Als monday.com-beheerder is het van essentieel belang dat u de gebruikers in uw account snel en eenvoudig kunt beheren om ervoor te zorgen dat uw account optimaal georganiseerd is en functioneert. Daarom is het gebruikerstabblad in het beheerdersgedeelte van uw account geüpgraded met een nieuw gebruikersbeheergebied!

Lees hieronder om er alles over te leren.

hoe je het kunt vinden

Om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheergedeelte klikt u op uw profielfoto en selecteert u Beheren . Klik in het beheerdersgedeelte van uw account aan de linkerkant op Gebruikers .

Whoop! Hiermee gaat u naar het nieuwe gebruikersbeheergebied waar u alle onderstaande acties in dit artikel kunt uitvoeren.

Gebruikersfiltering

Of u nu de details van een bepaalde gebruiker wilt beheren, alleen gasten wilt weergeven, een lijst met in behandeling zijnde gebruikers wilt weergeven of meer, wellicht wilt u de gebruikers filteren die worden weergegeven in het gebruikersbeheergebied. Dit zal vooral belangrijk zijn naarmate u meer gebruikers op uw account heeft!

Om het gebruikersbeheergebied te filteren, kunt u de zoekbalk gebruiken om een ​​gebruiker te zoeken of op de filterknop klikken om te filteren op gebruikerstype of status.

Een gebruiker afsluiten of opnieuw opstarten

Het kan handig zijn om een ​​gebruiker uit uw account uit te schakelen als een teamlid het team heeft verlaten, of als u per ongeluk een dubbele gebruiker in het account heeft met verschillende e-mailadressen die eraan zijn gekoppeld!
Om een ​​gebruiker in uw account uit te schakelen, zoekt u de gewenste gebruiker en klikt u op het menu met drie stippen aan de rechterkant. Selecteer Gebruiker uitschakelen in het menu dat verschijnt.

Zodra je op Gebruiker verwijderen hebt geklikt, zoals hierboven weergegeven, heeft de geannuleerde gebruiker geen toegang meer tot het monday.com-account waar hij eerder deel van uitmaakte.

Het is belangrijk op te merken dat het uitschakelen van een gebruiker alle automatiseringen en integraties die hij heeft gemaakt, uitschakelt. U kunt echter het eigendom van automatiseringen overdragen aan actieve teamleden om automatiseringen in gedachten te houden!

Als u een gebruiker met actieve automatiseringen in zijn account probeert uit te schakelen, verschijnt het volgende scherm waarin u een nieuw eigendom voor zijn automatiseringen kunt kiezen:

Wat gebeurt er met geannuleerde teamleden?

Houd rekening met het volgende zodra een teamlid is beëindigd:

• Geannuleerde gebruikers worden grijs weergegeven en als inactief gezien, maar blijven gekoppeld aan de taken waaraan ze zijn gekoppeld en gepubliceerde updates worden voor de items opgeslagen:

• Privé- en gedeelde borden worden ontoegankelijk als de gebruiker de enige eigenaar van het bord was. De accountmanager kan het eigendom van het bord overdragen binnen het beheergedeelte, zoals hier weergegeven, om toegang te krijgen tot de borden.
• Masterborden blijven toegankelijk en de accountmanager kan het eigendom claimen via het abonneedialoogvenster of het beheerdersgedeelte dat hierboven is uitgelegd.
• Automatiseringen en integraties die door de geannuleerde gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. De accountmanager kan het eigendom van de automatisering overdragen binnen het beheergedeelte, zoals hier weergegeven.
• Ruimtes aangemaakt door een geannuleerde gebruiker blijven actief. De accountmanager kan het eigendom van de ruimte claimen via de ruimtespagina.

Om een ​​gedeactiveerde gebruiker opnieuw te activeren, kunt u filteren op de status van de gebruiker om alleen de inactieve gebruikers weer te geven, of u kunt de zoekbalk gebruiken om de gedeactiveerde gebruiker te lokaliseren.

Van daaruit klikt u op het menu met drie stippen aan de rechterkant en klikt u op Gebruiker inschakelen .

Een gebruiker definitief verwijderen

Als u de gegevens van een gebruiker permanent wilt verwijderen, moet die gebruiker eerst worden uitgeschakeld. Nadat het is geannuleerd, volgt u dezelfde stappen hierboven om alleen de inactieve gebruikers te bekijken of naar de relevante gebruiker te zoeken. Klik vanuit het besturingselement op het menu met drie stippen rechts van zijn naam en klik op Gebruikersgegevens verwijderen .

Nadat u op Gebruikersinformatie verwijderen heeft geklikt, verschijnt er een pop-upscherm waarin u kunt bevestigen of u wilt dat deze gebruiker volledig uit uw account wordt verwijderd en kunt bewerken hoe de gebruikersnaam in uw account zal verschijnen nadat deze is verwijderd. Als u wilt doorgaan, klikt u op de knop Lid verwijderen .

Wat gebeurt er met volledig verwijderde gebruikers?

Het is belangrijk op te merken dat verwijderde gebruikers niet kunnen worden hersteld. Dit betekent dat, zelfs als dezelfde gebruiker opnieuw wordt toegevoegd aan het account met hetzelfde e-mailadres nadat hij volledig uit het account is verwijderd, er geen verband zal bestaan ​​tussen de informatie van de verwijderde gebruiker en de nieuwe.

Houd echter rekening met het volgende zodra een gebruiker volledig is verwijderd:

• De gegevens van de verwijderde gebruiker (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, rol, enz.) worden volledig uit het account verwijderd. De inhoud die ze hebben gemaakt, zoals boards, artikelen en updates die ze hebben geschreven, blijft echter anoniem in het account .
• Waar het pictogram van die gebruiker ook verschijnt (bijvoorbeeld wanneer het aan een item is gekoppeld, in een update die zij hebben gepost, in het ‘laatst gezien’-pictogram bovenaan het bord, enz.), wordt een algemeen pictogram in grijs weergegeven (zoals weergegeven in onderstaande afbeelding).
• Bovendien zal de naam van deze gebruiker, waar deze ook verschijnt (bijvoorbeeld wanneer u over zijn pictogram beweegt in de kolom Mensen, in een update die hij heeft gepost of waar hij is uitgenodigd, enz.), verschijnen als ‘verwijderde gebruiker’, tenzij u zijn naam configureert. anders weergeven.

• Als de verwijderde gebruiker eigenaar was van een bord, wordt zijn/haar eigendom verwijderd zodra hij of zij is verwijderd. Hoe je het eigendom van een bord kunt claimen of overdragen, lees je hier.
• Alle automatiseringen die door deze gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. Om de automatiseringen van die gebruiker opnieuw te activeren, moet het eigendom van de automatiseringen van die gebruiker worden overgedragen aan een actieve gebruiker. Hoe je dat doet, lees je hier.

Hoe u het gebruikerstype kunt wijzigen

Om het gebruikerstype (ook wel ‘rol’ genoemd) te wijzigen, zoekt u de gebruiker op en klikt u op het huidige gebruikerstype rechts van de naam onder de kolom Gebruikersrol . Selecteer in het menu dat verschijnt het type gebruiker (beheerder, lid, kijker of gast) of aangepaste rol waarnaar u deze wilt wijzigen.

Bezoek dit artikel om alles te lezen over de verschillende gebruikerstypen die we aanbieden.

Beheer van de accountafdeling

Als uw organisatie is opgedeeld in verschillende omzetgroepen, kunt u nu eenvoudig de afdelingen die u in het bedrijf heeft toevoegen en vervolgens elke gebruiker aan de betreffende afdeling toewijzen. Met deze functie is het nog nooit zo eenvoudig geweest om uw account overzichtelijk te houden en de uitsplitsing van elke afdeling op basis van het aantal gebruikers te begrijpen!

Om een ​​nieuwe klas aan te maken, klikt u op het tabblad Klassen in het gebruikersbeheergebied en klikt u vervolgens op de blauwe knop Klasse toevoegen . Vervolgens hoeft u alleen maar de nieuw toegevoegde klasse een andere naam te geven en u bent klaar om te gaan.

Nadat u klassen heeft toegevoegd, is het tijd om de relevante gebruikers toe te wijzen! Ga gewoon terug naar het tabblad Gebruikers en zoek de juiste gebruiker. Klik onder de kolom Klasse op het vervolgkeuzemenu en selecteer de specifieke klas die u eraan wilt toewijzen, zoals hieronder weergegeven.

In de kolom Afdelingen kunt u ook aan elke afdeling een bepaald aantal plaatsen toekennen. בכך, יהיה קל לדעת כמה מקומות שמורים יש לכל מחלקה, וכמה ישנו מקומות פנויים, ואתה יכול גם לראות באגוז אם מחלקה משתמשת ביותר או פחות מקומות מהמתוכנן.

Om een ​​aantal plaatsen voor een afdeling te reserveren, klikt u op het tabblad Afdelingen van het gebruikersbeheergebied en bewerkt u het aantal rechts van een bepaalde afdeling onder de kolom gereserveerde plaatsen . Elke keer dat u een klas aan iemand toewijst, wordt het nummer afgetrokken van de gereserveerde slots die u heeft ingesteld!

Gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit Mitswa

Vanuit de kolom Teams binnen het gebruikersbeheergebied kunt u eenvoudig de teams zien en beheren waar elke gebruiker deel van uitmaakt!

Om een ​​gebruiker aan een team toe te voegen, klikt u eenvoudig op de kolom Teams en selecteert u vervolgens een team (of meerdere!) waaraan u die gebruiker wilt toevoegen. Omgekeerd kunt u een gebruiker uit een team verwijderen door op de kolom Teams te klikken en vervolgens op de ” x ” rechts van het team te klikken waar hij of zij al lid van is.

Wijzigingen doorvoeren voor meerdere gebruikers tegelijk

Als u het gebruikerstype van meerdere mensen tegelijk wilt bewerken, vinkt u eerst het vakje links van hun naam aan. Gebruik vervolgens het paneel onder aan het scherm om het gebruikerstype (admin, lid, gast, kijker) of status (aan, uit) van de geselecteerde gebruikers te wijzigen.

Op dezelfde manier kunt u, om meerdere gebruikers tegelijk aan een team toe te voegen of te verwijderen, eenvoudigweg het vakje links van de gebruikersnamen selecteren en vervolgens onderaan op Teams beheren klikken. Van daaruit selecteert u het team waaraan u gebruikers wilt toevoegen of verwijderen, waarna de wijziging voor alle geselecteerde gebruikers wordt doorgevoerd!

Wanneer u het gebruikerstype/de status van meerdere mensen tegelijk wijzigt, zijn er een paar belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden. Lees hieronder voor meer informatie. ⬇️

Bij het wijzigen van het gebruikerstype worden de volgende bewerkingen niet ondersteund:

• Wijzig gebruiker in gast als de gebruiker hetzelfde e-maildomein heeft als de rest van het account.
• Een gebruiker wijzigen in een gast als het e-maildomein van de gebruiker op de zwarte lijst staat voor gastdomeinen, of niet op de witte lijst staat. Hier kunt u er meer over lezen.
• Beheerder wijzigen in een niet-beheerdersgebruiker van een gebruiker waaraan SCIM-tokens zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen.

Bij het wijzigen van de gebruikersstatus worden de volgende acties niet ondersteund:

• Het wijzigen van de status van een gebruiker terwijl deze nog aan het wachten is (zijn bestelling nog niet heeft ontvangen).
• Een manager afsluiten waaraan SCIM-tokens zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen.

Algemene zaken om op te merken:

• U kunt uzelf niet betrekken bij aanvullende acties.
• U kunt het gebruikerstype of de status van maximaal 200 gebruikers kiezen en wijzigen. Met de knop “alles selecteren” worden de eerste 200 gebruikers geselecteerd die in de tabel verschijnen.

Het e-mailadres van een gebruiker wijzigen

Als u beheerder van uw account bent, kunt u nu eenvoudig het e-mailadres van een andere gebruiker rechtstreeks vanuit het gebruikersbeheergebied bewerken! Klik hiervoor eenvoudig op het menu met drie stippen rechts van de gebruikersnaam en klik op E-mailadres bewerken :

Voer in de pop-up die u krijgt het nieuwe e-mailadres van de gebruiker in en klik op E-mailadres wijzigen om door te gaan:

Zodra dit is voltooid, ontvangt de gebruiker een bevestigingsmail op het nieuw ingevoerde adres, die hij binnen drie dagen moet bevestigen om de wijziging te voltooien. Als een gebruiker het e-mailadres niet binnen drie dagen bevestigt, verandert zijn of haar adres niet in je monday.com-account.

Als u volledig van gebruiker wilt wisselen met iemand anders, kunt u eerst het e-mailadres wijzigen zoals hierboven beschreven, vervolgens op de naam klikken en op Profiel bewerken klikken om de rest van de gegevens dienovereenkomstig te bewerken.

U kunt ook de e-maildomeinen van meerdere geselecteerde gebruikers tegelijkertijd massaal bewerken, zodat u ze eenvoudig en efficiënt kunt wijzigen in het domein dat u wilt dat ze zijn!

Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het kleine vakje links van de gewenste namen en selecteert u een e-maildomein uit het geselecteerde paneel dat onderaan het scherm verschijnt. Voer vervolgens het nieuwe e-maildomein in en klik op E-maildomein wijzigen . Eindelijk, nadat de gebruikers deze wijziging hebben goedgekeurd, kunt u aan de slag!

Massale conversie van gebruikers-e-mail vanuit een CSV-bestand

Wilt u de e-mailadressen van veel van de gebruikers in uw account in één keer wijzigen? Heeft u een CSV-bestand met de vereiste wijzigingen bij de hand? Zo ja, dan heeft u geluk! bestand met de vereiste wijzigingen.

Om aan de slag te gaan, klikt u op het menu met drie stippen rechtsboven in het gebruikersbeheergebied en selecteert u Gegevens importeren uit een CSV-bestand . Klik vervolgens op de blauwe knop Uploaden of sleep het CSV-bestand van uw computer naar het scherm dat verschijnt.

Nadat u uw CSV-bestand heeft geüpload, selecteert u eenvoudig de kolom uit uw CSV-bestand die het huidige e-mailadres bevat van de gebruikers in uw account. Selecteer vervolgens de kolom uit uw CSV-bestand die verwijst naar de e-mailadressen van het gewenste nieuws verander de oude in. Als u klaar bent, klikt u op Importeren starten en u bent klaar om aan de slag te gaan!

Het profiel van een gebruiker bewerken

Als beheerder van het account heeft u ook de mogelijkheid om een ​​deel van de informatie van het profiel van een andere gebruiker te bewerken. Om dit te doen, hoeft u alleen maar de gebruiker te lokaliseren en zijn of haar profielfoto te selecteren. Klik vervolgens op Profiel bewerken als volgt:

Als u hier op het tabblad Berichten klikt, kunt u de berichtinstellingen van deze gebruiker bewerken.

Bekijk de laatste activiteitsdatum van de gebruiker

Om eenvoudig te begrijpen wanneer elke gebruiker voor het laatst actief was in uw account, controleert u de kolom Laatst actief in het gebruikersbeheeralarm! Als u de muisaanwijzer op Recent actief plaatst, ziet u twee kleine pijlen verschijnen waarmee u de lijst met gebruikers kunt sorteren op hun laatste actieve datum, in oplopende of aflopende volgorde.

U hoeft niet meer te raden wanneer elke gebruiker toegang krijgt tot uw account, omdat u deze informatie nu rechtstreeks in het gebruikersbeheeralarm kunt zien.

Exporteer gebruikersinformatie naar een CSV-bestand

Wilt u de volledige lijst met gebruikers van uw account downloaden naar Excel of CSV, inclusief de informatie die is ingevoerd in hun monday.com-profiel? Als dit het geval is, kunt u dit doen door op de knop met de drie stippen naast de tijdknop te klikken en vervolgens CSV downloaden te selecteren in de vervolgkeuzelijst.