State Change Automation Recepten zijn een geweldig hulpmiddel! Hiermee kunt u een statuswijziging gebruiken om een actie te initiëren. De actie kan bestaan uit het wijzigen van een datum, het waarschuwen van uw team, het verplaatsen van een item tussen groepen of borden, of zelfs het wijzigen naar een andere statuskolom.
Welke actie u ook kiest, deze recepten automatiseren uw workflow en verminderen de handmatige handelingen die u moet uitvoeren om uw werk onder controle te houden.
Hoe automatisering in te stellen
Om het relevante recept voor statuswijzigingen aan uw workflow toe te voegen, moet u eerst onze automatiseringswinkel bezoeken. Je krijgt toegang tot de winkel door bovenaan je bord op de knop ‘Automatiseren’ te klikken:
Daar kunt u kiezen uit onze verschillende recepten en de statuswijzigingsautomatisering configureren die uw workflow ondersteunt:
[note_box]
Tip: Bij het kiezen van een automatiseringsrecept is het belangrijk om na te gaan hoe deze aansluit bij de rest van uw processen. Soms kan een kleine verandering veel tijd besparen!
[/note_box]
Kolommen worden ondersteund
Recepten voor statuswijzigingen kunnen nu wijzigingen aanbrengen in het volgende:
- datum
- tijdlijn
- status
- mensen
- Tijdregistratie
- tijd
- deel updates
- Nummers
Ons team onderzoekt de mogelijkheid om flexibiliteit toe te voegen met extra kolomtypen, zoals spiegel- en houten kolommen. Blijf op de hoogte van deze ontwikkelingen.
Gebruiksgevallen
1. Wanneer de situatie ergens in verandert, maak dan een nieuw bord aan en breng iemand op de hoogte.
Dit is een handig recept voor het bouwen van een complexe workflow. Als u bijvoorbeeld een bord op hoog niveau maakt waarop u transacties beheert en elke transactie tot een nieuw project leidt, kunt u met dit recept een sjabloon gebruiken om automatisch een nieuw bord te maken wanneer de transactie wordt gesloten. Elke keer dat een status verandert om aan uw criteria te voldoen (bijvoorbeeld wanneer de status “gesloten deal” is), wordt er een nieuw bord gemaakt op basis van de sjabloon die u hebt geselecteerd.
Om dit recept goed te gebruiken, moet u eerst uw sjabloon maken. U kunt vervolgens de sjabloon selecteren wanneer u het recept maakt. Ik koos bijvoorbeeld de sjabloon die ik “Projectsjabloon” noemde:
2. Wanneer de situatie ergens in verandert, begin dan met het bijhouden van de tijd. Als het in iets anders verandert, stop dan.
Als u medewerkers in uw team heeft die per uur werken, kan dit een geweldige manier zijn om hun tijd bij te houden. In het volgende voorbeeld luidt het recept: “Als de status verandert naar Aan de klok, begin dan met het bijhouden van de tijd. Wanneer de status verandert naar Uit de klok, stop dan.”
3. Wanneer de situatie verandert, verschuift u de vervaldatum met bepaalde dagen.
We zien dit recept vaak gebruikt wanneer een statuswijziging aangeeft dat een datum op het bord moet veranderen. Bijvoorbeeld als je een bestuur hebt dat vergaderingen plant. Als het vergaderlabel wordt gewijzigd in Uitgesteld, moet de vergaderdatum met 5 dagen worden uitgesteld. Met dit recept kunt u de wijziging automatisch doorvoeren.
In dit recept kunt u de vervaldatums met dagen, weken of maanden verschuiven op basis van een eenvoudige statuswijziging:
4. Wanneer een getal hoger is dan een bepaalde waarde, verander dan de status in iets. En ook als de situatie ergens in verandert, laat het dan aan iemand weten.
Dit is een geweldige combinatie om te gebruiken bij voorraadbeheer. U kunt bijvoorbeeld een statuslabel instellen met de tekst ‘Lage voorraad’. Vervolgens kunt u het recept wijzigen in ‘wanneer het getal kleiner is dan de waarde’ in plaats van ‘groter dan’. Wanneer het aantal in de getalkolom onder de ingestelde waarde zakt, verandert het label in “Lage voorraad”.
Een label ‘lage voorraad’ zal vervolgens een waarschuwing activeren voor de persoon die de voorraad beheert, zodat hij/zij weet dat hij/zij meer moet kopen.
5. Wijzig de status wanneer een persoon wordt benoemd
Deze automatisering is een geweldige manier om je bord bij te werken via de statuskolom om aan te geven wanneer een persoon aan een item is toegewezen. Vanuit het Automation Center kunt u het volgende recept maken:
[note_box]
Opmerking: Wanneer u automatisering instelt die is gebaseerd op een statuswijziging, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de statussen op een duidelijke en begrijpelijke manier voor het hele team worden gedefinieerd. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de automatisering goed werkt.
[/note_box]
Aangepaste recepten
Als u het recept dat u zoekt niet kunt vinden in het statuswijzigingsgedeelte van de automatiseringswinkel, bekijk dan onze aangepaste automatiseringen. Met deze tool kunt u een verscheidenheid aan recepten samenstellen voor verschillende toepassingen.
Als u vragen heeft, kunt u hier contact opnemen met ons team. Wij zijn 24/7 bereikbaar en helpen u graag verder.
