На monday.com легко отслеживать элементы и задачи рабочего процесса, но иногда встречи и напоминания во внешнем календаре могут быть пропущены. Мы покажем вам, как интегрировать календарь Outlook в рабочий процесс monday.com, чтобы вы могли видеть все свои задачи в одном месте (или в обоих)!

Важные замечания перед началом

Прежде чем начать, следует отметить несколько деталей:

1. Для использования этой комбинации у вас должна быть лицензия Microsoft 365 Business Premium. Если у вас нет такой лицензии, при настройке интеграции вы получите сообщение об ошибке.
2. Эта интеграция работает только в том случае, если у вас есть учетная запись электронной почты Microsoft Exchange в Интернете , а не локальная учетная запись. Чтобы проверить, какой у вас тип почтового мешка, посетите этот сайт . Если вы можете подключиться, значит, у вас есть онлайн-учетная запись Exchange, но если вы не можете подключиться и получаете сообщение об ошибке, у вас нет онлайн-учетной записи Exchange и вы не сможете использовать эту комбинацию.

Двусторонняя синхронизация с календарем Outlook

Существует два способа связать вашу учетную запись monday.com с календарем Outlook. Сначала мы рассмотрим, как создать двустороннюю синхронизацию . Двусторонняя синхронизация одновременно импортирует события из календаря Outlook на monday.com и экспортирует элементы с monday.com в календарь Outlook.

Шаг 1. Добавьте столбец даты и найдите рецепты комбинаций.

Сначала убедитесь, что на вашей доске есть столбец Столбец даты :

После того как вы ввели все свои данные в столбец даты, вы готовы настроить комбинацию!

Чтобы начать двустороннюю синхронизацию календаря Outlook, нажмите кнопку «Интегрировать» в верхней части панели управления. В Центре интеграции выберите интеграцию календаря Outlook следующим образом:

Там вы найдете три разных рецепта интеграции Outlook. Чтобы двусторонняя синхронизация работала, вам нужно будет добавить на доску два рецепта :

• Тот, который создаст событие календаря Outlook на основе действия на monday.com.
• Тот, который создаст элемент на monday.com на основе нового события в календаре Outlook.

Подробнее о том, как это сделать, мы узнаем далее в статье.

Шаг 2. Добавьте первый рецепт.

Как только вы нашли рецепты, пришло время добавить нужные на вашу доску!

Начните с выбора рецепта, который создаст событие календаря Outlook на основе элемента вашего календаря (один из двух, выделенных красным ниже), а затем следуйте инструкциям на экране, чтобы подключить свою учетную запись Outlook.

Шаг 3. Введите первый рецепт.

Как только вы завершите подключение своей учетной записи, вы перейдете к выбранному вами рецепту.

Там нажмите на пунктирные поля в рецепте, чтобы установить их. В нашем примере ниже мы выбрали поле «Событие», чтобы сопоставить, как событие в календаре Outlook будет выглядеть в соответствии со значениями столбцов в нашей таблице.

В этом примере, когда новый элемент создается или обновляется в нашем календаре, в календаре Outlook будет создано событие с продолжительностью события в соответствии с датой начала и датой окончания элемента, имя события будет имя элемента и описание события будут статусом , который отображает элемент.

Примечание. Чтобы этот комбинированный рецепт работал, вам нужно добавить время в столбцы дат начала и окончания элемента в календаре.

Шаг 4. Добавьте второй рецепт и настройте его.

Теперь, когда вы выполнили первый рецепт, который создаст событие в вашем календаре Outlook на основе элемента в вашем календаре, пришло время добавить второй рецепт, который создаст элемент в вашем календаре на основе нового события в вашем календаре Outlook. чтобы можно было выполнить двустороннюю синхронизацию.

Нажмите, чтобы добавить еще одну интеграцию, и убедитесь, что вы выбрали рецепт интеграции календаря Outlook, в котором говорится: «Когда событие создается в календаре Outlook, создайте элемент и синхронизируйте будущие изменения из календаря Outlook».

На этот раз выберите поле «Элемент» и наметьте, как вы хотите создать новый элемент в своем календаре на основе событий календаря Outlook, которые будут добавлены!

Шаг 5: Посмотрите, как происходит волшебство!

После настройки двух рецептов интеграции календаря Outlook у вас должна быть полная двусторонняя синхронизация! Теперь каждый новый элемент, созданный или назначенный конкретному человеку, будет отображаться как событие в подключенном календаре, а каждое новое событие в календаре будет заполняться как элемент в вашем календаре.

Интеграция столбцов календаря Outlook

• заголовок
• время начала
• время окончания
• участники
• Описание

Показывать даты с monday.com в календаре Outlook.

Второй вариант интеграции вашего календаря с календарем Outlook — это односторонняя синхронизация , которая позволяет отображать даты из календаря непосредственно в календаре. Следующие подробные инструкции можно использовать для настройки односторонней синхронизации для вашей учетной записи.

Шаг 1

Сначала убедитесь, что на вашей доске есть столбец Столбец даты :

или столбец Временная шкала:

После того как вы ввели все свои данные в столбец даты или на временную шкалу, вы готовы синхронизировать свой календарь!

Шаг 2

Нажмите трехточечное меню справа от заголовка столбца «Дата» или «Временная шкала» и нажмите «Настройки», затем «Настроить столбец даты». Затем нажмите кнопку «Синхронизировать» рядом с «Другие календари». Таким образом, мы можем добавить любой веб-календарь, который мы используем за пределами monday.com.

Шаг 3

Откроется следующее окно, позволяющее нам выбрать, хотим ли мы синхронизировать только «назначенные мне элементы» или «все элементы на этой доске». После того, как мы выбрали вариант, мы просто нажимаем «Синхронизировать»!

Шаг 4

Теперь мы создали URL-адрес, который можно использовать в нашем календаре Outlook. Мы скопируем эту ссылку и перейдем в Outlook.

Добавьте календарь в Outlook

Шаг 5

В календаре Outlook сначала выберите значок календаря в левом нижнем углу экрана.

Затем перейдем на вкладку «Организация»:

Оттуда перейдите к кнопке «Новый календарь» в левом верхнем углу окна Outlook. Нажмите кнопку:

Шаг 6

Откроется окно, куда мы можем вставить ссылку, скопированную с monday.com на шаге 4.

Примечание. Календарь будет объединен в новый календарь.(Вы можете изменить его имя на левой панели). Чтобы лучше просмотреть календарь, вы можете щелкнуть стрелку слева от названия календаря, чтобы увидеть обе доски в одном и том же виде, как показано ниже:

И это все! Теперь мы можем видеть все наши задачи на monday.com, а также в Outlook.

Частота синхронизации с календарем Outlook

Хотя Microsoft подтверждает, что при подписке на календарь ваш календарь Outlook будет автоматически обновляться при обновлении подписанного календаря, это автоматическое обновление может занять более 24 часов. То есть Microsoft может потребоваться более 24 часов для автоматического обновления и отображения обновлений, внесенных на вашу доску на monday.com.

Теперь нет возможности контролировать частоту автоматического обновления. Поскольку это делается в настройках на стороне Microsoft, если вы заинтересованы в изучении альтернативных решений, обратитесь в Microsoft.

Подробнее о подписке на календарь из Outlook можно узнать на сайте поддержки Microsoft .

Установить уведомления

После того как вы интегрировали столбцы «Временная шкала» или «Дата» с внешним календарем, вы можете легко настроить оповещения о предстоящих сроках выполнения элементов. Таким образом, уведомления будут появляться, даже если у вас не открыта учетная запись monday.com!

Все, что вам нужно сделать, это установить напоминания из внешнего календаря, и вы также получите напоминания обо всех ваших товарах monday.com во внешнем календаре!