهم يشعرون بالتقدير ويدركون أن عملك يأخذهم على محمل الجد.
تحسين تجربة العملاء
يمكن أن يؤدي استخدام الإجابات المعدة إلى تحسين تجربة العملاء بعدة طرق:
- سرعة الاستجابة: يتوقع العملاء الحصول على إجابات سريعة، كما تتيح الإجابات المعدة توفير المعلومات المطلوبة بسرعة.
- الدقة: تتم كتابة الإجابات المعدة مسبقًا، مما يقلل من مخاطر الأخطاء في الإجابات.
- خدمة العملاء المتسقة: يتلقى كل عميل نفس الإجابة على سؤال مماثل، مما يضمن التوحيد في الخدمة.
استخدام الردود الجاهزة في المحادثات المباشرة
عند استخدام الردود الجاهزة في المحادثات المباشرة، من المهم الحفاظ على لمسة شخصية. يقدر العملاء عندما يشعرون أنهم يتحدثون إليهم وليس إلى روبوت. ولذلك، يجب عليك الجمع بين الإجابات المعدة والإجابات الشخصية.
أمثلة على استخدام الإجابات المعدة
فيما يلي بعض الأمثلة على استخدام الإجابات المعدة:
- إجابات على الأسئلة الشائعة: إعداد إجابات لأسئلة مثل “ما هي ساعات عملك؟” أو “كيف يمكنني تغيير كلمة المرور الخاصة بي؟”.
- إجابات لحالات خاصة: إعداد إجابات لحالات مثل “ماذا أفعل إذا لم أكن راضيًا عن المنتج؟”.
- الإجابات ذات الروابط: إعداد الإجابات التي تحتوي على روابط لمقالات أو أدلة على موقعك.
ملخص
تعتبر الإجابات المعدة أداة أساسية لتحسين الخدمة التي تقدمها. إنها توفر الوقت، وتحسن ثقة موظفيك وتساعد في الحفاظ على صوت علامتك التجارية. إن الاستثمار في إعداد الإجابات المعدة سيؤتي ثماره على المدى الطويل.