Администратору monday.com возможность быстро и легко управлять пользователями вашей учетной записи необходима для поддержания порядка в вашей учетной записи и обеспечения ее максимальной эффективности. Поэтому вкладка «Пользователи» в разделе администратора вашей учетной записи была переработана и теперь появился новый раздел управления пользователями!

Читайте дальше, чтобы узнать все об этом.

как его найти

Чтобы получить доступ к разделу управления пользователями, нажмите на изображение своего профиля и выберите «Управление» . В разделе администрирования вашей учетной записи нажмите «Пользователи» слева.

и сейчас! Вы попадете в новый раздел управления пользователями, где сможете выполнить все действия, упомянутые ниже в этой статье.

Фильтрация пользователей

Если вы хотите управлять сведениями о конкретном пользователе, показывать только гостей, показывать список ожидающих пользователей и т. д., вы можете отфильтровать пользователей, отображаемых в разделе управления пользователями. Это будет особенно важно, если в вашем аккаунте будет больше пользователей!

Чтобы отфильтровать раздел управления пользователями, вы можете использовать панель поиска, чтобы найти пользователя, или нажать кнопку фильтра , чтобы отфильтровать по типу пользователя или статусу.

Отменить или активировать пользователя

Удаление пользователя из вашей учетной записи может оказаться полезным, если член команды покинул команду или если в вашей учетной записи случайно появился дубликат пользователя с разными адресами электронной почты!
Чтобы отменить пользователя в своей учетной записи, найдите нужного пользователя и нажмите меню из трех точек справа. В появившемся меню выберите «Отменить пользователя» .

После нажатия кнопки «Отменить пользователя», как указано выше, отмененный пользователь больше не сможет получить доступ к учетной записи monday.com, частью которой он был раньше.

Важно помнить, что отмена пользователя приведет к отмене всех созданных им средств автоматизации и интеграции. Однако вы можете передать право собственности на автоматизацию активным участникам учетной записи, чтобы автоматизация продолжала работать в учетной записи!

Если вы попытаетесь отменить действие пользователя с автоматизацией действий в его учетной записи, появится следующий экран, на котором вы сможете выбрать нового владельца для его автоматизации:

Что происходит с отмененными участниками?

При увольнении члена команды помните следующие моменты:

• Отмененные пользователи будут выделены серым цветом и отображаться как безразличные, но по-прежнему будут связаны с задачами, с которыми они были связаны, а опубликованные ими обновления останутся в элементах:

• Частные и общие доски станут недоступными, если пользователь был единственным владельцем доски. Менеджер аккаунта может передать право собственности на доски в разделе администратора, как показано здесь, чтобы получить доступ к доскам.
• Мастер-доски останутся доступными, и менеджер учетной записи может заявить права владения в диалоговом окне подписки или в разделе администрирования, описанном выше.
• Автоматизация и интеграция, созданные отмененным пользователем, будут отключены. Менеджер аккаунта может передать право собственности на средства автоматизации в разделе администрирования, как показано здесь.
• Пространства, созданные отмененным пользователем, останутся активными. Менеджер аккаунта может заявить права владения пространством на странице пространства.

Чтобы повторно активировать отмененного пользователя, вы можете отфильтровать его по статусу, чтобы отображались только равнодушные пользователи, или использовать панель поиска, чтобы найти удаленного пользователя.

Отсюда выберите трехточечное меню справа и нажмите «Активировать пользователя» .

Удаление пользователя навсегда

Если вы хотите навсегда удалить информацию пользователя, сначала необходимо удалить этого пользователя. После отмены выполните те же действия, что и выше, чтобы отобразить только безразличных пользователей или выполнить поиск соответствующего пользователя. Оттуда щелкните трехточечное меню справа от его имени и выберите «Удалить информацию о пользователе» .

После нажатия кнопки «Удалить данные пользователя» появится всплывающее окно, в котором вы сможете подтвердить, хотите ли вы полностью удалить этого пользователя из своей учетной записи, и обновить, как его имя будет отображаться в вашей учетной записи после его удаления. Если вы хотите продолжить, нажмите кнопку «Удалить участника» .

Что происходит с полностью удаленными пользователями?

Важно отметить, что удаленных пользователей невозможно восстановить. То есть, даже если тот же пользователь будет повторно добавлен в учетную запись с тем же адресом электронной почты после полного удаления, связи между информацией удаленного пользователя и новой не будет.

Однако после полного удаления пользователя следует помнить о следующих моментах:

• Личные данные удаленного пользователя (например, имя, адрес электронной почты, должность и т. д.) будут полностью удалены из учетной записи. Однако созданный ими контент, например, доски, статьи и написанные ими обновления, останется в учетной записи анонимно.
• В любом месте, где появится значок этого пользователя (например, когда он связан с элементом, в опубликованном им обновлении, на значке «последний просмотр» в верхней части доски и т. д.), он изменится на серый общий значок (как показано на рисунке). изображение ниже).
• Кроме того, любое место, где может появиться имя этого пользователя (например, при наведении курсора на его значок в столбце «Люди», в обновлении, которое он опубликовал или в котором упоминался и т. д.), будет отображаться как «друг с ограниченными возможностями», если только вы не установите для него значение отобразить иначе.

• Если удаленный пользователь владел доской, его право собственности будет удалено сразу после удаления. Здесь вы можете узнать больше о том, как вернуть право собственности на доску или передать ее в собственность.
• Все средства автоматизации, созданные этим пользователем, будут отключены. Чтобы повторно активировать средства автоматизации, право собственности на средства автоматизации этого пользователя должно быть передано активному пользователю. Подробнее о том, как это сделать, вы можете прочитать здесь.

Как изменить тип пользователя

Чтобы изменить тип пользователя (также известный как «роль»), найдите пользователя и щелкните его текущий тип пользователя справа от его имени в столбце «Роль пользователя» . В появившемся меню выберите тип пользователя (администратор, участник, зритель или гость) или пользовательскую роль, на которую вы хотите его изменить.

Чтобы узнать все о различных типах пользователей, которые мы предлагаем, прочтите эту статью.

Управление бухгалтерскими отделами

Если ваша организация разделена на несколько разных отделов, теперь вы можете легко добавить отделы, имеющиеся в компании, а затем связать каждого пользователя с коллегой.Благодаря этой функции поддерживать порядок в вашей учетной записи и понимать разбивку каждого отдела по количеству пользователей стало еще проще!

Чтобы создать новый отдел, нажмите вкладку «Отделы» в разделе «Управление пользователями», а затем нажмите синюю кнопку «Добавить отдел» . После этого все, что вам нужно сделать, это переименовать новый добавленный класс, и все готово.

После того как вы добавили классы, пришло время назначить их соответствующим пользователям! Просто вернитесь на вкладку «Пользователи» и найдите соответствующего пользователя. В столбце «Отдел» щелкните раскрывающийся список в углу и выберите конкретный отдел, с которым вы хотите их связать, как показано ниже.

На вкладке «Отделы» вы также можете назначить каждому отделу определенное количество мест. Таким образом, будет легко узнать, сколько мест для каждого отдела зарезервировано, распределено и сколько доступно, а также можно сразу увидеть, использует ли отдел больше или меньше мест, чем доступно.

Чтобы зарезервировать определенное количество мест для отдела, щелкните вкладку «Отделы» в разделе «Управление пользователями» и измените число рядом с данным отделом в столбце «Зарезервированные места» . Теперь каждый раз, когда вы назначаете кому-то класс, он будет вычитать его из установленного вами количества зарезервированных мест!

Добавить или удалить пользователей из группы

В столбце «Группы» в разделе «Управление пользователями» вы можете легко просматривать группы, к которым принадлежат пользователи, и управлять ими!

Чтобы добавить пользователя в группу, просто нажмите на столбец «Группы» , а затем выберите группу (или несколько групп!), в которую вы хотите добавить пользователя. С другой стороны, вы можете удалить пользователя из группы, щелкнув столбец групп , а затем нажав « x » справа от группы, частью которой он уже является.

Вносите изменения для нескольких пользователей одновременно

Если вы хотите изменить тип пользователя нескольких людей одновременно, начните с установки флажка слева от их имен. Затем используйте панель в нижней половине экрана, чтобы изменить тип пользователя (администратор, участник, гость, зритель) или статус (включить, отключить) выбранных пользователей.

Аналогичным образом, чтобы добавить или удалить несколько пользователей из группы одновременно, просто установите флажок слева от имен пользователей, а затем нажмите «Управление группами» внизу. Отсюда выберите группу, в которую вы хотите добавить или удалить пользователей, и тогда изменения будут внесены для всех выбранных пользователей!

Когда вы одновременно меняете тип пользователя/статус нескольких человек, следует помнить несколько важных вещей. Читайте ниже, чтобы узнать больше. ⬇️

При изменении типа пользователя не поддерживаются следующие операции:

• Изменение пользователя на гостя, если у этого пользователя тот же домен электронной почты, что и у остальной части учетной записи.
• Изменение пользователя на гостя, если домен электронной почты пользователя входит в список запрещенных доменов или не находится в белом списке. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
• Измените администратора на неадминистратора пользователя, с которым связаны документы SCIM. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

При изменении статуса пользователя не поддерживаются следующие действия:

• Изменение статуса пользователя, когда он еще ожидает (еще не получил заказ).
• В инструменте администратора, с которым связаны документы SCIM. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

Общие вещи, которые следует помнить:

• Вы не можете включать себя в групповые действия.
• Вы можете выбрать и изменить тип пользователя или статус до 200 пользователей. С помощью кнопки «Выбрать все» вы выберете первых 200 пользователей, которые появятся в таблице.

Изменение адреса электронной почты пользователя

Если вы являетесь администратором своей учетной записи, теперь вы можете легко редактировать адрес электронной почты другого пользователя прямо из раздела управления пользователями! Для этого просто нажмите на меню из трех точек справа от имени пользователя и нажмите «Изменить адрес электронной почты» :

В появившемся всплывающем окне введите новый адрес электронной почты пользователя и нажмите «Изменить адрес электронной почты», чтобы продолжить:

Затем пользователь получит электронное письмо с подтверждением на новый адрес, которое он должен получить в течение трех дней для завершения изменения. Если пользователь не подтвердит электронное письмо в течение трех дней, его адрес электронной почты не изменится в вашей учетной записи monday.com.

Если вы хотите заменить другого пользователя кем-то совершенно другим, вы можете сначала изменить его адрес электронной почты, как описано выше, затем нажать на его имя и выбрать «Редактировать профиль», чтобы соответствующим образом отредактировать остальную часть его данных.

Кроме того, вы можете редактировать домены нескольких выбранных пользователей одновременно, чтобы легко и эффективно изменить их на домен, который вы хотите им дать!

Для этого просто нажмите на маленькое поле слева от запрошенных имен пользователей и выберите домен электронной почты на панели внизу экрана. Затем введите новый домен и нажмите «Изменить домен электронной почты» . В конце концов, после того, как пользователи одобрят выбранное изменение со своей стороны, вы будете готовы!

Групповая смена адресов электронной почты из CSV

Вы хотите одновременно изменить адреса электронной почты многих пользователей в своей учетной записи? У вас есть готовый CSV-файл с необходимыми изменениями? Если да, то вам повезло! Теперь вы можете произвести мгновенное пакетное изменение адресов электронной почты пользователей, загрузив CSV-файл, содержащий необходимые изменения.

Чтобы начать, нажмите трехточечное меню в правом верхнем углу раздела управления пользователями и выберите «Импортировать данные из CSV» . Затем нажмите синюю кнопку «Загрузить» или перетащите CSV-файл со своего компьютера на появившийся экран.

После загрузки файла CSV все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец из файла CSV, который содержит текущие адреса электронной почты пользователей в вашей учетной записи. Затем выберите столбец в CSV-файле, указывающий на новый адрес электронной почты, на который вы хотите изменить резервный вариант. Когда все будет готово, нажмите «Начать импорт» , и все готово!

Редактирование профиля пользователя

Как администратор учетной записи вы также имеете возможность редактировать некоторую информацию в профиле другого пользователя. Для этого достаточно найти пользователя и выбрать его фотографию. Затем нажмите, чтобы отредактировать его профиль следующим образом:

Нажав здесь «Сообщения» , вы сможете редактировать настройки сообщений этого пользователя.

Просмотр даты последней активности пользователя

Чтобы легко понять, когда каждый пользователь в последний раз был активен в вашей учетной записи, проверьте последний активный столбец в разделе управления пользователями! Наведя курсор на Last Active , вы увидите две маленькие стрелки, которые помогут вам отсортировать список пользователей по дате их последней активности в порядке возрастания или убывания.

Больше не нужно гадать, когда каждый пользователь получил доступ к вашей учетной записи: теперь вы можете легко просмотреть эту информацию непосредственно в разделе управления пользователями.

Экспортировать данные пользователя в CSV

Хотите загрузить полный список пользователей из вашей учетной записи в Excel или CSV, включая информацию, которую они включают в свой профиль на monday.com? Если да, это можно сделать, нажав кнопку с тремя точками рядом с кнопкой «Время» , а затем выбрав «Загрузить CSV» в раскрывающемся меню.