Ищете способ получать автоматические уведомления о предстоящих или прошлых задачах на доске monday.com? Используя средства автоматизации monday.com, вы можете создать напоминание о дате сдачи, запланировав автоматизацию на основе столбца дат или расписания (независимо от того, установлено ли оно в режиме срока сдачи или нет).

Существует несколько способов настроить напоминания о датах: (1) из центра автоматизации или (2) непосредственно из меню столбца даты или расписания. В этой статье рассматриваются оба метода.

Уведомления от центра автоматизации

Вы найдете широкий выбор автоматизированных рецептов на вкладке «Даты и даты» в центре автоматизации.

Время, указанное выше, может быть установлено на:

1. Сделайте это точно тогда, когда наступит назначенная дата.
2. Запланируйте работу автоматизации в определенное время.
3. Когда свидание прошло. Это означает, что автоматизация произойдет в полночь после истечения указанной даты. Этот рецепт не имеет обратной силы.

Примечание. Узнайте, как настроить автоматизацию, здесь: Автоматизация на monday.com.

Оповещения с настраиваемой автоматизацией

Вы также можете создавать напоминания с помощью собственной автоматизации! Это будет особенно полезно, если вы используете столбец расписания и хотите разместить напоминание или оповещение о дате начала расписания . Это возможно только при использовании индивидуальной автоматизации.

Примечание. Вы не можете установить напоминания для даты начала столбца расписания, если не используете пользовательскую автоматизацию.

Уведомления из меню колонки

Вы также можете добавить напоминание прямо из столбца даты или своего расписания! Вам будут предложены два разных варианта в зависимости от того, установлен ли в столбце даты крайний срок.

1. Столбец даты не установлен в качестве крайнего срока:

Чтобы установить напоминания, просто щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы открыть настройки меню столбца, и выберите «Добавить/изменить напоминания о дате».

Вы перейдете к следующему автоматическому пункту «Когда наступит дата, уведомить кого-нибудь». Соответствующий столбец будет заполнен автоматически — вам нужно будет только выбрать, когда вы хотите, чтобы оповещение было отправлено, и кого вы хотите обновить.

• Столбец даты установлен в режиме целевой даты:

Если вы уже связали столбец даты или расписания со столбцом статуса в режиме целевой даты, ваш рейтинг будет несколько иным. Как уже упоминалось, откройте меню столбца. Вместо этого вы увидите опцию «Установить напоминания о дате сдачи ».

При нажатии вы перейдете к рецепту: «Когда наступит дата и статус не будет таким, сообщите кому-нибудь». Опять же, выбранный вами столбец будет предварительно заполнен, как и столбец статуса, с которым он связан. Вам нужно будет определить поле «Когда» , а также кого вы хотите получать обновления.

Примечание. Вы также можете настроить собственные уведомления о сроках, подключив monday.com к своему календарю. Подробнее о настройке напоминаний с помощью интеграции календаря можно узнать здесь.

Как настроить поле «уведомить»

Столбец сообщений можно настроить в соответствии с потребностями вашей команды. Нажмите на свои столбцы в поле «Поддерживаемые поля», чтобы добавить динамический элемент в автоматические уведомления.

Примечание. Часть сообщения в настоящее время не поддерживает формат HTML.

Поддержка столбца для поля «уведомить»

Определенные типы столбцов в настоящее время не поддерживаются в поле «Уведомить» системы автоматизации.

Покажите мне, какие столбцы

• формула
• Автоматический номер
• прогресс
• зависимость
• Ссылка на предмет

Примечание. Когда вы добавляете столбец даты в поле «уведомление» рецепта, отправляемое сообщение поддерживает только *европейский* формат даты.

Итак, давайте углубимся в пример

примеры

• Каждый день, если {срок выполнения} прошел и только если {статус} равен {что-то}, {уведомить} {кого-то}

Вариант использования: отделу продаж необходимо отправить клиентам дополнительные электронные письма через «х» дней после звонка. Если в статусе электронного письма клиента не отмечено «тот же возраст», то руководителю отдела продаж будет отправлено напоминание до тех пор, пока статус не обновится.

Мы будем использовать следующий рецепт автоматизации:

• Когда наступит {день рождения}, {уведомите} {кого-то} и отодвиньте {день рождения} на {12 месяцев}.

Вариант использования: команде по работе с сотрудниками необходимо отслеживать дни рождения всех сотрудников, чтобы отправить сообщение и конфеты в их особенный день. Чтобы упростить этот процесс, им необходимо установить повторяющиеся напоминания о днях рождения.

В столбце даты для каждого элемента будет указана ближайшая дата дня рождения: либо в этом году, если день рождения наступит на месяц позже, либо в следующем году, если день рождения уже прошел.

Мы будем использовать следующий рецепт автоматизации:

Теперь автоматизация будет готова к повторному запуску в следующем году в тот же день.

Аналогичным образом вы можете настроить другие повторяющиеся напоминания, переместив столбец даты на определенное количество дней или рабочих дней.