Есть ли у вас на monday.com доски, на которых организованы отдельные проекты и задачи, но при этом содержится сопутствующая информация?

Шаблоны межпанельной автоматизации позволяют вашим спискам (панелям) работать вместе, поскольку действие на одной панели запускает действие на совершенно другой панели. Многие из этих шаблонов также связывают связанные элементы между панелями. Эти шаблоны автоматизации добавляют новый уровень совместной работы в вашей команде и позволяют плавно и эффективно управлять связанными проектами.

Как добавить собственную автоматизацию

Индивидуальные средства автоматизации позволяют создавать новые комбинации средств автоматизации, адаптированные к потребностям вашей команды и идеально вписывающиеся в ваш конкретный рабочий процесс.

Чтобы добавить собственный шаблон автоматизации между досками в свой рабочий процесс, сначала необходимо посетить наш магазин автоматизации в верхней части доски:

Там вы можете выбрать опцию «Создать собственную автоматизацию»:

Выберите свой триггер. Триггером может быть столбец с вашей доски (например, статус, человек, дата и т. д.) или действие, которое происходит на вашей доске (например, создание элемента, перемещение элемента в группу и т. д.). Например, выберите «когда статус изменится на что-то ». В нашей доске используется рубрика «Пробовали?». и с надписью «Да».

Затем выбираем действия, которые будут выполняться в результате выбранного триггера. Для создания шаблона автоматизации между панелями сначала выберите блок шаблона «Создать элемент в панели и связать панели»:

Теперь давайте создадим блок «Создать элемент панели и связать панели»!

Шаги по настройке этой пользовательской автоматизации:

1. Выберите доску, на которой вы хотите создать новый элемент. В данном случае мы хотим создать новый элемент в разделе «Я попробовал!» Чтобы отслеживать рестораны, которые мы пробовали.
2. Мы свяжем информацию о продукте (или ресторане), который мы попробовали, на доске «Местные места для обеда» с новой доской, которую мы создадим на доске «Попробовал!».
3. Мы выберем панель, на которой мы хотели бы отобразить связь между этими двумя элементами.
4. Затем мы выберем столбец, в котором представим это соединение. Если на вашей доске еще нет столбца Connect Boards, вы можете создать его во время настройки этого шаблона, нажав «Добавить новый столбец».
5. Нажмите «Создать автоматизацию», чтобы завершить.

И все! Вот как эта пользовательская автоматизация выглядит в действии:

Как добавить шаблон автоматизации

Чтобы добавить правильный шаблон между досками в свой рабочий процесс, вам сначала необходимо посетить наш Центр автоматизации в верхней части доски:

Там вы можете выбрать из нашего разнообразия шаблонов и установить автоматизацию между досками, которая поддерживает ваш рабочий процесс. Попробуйте выполнить поиск по запросу «на доске» или «на другой доске», чтобы легко найти подходящие шаблоны:

Обязательно прокрутите вниз, чтобы увидеть больше шаблонов автоматизации по всем направлениям:

Есть много вариантов на выбор!

Примечание. Для сопоставления между панелями столбец, который вы хотите сопоставить, должен существовать на обеих панелях. Кроме того, информация в разделе обновлений будет перемещаться только при использовании автоматизации « переместить элемент », но не при использовании автоматизации, создающей новые элементы.

Сопоставление столбцов

Если выбранный вами шаблон создает элемент или передает элемент, у вас будет возможность определить, какая информация будет передана на выбранную доску и где эта информация появится в структуре выбранной доски. Это называется картированием .

Примечание. Перемещение элементов, которые синхронизируются со сторонними приложениями, через столбец интеграции приведет к разрыву соединения. Это означает, что при перемещении данного элемента на другую плату он больше не будет связан с интеграцией, установленной на исходной плате.

Независимо от того, передается ли элемент или подпункт, некоторая информация не будет передана. Приведенные ниже типы столбцов считаются «статическими» и в настоящее время не поддерживаются :

• зависимость
• Ссылка на предмет
• Учет времени

При сопоставлении элемента статические столбцы не будут иметь синий знак + в пустом поле:

Примечание. Чтобы сопоставить значения столбцов, сопоставленные столбцы должны находиться на исходной и результирующей досках. Если вы видите столбец, который хотите сопоставить, но нет синего знака +, наведите курсор на пустое поле (например, со столбцом файлы).

Понимание шаблонов «соответствия»

В рамках нашей межплатной автоматизации у нас есть несколько шаблонов, которые предполагают сопоставление идентичных данных между элементами на двух разных досках для их соединения. Чтобы найти эти шаблоны, просто введите «соответствие» в поле поиска в центре автоматизации!

Эти шаблоны работают путем идентификации идентичных данных на двух отдельных досках, как определено в выбранном вами шаблоне, а затем соединения элементов вместе, где данные совпадают, с помощью столбца «Соединить доски».

Давайте узнаем, как его настроить ниже!

Установка шаблона «соответствие»

Чтобы узнать, как настроить шаблон «соответствие», рассмотрите следующий шаблон:

При изменении столбца соедините элемент, где новое значение соответствует этому столбцу в другой таблице.

Используя этот шаблон, мы хотим соединять элементы с одной доски с другой при совпадении сотрудников . Для этого сначала мы выбрали столбец «Занятые» из текущей таблицы. Затем мы выбрали вторую доску «Проекты высокого уровня», столбец «Соединить доски», который есть на текущей доске, и, наконец, столбец «Менеджеры проектов» на доске «Проекты высокого уровня», из которого будет сопоставляться цифра.

Теперь, если сотрудник на текущей доске изменится на того же сотрудника, который уже находится на доске проекта высокого уровня, эти два элемента будут немедленно связаны в выбранном столбце «Соединить доски»!

Поддерживаемые типы столбцов для шаблонов «соответствия»

• название предмета
• Столбец «Люди»
• Столбец даты
• Столбец статуса
• Столбец чисел
• Столбец временной шкалы
• Столбец ссылок
• Телефонная колонка
• Столбец электронной почты
• Текстовый столбец
• столбец приоритета
• Столбец метки

Хорошие рекомендации для «подходящего» шаблона

Поскольку автоматизация матчей находится в стадии бета-тестирования, есть несколько полезных рекомендаций и ограничений, о которых следует знать. Эти шаблоны могут быть очень мощными, но они все еще экспериментальные! Основываясь на опыте наших клиентов, обратите внимание на следующее:

Хорошие инструкции

• Рекомендуется не использовать более двух шаблонов автоматизации матчей на одной доске.
• Автоматизацию настройки рекомендуется добавлять на доску, которая обновляется чаще, а не на доску, которая остается более статичной.
• Автоматизация «Регулировки» подключает только первый элемент, который настроен на назначенной плате.
• Автоматизация «Сопоставление» может поддерживать одновременно только одно условие сопоставления.
• Значения столбцов должны совпадать, чтобы они совпадали; Это чувствительно к регистру! Поэтому «Смит» для «кузнеца» не годится.
• Автоматизация, использующая «изменить подключенные столбцы», не сработает, если подключенная плата подключена с использованием автоматизации «сопоставления», а не вручную.

Ограничения:

• Автоматизация матчей не поддерживает:

• • Столбец раскрывающегося меню
  • подпункты

• Если автоматизация сопоставления включена для 500 или более элементов, вы можете столкнуться с некоторой неопределенностью в работе. Это считается нормальным для автоматизации бета-стадии.
• Если первоначального совпадения не было, автоматизация попытается запустить еще 5 раз с интервалом в 50 секунд. Если в течение 5 минут совпадений не было, автоматика не будет пытаться запуститься снова.

Если это так, вы можете попробовать запустить автоматизацию еще раз. Нет никакой гарантии, что вторая попытка также окажется успешной.

Мы открыты для ваших отзывов о наших шаблонах «соответствий»! Мы всегда работаем над улучшением.

Примеры между панелями

Пример №1

У команды управления проектом есть график репетиций высокого уровня. Все задачи каждого участника представлены на этой доске, поэтому вся команда может видеть четкую картину каждой репетиции.

Команде также необходимо создать идентичные задачи на досках членов команды нижнего уровня. Они будут использовать следующий стандартный шаблон автоматизации:

Когда человек нанят на кого-то , создайте элемент на другой доске и соедините его с выбранной доской.

С помощью этого шаблона, когда выбранному человеку назначается элемент, новый элемент будет создан на доске, выбранной в разделе «Другая доска». Это позволит участнику команды иметь отдельную доску с полным списком своих задач!

Примечание. При нажатии на поле «Подключить их» у вас появится возможность добавить столбец «Соединить платы» на выбранной плате в поле «Другая плата».

Пример №2

Маркетинговая компания использует встроенную форму monday.com для своего списка адресов электронной почты. После заполнения формы элемент отправляется на доску monday.com. В случае одобрения предмет должен автоматически переместиться на следующую доску в цепочке. Вот как выглядит оригинальная плата:

Для завершения рабочего процесса они будут использовать следующий шаблон:

Когда статус изменится на что-то , переместите предмет на доску.

Примечание. В целях автоматизации перемещение элемента на доску не считается новым элементом. Таким образом, если в полученной панели у вас настроена автоматизация для уведомления о добавлении нового элемента, то это не вызовет действия.