Op zoek naar een manier om automatische meldingen te ontvangen over aankomende of afgelopen taken op je monday.com-bord? Met monday.com-automatiseringen kun je een vervaldatumherinnering maken door een automatisering te plannen op basis van een datumkolom of schema (ongeacht of deze in de vervaldatummodus is ingesteld of niet).

Er zijn verschillende manieren om uw datumherinneringen in te stellen: (1) vanuit uw automatiseringscentrum of (2) rechtstreeks vanuit uw datumkolom of planningsmenu. Dit artikel behandelt beide methoden.

Meldingen van het automatiseringscentrum

Onder het tabblad “Datumdata” in het automatiseringscentrum vindt u een grote verscheidenheid aan geautomatiseerde recepten.

Het hierboven aangegeven tijdstip kan worden ingesteld op:

1. Doe het precies wanneer de datum aanbreekt.
2. Plan de automatisering zodat deze op relatieve tijdstippen werkt.
3. Wanneer een datum is verstreken. Dit betekent dat de automatisering om middernacht na het verstrijken van de datum plaatsvindt. Dit recept werkt niet met terugwerkende kracht.

Let op: Leer hier hoe je je automatisering instelt: monday.com automatiseringen.

Waarschuwingen met aangepaste automatiseringen

Je kunt ook herinneringen maken met aangepaste automatiseringen! Dit is vooral handig als u een planningskolom gebruikt en een herinnering of waarschuwing wilt plaatsen op de startdatum van het schema . Dit is alleen mogelijk met op maat gemaakte automatiseringen.

Opmerking: U kunt geen herinneringen instellen voor de startdatum van een planningskolom, tenzij u aangepaste automatiseringen gebruikt.

Meldingen vanuit uw kolommenu

Je kunt ook rechtstreeks vanuit de datumkolom of je planning een herinnering toevoegen! U krijgt twee verschillende opties te zien, afhankelijk van of uw datumkolom als deadline is ingesteld.

1. Datumkolom is niet ingesteld als deadline:

Om herinneringen in te stellen, klikt u eenvoudigweg op de vervolgkeuzepijl om de kolommenu-instellingen te openen en selecteert u “Datumherinneringen toevoegen/bewerken”.

U wordt naar de volgende automatisering genavigeerd “Als de datum arriveert, breng dan iemand op de hoogte.” De daarvoor bestemde kolom wordt automatisch ingevuld. U hoeft alleen maar te kiezen wanneer u de waarschuwing wilt laten plaatsvinden en wie u wilt updaten.

• De datumkolom is ingesteld in de doeldatummodus:

Als u uw datum- of planningskolom al heeft gekoppeld aan de statuskolom in de doeldatummodus, zult u een iets andere rangschikking ervaren. Zoals gezegd opent u uw kolommenu. In plaats daarvan ziet u de optie ” Herinneringen voor vervaldatum instellen”.

Wanneer u klikt, navigeert u naar het recept: “Als de datum aanbreekt en de status is niet zo, breng dan iemand op de hoogte”. Ook hier wordt de door u geselecteerde kolom vooraf ingevuld, evenals de statuskolom waaraan deze is gekoppeld. U moet het wanneer- veld definiëren, evenals met wie u op de hoogte wilt worden gehouden.

Let op: Je kunt ook je eigen meldingen voor vervaldatums instellen door monday.com aan je agenda te koppelen. Lees hier meer over het instellen van herinneringen met behulp van de agenda-integratie.

Hoe het veld “melding” in te stellen

De berichtenkolom kan worden aangepast aan de behoeften van uw team. Klik op uw kolommen in het vak ‘Ondersteunde velden’ om een ​​dynamisch element aan uw automatische meldingen toe te voegen.

Opmerking: het berichtgedeelte ondersteunt momenteel geen HTML-indeling.

Kolomondersteuning voor het veld “melding”.

Bepaalde kolomtypen worden momenteel niet ondersteund in het veld ‘Melden’ van de automatisering

Laat me zien welke kolommen

• formule
• Automatisch nummer
• voortgang
• afhankelijkheid
• Link naar het artikel

Let op: Wanneer u een datumkolom toevoegt aan het veld “Melden” in een recept, ondersteunt het verzonden bericht alleen het *Europese* datumformaat.

Laten we dus in een voorbeeld duiken

voorbeelden

• Elke dag, als de {einddatum} is verstreken en alleen als {status} {iets} is, {meld dan} {iemand}

Gebruiksvoorbeeld: Het verkoopteam moet “x” dagen na een telefoontje vervolg-e-mails naar klanten sturen. Als de status van de e-mail van de klant niet is gemarkeerd als “dezelfde leeftijd”, wordt er een herinnering verzonden naar de verkoopleider totdat de status is bijgewerkt.

We zullen het volgende automatiseringsrecept gebruiken:

• Als {verjaardagsdatum} arriveert, {meld dan} {iemand} en push {verjaardagsdatum} vóór {12 maanden}

Gebruiksvoorbeeld: Het Employee Experience-team moet de verjaardagen van alle medewerkers bijhouden om op hun speciale dag een bericht en snoep te kunnen sturen. Om dit proces te stroomlijnen, moeten ze terugkerende verjaardagsherinneringen instellen.

De datumkolom voor elk item wordt ingesteld op de dichtstbijzijnde verjaardagsdatum, dit jaar als de verjaardag een maand later is, of volgend jaar als de verjaardag al voorbij is.

We zullen het volgende automatiseringsrecept gebruiken:

Nu is de automatisering klaar om volgend jaar op dezelfde datum weer live te gaan.

Op dezelfde manier kunnen andere terugkerende herinneringen worden ingesteld door ervoor te kiezen de datumkolom een ​​aantal dagen of bepaalde werkdagen te verschuiven.