Heb je boards op monday.com die afzonderlijke projecten en taken organiseren, maar toch gerelateerde informatie bevatten?

Met automatiseringssjablonen voor meerdere panelen kunnen uw lijsten (panelen) samenwerken doordat een actie in het ene paneel een actie in een compleet ander paneel activeert. Veel van deze sjablonen koppelen ook verbonden items tussen de panelen. Deze automatiseringssjablonen voegen een nieuwe samenwerkingslaag toe aan uw team en zorgen ervoor dat gerelateerde projecten soepel en efficiënt kunnen worden beheerd.

Hoe aangepaste automatisering toe te voegen

Automatiseringen op maat maken het mogelijk om nieuwe combinaties van automatiseringen te creëren, aangepast aan de behoeften van uw team en perfect aansluitend op uw specifieke werkproces.

Om een ​​aangepast automatiseringssjabloon tussen borden aan uw workflow toe te voegen, moet u eerst onze automatiseringswinkel bovenaan uw bord bezoeken:

Daar kunt u de optie “Een aangepaste automatisering maken” selecteren:

Kies uw trigger. Een trigger kan een kolom van je bord zijn (zoals status, persoon, datum, enz.) of een actie die op je bord plaatsvindt (zoals een item gemaakt, een item verplaatst naar een groep, enz.). Selecteer bijvoorbeeld ‘wanneer de status ergens in verandert’. In ons bord wordt de kolom “Heb je het geprobeerd?” gebruikt. en met het label “Ja”.

Vervolgens selecteren we de acties die zullen worden uitgevoerd als gevolg van de geselecteerde trigger. Om een ​​automatiseringssjabloon tussen de panelen aan te maken, selecteert u eerst het sjabloonblok “Een item in het paneel maken en panelen koppelen”:

Laten we nu het blok ‘Paneelitem maken en panelen koppelen’ bouwen!

De stappen om deze aangepaste automatisering in te stellen zijn:

1. Selecteer het bord waarop u het nieuwe item wilt maken. In dit geval moeten we een nieuw item maken in de sectie “Ik heb het geprobeerd!” Om bij te houden welke restaurants we hebben geprobeerd.
2. We zullen de informatie van het item (of restaurant) dat we hebben geprobeerd op het bord Lokale lunchplekken koppelen aan het nieuwe bord dat we zullen maken in het Probeer het!
3. We selecteren het paneel waarin we het verband tussen deze twee items willen weergeven.
4. Vervolgens selecteren we de kolom waarin we deze verbinding presenteren. Als je nog geen Connect Boards-kolom op je bord hebt, kun je er een aanmaken tijdens het instellen van dit sjabloon door op “Nieuwe kolom toevoegen” te klikken.
5. Klik op ‘Automatisering maken’ om te voltooien.

En dat is het! Zo ziet deze aangepaste automatisering er in actie uit:

Een automatiseringssjabloon toevoegen

Om de juiste sjabloon tussen borden aan uw workflow toe te voegen, moet u eerst ons Automatiseringscentrum bovenaan uw bord bezoeken:

Daar kunt u kiezen uit onze verscheidenheid aan templates en de automatisering tussen de borden installeren die uw werkproces ondersteunt. Probeer te zoeken naar ‘op een bord’ of ‘op een ander bord’ om gemakkelijk relevante sjablonen te vinden:

Zorg ervoor dat u naar beneden scrollt om meer automatiseringssjablonen op de borden te bekijken:

Er zijn veel opties om uit te kiezen!

Opmerking: Om tussen panelen toe te wijzen, moet de kolom die u wilt toewijzen in beide panelen bestaan. Bovendien zal de informatie in de updatessectie alleen bewegen bij gebruik van de automatiseringen ” verplaats item “, maar niet bij gebruik van de automatiseringen die nieuwe items creëren.

Kolomtoewijzing

Als de door u geselecteerde sjabloon een item aanmaakt of een item doorgeeft, heeft u de mogelijkheid om te definiëren welke informatie wordt doorgegeven aan het geselecteerde bord en waar die informatie zal verschijnen binnen de structuur van het geselecteerde bord. Dit heet mapping .

Opmerking: Als u items verplaatst die met apps van derden via een integratiekolom worden gesynchroniseerd, wordt de verbinding verbroken. Dit betekent dat wanneer dit item naar een ander bord wordt verplaatst, het niet langer verbonden is met de integratie die op het oorspronkelijke bord tot stand is gebracht.

Ongeacht of het een item of een subitem is dat wordt overgedragen, sommige gegevens worden niet overgedragen. De onderstaande kolomtypen worden als “statisch” beschouwd en worden momenteel niet ondersteund :

• afhankelijkheid
• Link naar het artikel
• Tijdregistratie

Bij het toewijzen van een item hebben statische kolommen geen blauw +-teken in het lege veld:

Opmerking: om kolomwaarden in kaart te brengen, moeten de toegewezen kolommen zich op het oorspronkelijke bord en het resulterende bord bevinden. Als u de kolom ziet die u wilt toewijzen, maar er geen blauw +-teken is, beweegt u de muis over het lege veld (bijvoorbeeld met de kolom Bestanden).

“Overeenkomende” patronen begrijpen

Als onderdeel van onze cross-board-automatiseringen hebben we verschillende sjablonen waarbij identieke gegevens tussen items in twee verschillende boards worden gecombineerd om ze met elkaar te verbinden. Om deze sjablonen te vinden, typt u gewoon “match” in het zoekveld in het automatiseringscentrum!

Deze sjablonen werken door identieke gegevens van twee afzonderlijke borden te identificeren, zoals gedefinieerd in het door u geselecteerde sjabloon, en vervolgens de items met elkaar te verbinden waar de gegevens overeenkomen met behulp van de kolom Borden verbinden.

Laten we hieronder leren hoe u dit kunt instellen!

Een “match”-sjabloon instellen

Als u wilt weten hoe u een ‘match’-sjabloon instelt, kunt u het volgende sjabloon gebruiken:

Wanneer de kolom verandert, koppelt u het item waarbij de nieuwe waarde overeenkomt met deze kolom in een andere tabel.

Met behulp van dit sjabloon willen we items van het ene bord aan het andere koppelen wanneer de medewerkers overeenkomen. Hiervoor hebben we eerst de kolom “Werkzaam” uit de huidige tabel geselecteerd. Vervolgens selecteerden we het tweede bord “Projecten op hoog niveau”, de kolom Connect Boards die we op het huidige bord hebben, en ten slotte de kolom “Projectmanagers” op het bord Projecten op hoog niveau waarvan het figuur zal worden gekoppeld.

Als een medewerker op het huidige bord nu verandert in dezelfde medewerker die al op een projectbord op hoog niveau staat, worden de twee items onmiddellijk met elkaar verbonden in de geselecteerde Connect Boards-kolom!

Ondersteunde kolomtypen voor ‘match’-sjablonen

• naam van het item
• Kolom Mensen
• Datumkolom
• Statuskolom
• Kolom met cijfers
• Tijdlijnkolom
• Koppelingskolom
• Telefoonkolom
• E-mail kolom
• Een tekstkolom
• prioriteit kolom
• Labelkolom

Goede richtlijnen voor het “fit”-sjabloon

Omdat de wedstrijdautomatiseringen zich in de bètafase bevinden, zijn er enkele goede richtlijnen en beperkingen waar u rekening mee moet houden. Deze sjablonen kunnen erg krachtig zijn, maar ze zijn nog steeds experimenteel! Op basis van de ervaringen van onze klanten kunt u het volgende overwegen:

Goede instructies

• Het wordt aanbevolen om niet meer dan twee wedstrijdautomatiseringssjablonen op één bord te gebruiken.
• Het is aan te raden om de automatisering van aanpassingen toe te voegen op het bord dat vaker wordt bijgewerkt en niet op het bord dat statischer blijft.
• Automatiseringen voor “Aanpassing” verbinden alleen het eerste item dat wordt aangepast in het aangewezen paneel.
• ‘Match’-automatiseringen kunnen slechts één matchvoorwaarde tegelijk ondersteunen.
• De kolomwaarden moeten hetzelfde zijn om overeen te komen; Het is hoofdlettergevoelig! Daarom is “Smith” niet geschikt voor “smith”
• De automatisering die gebruikmaakt van “verbonden kolommen wijzigen” wordt niet geactiveerd wanneer het aangesloten bord wordt aangesloten met behulp van “match”-automatisering en niet handmatig.

Beperkingen:

• Wedstrijdautomatiseringen bieden geen ondersteuning voor:

• • Dropdownmenukolom
  • sub-items

• Als ‘match’-automatisering is ingeschakeld voor 500 of meer items, kunt u enige onzekere functionaliteit ervaren. Dit wordt als normaal beschouwd voor automatisering van bètafasen.
• Als er geen initiële match was, zal de automatisering nog 5 keer proberen uit te voeren met tussenpozen van 50 seconden. Als er na 5 minuten geen match is, zal de automatisering niet opnieuw proberen te starten.

Als dit het geval is, kunt u proberen de automatisering opnieuw uit te voeren. Er is geen garantie dat de tweede poging ook succesvol zal zijn.

We staan ​​open voor uw feedback over onze “match”-sjablonen! Wij werken altijd aan verbetering.

Voorbeelden tussen panelen

Voorbeeld #1

Een projectmanagementteam heeft een repetitieschema op hoog niveau. Alle taken van iedereen staan ​​op dit bord, zodat het hele team een ​​duidelijk beeld van elke repetitie kan zien.

Het team moet ook identieke taken creëren in de besturen van de teamleden op laag niveau. Ze zullen het volgende standaard automatiseringssjabloon gebruiken:

Wanneer een persoon bij iemand in dienst is, maak dan een item aan op een ander bord en verbind deze met het geselecteerde bord

Met dit sjabloon wordt, wanneer de geselecteerde persoon aan een item wordt toegewezen, een nieuw item aangemaakt in het bord dat is geselecteerd onder “Ander bord”. Hierdoor krijgt het teamlid een apart bord met een volledige lijst van zijn taken!

Let op: Wanneer je op het veld ‘Verbind ze’ klikt, heb je de mogelijkheid om een ​​kolom ‘Verbind borden’ toe te voegen aan het geselecteerde bord in het veld ‘Ander bord’.

Voorbeeld #2

Een marketingbedrijf gebruikt een ingesloten monday.com-formulier voor hun e-maillijst. Zodra het formulier is ingevuld, wordt een item naar het monday.com-bord gestuurd. Indien goedgekeurd, moet het item automatisch naar het volgende bord in de keten worden verplaatst. Zo ziet het originele bord eruit:

Om hun workflow te voltooien, gebruiken ze de volgende sjabloon:

Wanneer de status ergens in verandert, verplaats het item dan naar het bord

opmerking: Voor automatiseringsdoeleinden wordt het verplaatsen van een item naar het bord niet als een nieuw item beschouwd. Dus als u in het resulterende paneel een automatisering hebt ingesteld die waarschuwt wanneer een nieuw item wordt toegevoegd, zal dit geen actie activeren.