Tip: Als je merkt dat je vergeet je planning bij te werken, probeer dan automatische herinneringen in te stellen op je telefoon of gebruik een app voor taakbeheer zoals Todoist of Trello. Dit kan je helpen georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat je niets belangrijks mist!

In dit artikel delen we enkele tips en ideeën voor het maken van terugkerende taken die uw workflow soepeler zullen maken!

Maak elke periode een nieuwe groep

In ons kleine zeepbedrijf gebruiken we het volgende schema om elke maand alle voorraadbestellingen van onze winkel bij te houden.

Elke keer dat een winkel nieuwe voorraad van een product nodig heeft, vragen ze via dit bord het product en de hoeveelheid op, en dan kunnen we aan het eind van de maand de cijfers optellen om te zien hoeveel we in de fabriek moeten verdienen!

Omdat de groepen in onze tabel elke maand met bestellingen vertegenwoordigen, moeten we aan het begin van elke nieuwe maand een nieuwe groep aanmaken. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe groep elke maand automatisch wordt aangemaakt, hebben we gebruik gemaakt van terugkerende automatisering.

Om dit te doen, begint u door op het automatiseringscentrum te klikken en uw persoonlijke automatisering op te bouwen. Maak van daaruit een automatisering met de tekst ‘Maak voor elke periode een groep’:

Pas nu gewoon de sjabloon aan zoals we hieronder hebben gedaan. Je kunt kiezen hoe vaak een nieuwe groep wordt aangemaakt, wat de naam ervan wordt en hoe laat deze precies wordt gemaakt!

Maak elke periode een nieuw item

Op dezelfde manier kunt u terugkerende automatisering gebruiken om één item (of taak) te maken dat zo nu en dan moet worden herhaald, afhankelijk van het door u gewenste tempo.

In ons voorbeeld van een zeepbedrijf beheren we het onderstaande storyboard om al onze dagelijkse taken bij te houden. In dit geval hebben we elke dag een vergadering die belangrijk is om ervoor te zorgen dat deze op tijd aan onze agenda wordt toegevoegd.

Om ervoor te zorgen dat we elke dag een nieuw item hebben voor onze dagelijkse vergadering, hebben we de onderstaande automatisering opgezet. Nu wordt er elke ochtend om 10:00 uur automatisch een nieuw item met de naam “Dagvergadering” gegenereerd om ervoor te zorgen dat het niet verloren gaat!

Tip: Probeer de app Terugkerende taken te gebruiken voor een andere manier om eenvoudig terugkerende taken te maken!

Breng uw team op elk gewenst moment op de hoogte

We hebben gemerkt dat ons verkoopteam aan het begin van de week vergeet de winkels aan te vullen en we willen niet dat onze klanten lege schappen zien. Om dit probleem op te lossen, hebben we deze automatiseringssjabloon toegevoegd:

We hebben de automatisering aangepast zodat het hele verkoopteam elke maandagochtend om 9.00 uur op de hoogte wordt gesteld met de boodschap “Herinnering om de schappen te bevoorraden!”. Nu kunnen we elke week beginnen met een volle en tevreden winkel.

Tip: We kunnen deze automatisering gebruiken om iedereen op de hoogte te stellen van wat dan ook. We kunnen het bijvoorbeeld gebruiken om al ons personeel eraan te herinneren aan het einde van elke maand de gewerkte uren in ons grootboek in te vullen.

Dupliceer een groep in elke tijdsperiode

Bij zeepbedrijf Thorn & Thistle brengen we elke maand een nieuw product uit. Elke keer dat we dit doen, volgen we dezelfde workflow, die we volgen met behulp van het bord “Productrelease”. Elke groep op dit bord is een ander nieuw product en de items in elke groep zijn de verschillende gebeurtenissen die verband houden met de release ervan. In plaats van elk item te herschrijven telkens wanneer een nieuw product wordt uitgebracht, gebruiken we automatisering om de groep te dupliceren.

Het enige wat we hoeven te doen is de onderstaande automatisering in te stellen. We hebben ervoor gekozen om de groep elke maand op de eerste dag van de maand om 9.00 uur te dupliceren, zodat we onze groep dienovereenkomstig kunnen hernoemen en aan het begin van elke nieuwe maand aan onze nieuwe productrelease kunnen werken.

Omdat onze groep net als de originele groep “gekonfijte appelspray” is gemaakt, willen we alle gegevens wissen met behulp van groepsacties.

Eerst zullen we de naam en kleur van onze nieuwe groep veranderen. Daarna plaatsen we de cursor aan de linkerkant van elk item om elk item in de groep te selecteren. Nu hoeven we alleen nog maar elke kolom opnieuw in te stellen, zoals hieronder weergegeven:

Tijdgebaseerde automatiseringen

Je vraagt ​​je misschien af ​​hoe de tijdgebaseerde automatiseringen werken. Bijvoorbeeld in het veld ‘Datum’ in de volgende notatie: ‘Als de datum aanbreekt, breng dan iemand op de hoogte.’

Dezelfde tijdgebaseerde automatisering zal op verschillende tijdstippen worden uitgevoerd voor verschillende gebruikers als ze verschillende tijdzones hebben ingesteld in hun taakinstellingen.

Als de ‘wanneer’ in uw bovenstaande sjabloon is ingesteld op 09.00 uur, ontvangen gebruikers in New York een waarschuwing om 09.00 uur Eastern Winter Time (EST), en ontvangen gebruikers in Tel Aviv een waarschuwing om 09.00 uur Israëlische zomertijd (IDT). ).

Tijdgebaseerde automatiseringen werken volgens de tijdzone van uw lokale computer. Als uw tijdzone-instellingen onder uw persoonlijke profiel sterk afwijken van uw lokale tijdzone (meer dan een paar uur), kan er een probleem optreden.

Als dit voor jou het geval is en het belangrijk is dat deze twee instellingen verschillend zijn, neem dan hier contact op met ons supportteam.

Opmerking: als u een sjabloon gebruikt met de tekst “Als de datum verstrijkt…”, vindt de automatisering plaats om middernacht van die dag.