Совет: если вы забываете обновить свое расписание, попробуйте установить автоматические напоминания на телефоне или использовать приложение для управления задачами, например Todoist или Trello. Это поможет вам оставаться организованным и не пропустить ничего важного!

В этой статье мы поделимся некоторыми советами и идеями по созданию повторяющихся задач, которые помогут сделать ваш рабочий процесс более плавным!

Создавайте новую группу каждый период времени

В нашем небольшом бизнесе по производству мыла мы используем следующий график для ежемесячного отслеживания всех заказов на товары в нашем магазине.

Каждый раз, когда магазину требуется новый запас товара, он запрашивает товар и его количество с помощью этой доски, а затем в конце месяца мы можем подсчитать цифры, чтобы узнать, сколько нам нужно произвести на фабрике!

Поскольку группы в нашей таблице представляют заказы за каждый месяц, нам необходимо создавать новую группу в начале каждого нового месяца. Чтобы новая группа создавалась автоматически каждый месяц, мы использовали повторяющуюся автоматизацию.

Для этого начните с нажатия на центр автоматизации и создания своей личной автоматизации. Отсюда создайте автоматизацию с надписью «Каждый период времени создавайте группу»:

Теперь просто настройте шаблон, как мы сделали ниже. Вы можете выбрать, сколько раз будет создаваться новая группа, какое у нее будет имя и в какое именно время она будет создана!

Создавать новый элемент каждый период времени

Точно так же вы можете использовать повторяющуюся автоматизацию для создания одного элемента (или задачи), который необходимо время от времени повторять в соответствии с желаемым темпом.

В примере с нашей мыловаренной компанией мы управляем раскадровкой ниже, чтобы отслеживать все наши ежедневные задачи. В этом случае у нас есть встреча каждый день, и важно, чтобы она была добавлена ​​в наш календарь вовремя.

Чтобы каждый день у нас был новый предмет для ежедневного собрания, мы настроили автоматизацию, показанную ниже. Теперь каждое утро в 10:00 будет автоматически генерироваться новый предмет под названием «Дневная встреча», чтобы он не пропал!

Совет. Попробуйте использовать приложение «Периодические задачи» — это еще один способ легко создавать повторяющиеся задачи!

Уведомите свою команду в любой период времени

Мы обнаружили, что наш отдел продаж забывает пополнять запасы в наших магазинах в начале каждой недели, и мы не хотим, чтобы наши клиенты видели пустые полки. Чтобы решить эту проблему, мы добавили этот шаблон автоматизации:

Мы настроили автоматизацию, чтобы каждый понедельник утром в 9:00 оповещать весь отдел продаж сообщением «Напоминание о необходимости заполнить полки!». Теперь мы можем начинать каждую неделю с полным и довольным магазином.

Совет: мы можем использовать эту автоматизацию, чтобы уведомлять кого угодно о чем угодно. Например, мы могли бы использовать его, чтобы напомнить всем нашим сотрудникам о необходимости указывать отработанное время в нашей книге в конце каждого месяца.

Дублирование группы в каждом периоде времени

В мыловаренной компании Thorn & Thistle каждый месяц мы выпускаем новый продукт. Каждый раз, когда мы это делаем, мы следуем одному и тому же рабочему процессу, который отслеживаем с помощью доски «Выпуск продукта». Каждая группа на этой доске представляет собой отдельный новый продукт, а элементы в каждой группе — это различные события, связанные с его выпуском. Вместо того, чтобы переписывать каждый элемент каждый раз при выпуске нового продукта, мы будем использовать автоматизацию для дублирования группы.

Все, что нам нужно сделать, это настроить автоматизацию, показанную ниже. Мы решили дублировать группу каждый месяц первого числа месяца в 9:00, чтобы мы могли соответствующим образом переименовать нашу группу и начать работу над выпуском нового продукта прямо в начале каждого нового месяца.

Поскольку наша группа была создана так же, как исходная группа «засахаренные яблочные брызги», мы хотим очистить все данные с помощью групповых действий.

Сначала мы изменим название и цвет нашей новой группы. После этого мы поместим курсор слева от каждого элемента, чтобы выбрать каждый элемент в группе. Теперь все, что нам нужно сделать, это сбросить каждый столбец, как показано ниже:

Автоматизация по времени

Вам может быть интересно, как работает автоматизация, основанная на времени. Например, в поле «Дата» в следующем формате: «Когда наступит дата, то известить кого-нибудь».

Одна и та же автоматизация на основе времени будет запускаться в разное время для разных пользователей, если в настройках их работы установлены разные часовые пояса.

Если «когда» в приведенном выше шаблоне установлено на 9 утра, пользователи в Нью-Йорке получат оповещение в 9 утра по восточному зимнему времени (EST), а пользователи в Тель-Авиве получат оповещение в 9 утра по израильскому летнему времени (IDT). ).

Автоматизация на основе времени будет работать в соответствии с часовым поясом вашего локального компьютера. Если настройки вашего часового пояса в вашем личном профиле сильно отличаются от вашего местного часового пояса (более чем на несколько часов), может возникнуть проблема.

Если это ваш случай и важно, чтобы эти две настройки были разными, обратитесь в нашу службу поддержки здесь .

Примечание. Если вы используете шаблон с надписью «Когда пройдет дата…», автоматизация произойдет в полночь этого дня.