Итак, ваша команда присоединилась к monday.com и перенесла свой рабочий процесс на платформу, но… у вас все еще есть данные и списки в Excel. Не волнуйтесь… мы никому не скажем. Мы понимаем и рады помочь! Читайте дальше, чтобы узнать, как импортировать остальные данные из Excel в monday.com или экспортировать данные monday.com в Excel, если вы еще не готовы отказаться от этого.

Импортировать данные из Excel

Вы можете мгновенно превратить все данные из листа Excel в доску на monday.com. Прежде чем импортировать файл Excel, убедитесь, что лист не защищен, иначе данные не будут загружены в вашу учетную запись Monday.

Напоминание: если ваш лист Excel имеет несколько вкладок, вы можете импортировать только первую вкладку . Элементы из Excel появятся на вашей доске в понедельник, после чего вы сможете вручную преобразовать их в предметы.

Нажмите на изображение своего профиля и выберите «Импортировать данные», вот так:

Затем выберите «Excel», как показано здесь:

Вы можете выбрать между перетаскиванием файла Excel в главное окно на экране или щелчком мыши, чтобы просмотреть документы и выбрать лист.

Напоминание: для успешного импорта лист Excel или CSV должен содержать более одного столбца .

Как только вы выберете файл, ваши данные будут приняты, и вы сможете нажать «Давайте настроим вашу новую доску», чтобы убедиться, что все выглядит именно так, как вы хотите!

Выберите строку на своем листе, которая будет заголовком столбцов вашей новой доски, а затем нажмите «Далее», как показано ниже:

Все, что находится выше первой строки, не будет импортировано на вашу доску.

Напоминание: вы можете импортировать до 50 столбцов и 8000 строк одновременно. Кроме того, для импорта поддерживаются следующие типы файлов: . xlsx, .xls, .csv . Обратите внимание: файлы XLSM в настоящее время не поддерживаются.

Выберите столбец на листе, который будет первым столбцом на доске (названия ваших элементов), а затем нажмите «Далее», как показано ниже:

Наша система довольно хорошо предсказывает, какие типы столбцов соответствуют вашим данным, но вы можете изменить их вручную, щелкнув раскрывающееся меню для каждого столбца. Вы можете импортировать только столбцы типа «Число», «Статус», «Электронная почта», «Дата» или «Текст». Однако вы можете изменить тип столбца после импорта.

Напоминание: если в вашем столбце не более 9 ярлыков, для столбца на импортированном листе будет предложено значение «Статус». Если ярлыков больше 9, предложение будет «текстовым».

Когда все будет готово, нажмите «Создать доску».

Напоминание: при импорте дат они должны быть отформатированы в формате ISO. То есть необходимо указать 4 цифры года, 2 цифры месяца, а затем 2 цифры дня. Например: 2021-10-23.

Импорт данных в существующую плату

Существует несколько способов импортировать данные из любого внешнего источника, включая Excel, Google Docs, Microsoft Word и другие! Читайте дальше, чтобы узнать советы по экономии времени!

Импорт из Excel или CSV.

В этом примере предположим, что вы хотите импортировать следующий лист Excel в существующую доску:

Чтобы импортировать эти данные непосредственно на существующую доску, нажмите стрелку рядом с кнопкой «Новый элемент» в верхней части доски и выберите «Импортировать элементы» в раскрывающемся меню.

Напоминание: кнопка «Новый элемент» может называться «Новый контакт», «Новый проект» и т. д.

Затем выберите столбец в файле Excel, который вы хотите отображать в качестве имени элемента на доске monday.com:

Напоминание: данные невозможно импортировать в раздел «Обновления». Данные будут импортированы в столбец на доске, после чего вы сможете изменить тип столбца или переместить данные по мере необходимости.

На следующем экране вам будет предложено сопоставить столбцы вашего файла Excel со столбцами на доске monday.com. Например, вы можете сопоставить адреса электронной почты из файла Excel со столбцом электронной почты на доске monday.com. Несопоставленные столбцы не будут импортированы.

Напоминание. В этом процессе импорта поддерживаются только следующие типы столбцов: «Статус», «Номер», «Текст», «Дата», «Электронная почта» и «Телефон». Все остальные типы столбцов не будут обновляться при импорте, но впоследствии вы сможете изменить тип столбца.

Управление повторяющимися элементами

После сопоставления ваших элементов вас спросят, как вы хотите управлять повторяющимися элементами. У вас есть три варианта.

Нажмите здесь, чтобы увидеть три способа управления дубликатами.

1. Выберите «Создать новые элементы», чтобы добавить данные на доску в качестве новых элементов.
2. Если вы выберете «Пропустить элементы» , этот параметр будет пропускать любые повторяющиеся данные в зависимости от выбранного вами столбца, включая идентичное написание. Однако этот параметр не чувствителен к регистру и не будет пропускать элемент с одинаковым написанием, но с разным написанием в верхнем и нижнем регистре. Обязательно выберите столбец с уникальными значениями в ваших данных (например, адрес электронной почты, номер телефона, адрес), чтобы помочь нам определить, существует ли этот элемент уже на вашей доске monday.com. Остальные данные будут добавлены в новую группу на вашей доске monday.com.
3. Если вы выберете «Обновить существующие элементы», вы сможете перезаписать существующие элементы на основе данных в определенном столбце. Обязательно выберите столбец с уникальными значениями в ваших данных (например, адрес электронной почты, номер телефона, адрес), чтобы помочь нам определить, существует ли этот элемент уже на вашей доске monday.com. Новые данные будут добавлены в новую группу на вашей доске monday.com.

В примере ниже мы выбираем «Создать новые элементы». Щелкните поле, соответствующее вашему выбору, и нажмите синюю кнопку «Начать импорт», чтобы продолжить:

Это! Ваши предметы начнут загружаться. Вы можете закрыть окно и продолжить работу, пока ждете загрузки всех ваших элементов.

Напоминание: помните, что при необходимости вы можете использовать пакетные операции для редактирования данных после импорта.

Скопируйте и вставьте множество элементов

Мы подумали о новых идеях вкуса мороженого в таблице Excel и хотим переместить их в группу «Новые идеи вкуса» на нашей доске вкусов мороженого! Одним щелчком мыши мы можем скопировать и вставить некоторые элементы из внешнего источника прямо в нашу группу элементов!

Все, что нам нужно сделать, это выделить элементы, которые мы хотим импортировать, и использовать сочетание клавиш для копирования или щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы скопировать, как показано ниже:

После этого мы нажмем «+ Добавить» в группе, в которую мы хотим добавить эти элементы, и воспользуемся сочетанием клавиш для вставки или щелкнем правой кнопкой мыши «Вставить», как показано ниже:

И здесь! Все наши товары добавлены на нашу доску! Мы можем нажать «X» в меню ниже, чтобы отменить выбор этих элементов, или использовать пакетные действия, чтобы обновить их, чтобы они соответствовали нашей доске!

Напоминание: на данном этапе эта опция доступна только для первого столбца на существующей доске, а это значит, что мы не можем вставить список данных в другие столбцы.

Экспортировать таблицу в Excel

Давайте проверим, насколько просто экспортировать нашу плату в лист Excel. Все, что нам нужно сделать, это нажать на трехточечное меню в правом верхнем углу нашей доски, нажать «Дополнительные действия», а затем «Экспортировать доску в Excel». Обратите внимание: вы можете экспортировать доску, содержащую до 10 000 элементов, один раз.

Отсюда мы можем выбрать, хотим ли мы экспортировать только таблицу или включить все обновления и/или подэлементы. Вы также можете отправить копию экспортированной платы прямо на ваш адрес электронной почты!

Напоминание: на данный момент можно экспортировать только табличные представления доски (основную таблицу доски или любой сохраненный фильтр); Виды доски не будут экспортированы. Кроме того, вы не можете редактировать, корректировать или изменять способ экспорта электронной таблицы в Excel.

Совет: Чтобы распечатать доску на monday.com, сначала экспортируйте доску в Excel, а затем распечатайте лист Excel. Это так просто

Вот как выглядит наша плата в виде листа Excel:

Напоминание: администраторы корпоративного плана могут включить авторизацию учетной записи, которая не позволяет экспортировать электронные таблицы в Excel для пользователей, не являющихся администраторами учетных записей.

Если мы решим экспортировать нашу таблицу с обновлениями, мы увидим таблицу на одной вкладке, а все обновления и ответы на отдельной вкладке нашего листа, вот так:

Напоминание: в настоящее время невозможно удалить фирменное сообщение «Powered by monday.com» при экспорте в Excel. Кроме того, если на вашей доске есть подэлементы, обновления подэлементов не будут экспортироваться в Excel, а только обновления элементов.

Экспорт групп или элементов в Excel

Мы можем экспортировать целые группы или отдельные элементы в Excel!

• Экспортные группы

Чтобы экспортировать группу в Excel, просто щелкните трехточечное меню слева от имени группы и выберите «Экспорт в Excel».

• Экспортировать элементы

Чтобы экспортировать элементы, выберите элементы, которые вы хотите экспортировать, используя пакетные операции. Затем нажмите «Экспорт» на панели пакетных действий ниже.

Вам будет предложено выбрать, включать ли обновления из сеанса обновлений, подпунктов, а также хотите ли вы отправить копию на свой адрес электронной почты.

Экспортируйте свою учетную запись в Excel

Администратор вашей учетной записи может загрузить все данные учетной записи в виде ZIP-файла, содержащего все доски и файлы, включая частные и общие доски . Каждая плата будет введена в виде листов Excel. Прочтите эту статью, чтобы узнать, как это сделать, или читайте дальше!

Нажмите на изображение своего профиля и выберите «Управление».

В разделе «Управление» на вкладке «Учетная запись» наших «Общих» настроек вы можете прокрутить вниз до «Экспорт данных учетной записи» и нажать «Экспорт».

Напоминание: на данный момент сюда не входят информационные панели , но не волнуйтесь: все их данные поступают из информационных панелей, экспортированных в ваш ZIP-файл!

Через несколько часов вы получите электронное письмо с ZIP-файлом, содержащим все данные вашей учетной записи. Обязательно загрузите его в течение 24 часов с момента получения письма, иначе вам придется повторить этот процесс.