Het is gemakkelijk om items en taken in je workflow op monday.com bij te houden, maar soms kunnen afspraken en herinneringen in je externe agenda gemist worden. We laten je zien hoe je je Outlook-agenda kunt integreren in je monday.com-workflow, zodat je al je taken op één plek (of beide) kunt zien!

Belangrijke opmerkingen voordat u begint

Voordat u begint, zijn er een paar details waar u rekening mee moet houden:

1. Om deze combinatie te kunnen gebruiken, heeft u een Microsoft 365 Business Premium-licentie nodig. Indien u niet over een dergelijke licentie beschikt, krijgt u een foutmelding bij het opzetten van de integratie.
2. Deze integratie werkt alleen als u een online Microsoft Exchange-e-mailaccount hebt en geen lokaal account. Bezoek deze website om te controleren welk type postzak u heeft. Als u verbinding kunt maken, heeft u een online Exchange-account. Als u echter geen verbinding kunt maken en een foutmelding krijgt, heeft u geen online Exchange-account en kunt u deze combinatie niet gebruiken.

Tweerichtingssynchronisatie met de Outlook-agenda

Er zijn twee manieren om je monday.com-account te koppelen aan je Outlook-agenda. Eerst bekijken we hoe u een tweerichtingssynchronisatie kunt maken. Tweerichtingssynchronisatie importeert tegelijkertijd de evenementen uit de Outlook-agenda naar monday.com en exporteert de items van monday.com naar de Outlook-agenda.

Stap 1: Voeg een datumkolom toe en vind de combinatierecepten

Zorg er eerst voor dat je bord een kolom heeft Datumkolom :

Zodra u al uw gegevens in een datumkolom heeft ingevoerd, bent u klaar om uw combinatie in te stellen!

Om de tweerichtingssynchronisatie van uw Outlook-agenda te starten, klikt u op de knop ‘Integreren’ bovenaan uw dashboard. Vanuit het Integratiecentrum selecteert u de Outlook-agenda-integratie als volgt:

Daar vindt u drie verschillende recepten voor Outlook-integratie. Je moet twee recepten aan je bord toevoegen om de tweerichtingssynchronisatie te laten werken:

• Eén die een Outlook-agenda-evenement maakt op basis van een actie op monday.com
• Eén die een item op monday.com maakt op basis van een nieuwe gebeurtenis in de Outlook-agenda

Hoe u dit kunt doen, zullen we later in dit artikel leren.

Stap 2: Voeg het eerste recept toe

Zodra je de recepten hebt gevonden, is het tijd om de gewenste recepten aan je bord toe te voegen!

Begin met het kiezen van een recept waarmee een Outlook-agenda-afspraak wordt gemaakt op basis van een item in uw agenda (een van de twee hieronder rood gemarkeerd) en volg vervolgens de stappen op het scherm om uw Outlook-account te verbinden.

Stap 3: Voer het eerste recept in

Zodra u uw account heeft gekoppeld, wordt u naar het door u geselecteerde recept geleid.

Klik daar op de gestippelde velden in het recept om ze in te stellen. In ons voorbeeld hieronder hebben we het veld ‘Gebeurtenis’ geselecteerd om in kaart te brengen hoe de gebeurtenis in de Outlook-agenda eruit zal zien volgens de kolomwaarden in onze tabel.

Wanneer in dit voorbeeld een nieuw item wordt aangemaakt of bijgewerkt in onze agenda, wordt er een evenement aangemaakt in de Outlook-agenda met de duur van het evenement op basis van de start- en einddatum van het item. De naam van het evenement wordt de naam van het item en de beschrijving van de gebeurtenis zijn de status die het item weergeeft.

Opmerking: om dit combinatierecept te laten werken, moet u een tijd toevoegen aan de begin- en einddatumkolommen van het item in uw agenda.

Stap 4: Voeg het tweede recept toe en stel het in

Nu u het eerste recept hebt voltooid waarmee een evenement in uw Outlook-agenda wordt gemaakt op basis van een item in uw agenda, is het tijd om het tweede recept toe te voegen waarmee een item in uw agenda wordt gemaakt op basis van een nieuw evenement in uw Outlook-agenda zodat tweerichtingssynchronisatie kan worden uitgevoerd.

Klik om nog een integratie toe te voegen en zorg ervoor dat u het Outlook-agenda-integratierecept selecteert met de tekst “Wanneer een gebeurtenis wordt gemaakt in de Outlook-agenda, maak dan een item en synchroniseer toekomstige wijzigingen vanuit de Outlook-agenda.”

Selecteer deze keer het veld “Item” en breng in kaart hoe u een nieuw item in uw agenda wilt maken op basis van de Outlook-agenda-evenementen die zullen worden toegevoegd!

Stap 5: Zie hoe de magie gebeurt!

Als u twee recepten voor Outlook-agenda-integratie hebt ingesteld, zou u volledige tweerichtingssynchronisatie moeten hebben! Nu zal elk nieuw item dat wordt aangemaakt of toegewezen aan een specifieke persoon verschijnen als een evenement in de verbonden agenda en elk nieuw evenement in de agenda zal worden gevuld als een item in uw agenda.

Integratie van Outlook-kalenderkolommen

• titel
• begintijd
• eindtijd
• deelnemers
• Beschrijving

Toon datums van monday.com in uw Outlook-agenda

De tweede optie die u heeft om uw agenda te integreren met de Outlook-agenda is via eenrichtingssynchronisatie , waarmee u de datums uit uw agenda rechtstreeks in uw agenda kunt weergeven. De volgende gedetailleerde instructies kunnen worden gebruikt om eenrichtingssynchronisatie voor uw account in te stellen.

Stap 1

Zorg er eerst voor dat je bord een kolom heeft Datumkolom :

of de kolom Tijdlijn:

Zodra u al uw gegevens in een datum- of tijdlijnkolom heeft ingevoerd, bent u klaar om uw agenda te synchroniseren!

Stap 2

Klik op het menu met drie stippen rechts van de datumkolomkop of tijdlijn, klik op ‘Instellingen’ en vervolgens op ‘Datumkolom aanpassen’. Klik vervolgens op de knop ‘Synchroniseren’ naast ‘Andere agenda’s’. Op deze manier kunnen we elke webgebaseerde agenda toevoegen die we buiten monday.com gebruiken.

Stap 3

Het volgende venster wordt geopend, waarin we kunnen kiezen of we alleen “de aan mij toegewezen items” of “alle items op dit bord” willen synchroniseren. Zodra we een optie hebben geselecteerd, klikken we eenvoudigweg op “Synchroniseren”!

Stap 4

Nu hebben we een URL aangemaakt die we kunnen gebruiken in onze Outlook-agenda. We kopiëren deze link en gaan naar Outlook.

Voeg een agenda toe aan Outlook

Stap 5

In de Outlook-agenda selecteert u eerst het kalenderpictogram linksonder in het scherm.

Vervolgens gaan we naar het tabblad “Organisatie”:

Van daaruit navigeert u naar de knop ‘Nieuwe agenda’ linksboven in het Outlook-venster. Klik op de knop:

Stap 6

Er wordt een venster geopend waarin we de link kunnen plakken die we in stap 4 van monday.com hebben gekopieerd.

Let op: De kalender wordt samengevoegd als een nieuwe kalender(U kunt de naam wijzigen in de linkerbalk). Om een ​​beter zicht op de kalender te krijgen, kunt u op de pijl links van de kalendernaam klikken om beide borden in dezelfde weergave te zien, zoals hieronder weergegeven:

En dat is alles! Nu kunnen we al onze taken op monday.com zien, samen met onze taken in Outlook.

De frequentie van synchronisatie met de Outlook-agenda

Hoewel Microsoft bevestigt dat wanneer u zich abonneert op een agenda, uw Outlook-agenda automatisch wordt bijgewerkt wanneer de geabonneerde agenda wordt bijgewerkt, kan deze automatische update meer dan 24 uur duren. Dat wil zeggen dat het meer dan 24 uur kan duren voordat Microsoft de updates op monday.com automatisch vernieuwt en weergeeft die op uw board zijn aangebracht.

Nu is er geen optie om de automatische updatefrequentie te regelen. Aangezien dit wordt gedaan in de instellingen aan de kant van Microsoft, kunt u contact opnemen met Microsoft als u geïnteresseerd bent in het verkennen van alternatieve oplossingen.

U kunt meer informatie vinden over het abonneren op een agenda vanuit Outlook op de ondersteuningssite van Microsoft .

Meldingen instellen

Zodra u uw tijdlijn- of datumkolommen met de externe kalender hebt geïntegreerd, kunt u eenvoudig waarschuwingen instellen voor aanstaande itemdeadlines. Op die manier verschijnen de meldingen zelfs als je monday.com-account niet geopend is!

Het enige wat je hoeft te doen is herinneringen instellen vanuit je externe agenda, en je krijgt al je monday.com-itemherinneringen ook in de externe agenda!