Als u geïnteresseerd bent om voor het eerst een formulekolom te gaan gebruiken, of als u op weg bent om een expert te worden in een formulekolom, dan is de IF-functie waarschijnlijk de plek waar u naartoe moet. Met de vrijwel eindeloze nuttige mogelijkheden van de IF-functie is het geen verrassing dat dit de meest gebruikte functie in een formulekolom is!
In dit artikel zullen we eerst de basisbeginselen van de IF-functie leren kennen en vervolgens aanvullende variaties en voorwaarden onderzoeken die eraan kunnen worden toegevoegd. Lees verder om te leren waar de IF-functie over gaat, hoe deze werkt en voorbeelden van het gebruik ervan.
De ALS-functie begrijpen
Als je nieuw bent in de wereld van formules, probeer je misschien uit te vinden “wat is de ALS-functie?” In principe is de IF-functie een soort formule die wordt gebruikt om een voorwaardelijke instructie te maken, en deze zal een waarde retourneren of weergeven, afhankelijk van of aan de opgegeven voorwaarde is voldaan of niet.
In de eenvoudigste vorm is een IF-functieformule als volgt opgebouwd:
- Ten eerste de voorwaarde (bijvoorbeeld:
IF({Status}="Done") - Vervolgens wordt de waarde geretourneerd als aan de voorwaarde is voldaan (bijvoorbeeld:
"YAY!"). - Ten slotte de geretourneerde waarde als niet aan de voorwaarde wordt voldaan (bijvoorbeeld:
"לא עדיין..."))
Wanneer ze worden gecombineerd in één formule, ziet het er als volgt uit:
IF({Status}="Done","YAY!","Not yet...") Laten we het afbreken!
In het bovenstaande voorbeeld zegt de formule dat als de status is ingesteld op “Gereed”, de waarde “YAY!” wordt geretourneerd. Aan de andere kant, als de status niet is gedefinieerd als “Gereed”, wordt de waarde “Nog niet…” geretourneerd. Daarom hangt het resultaat van deze formule af van het feit of de status het label “Gereed” draagt.
Zo ziet het eruit als het op een bord staat! ⬇️
Een eenvoudig voorbeeld van het gebruik van de ALS-functie
Nu we begrijpen wat de ALS-functie is, en hoe deze in zijn meest basale vorm is opgebouwd, gaan we eens kijken naar een casestudy voor het bijhouden van budgetten om te zien hoe de ALS-functie in een praktijkvoorbeeld kan worden gebruikt!
Het bovenstaande bord wordt gebruikt om het budget van een organisatie bij te houden. Dankzij de Formulekolom zien we in één oogopslag hoe het werkelijk bestede bedrag zich verhoudt tot het ingestelde budget. Hier wordt de volgende formule gebruikt:
IF({Budgeted}<{Actual Spending},"Over Budget","Under Budget") Als deze functie is ingeschakeld, wordt in de formulekolom weergegeven of de waarde van ‘Budget’ kleiner is dan de waarde van ‘Werkelijke uitgaven’. Als de waarde van ‘Budget’ inderdaad kleiner is dan de waarde van ‘Werkelijke uitgaven’, verschijnt de tekst ‘Over budget’. Als niet aan deze voorwaarde wordt voldaan en de waarde van ‘Budget’ groter is dan ‘Werkelijke uitgaven’, wordt in plaats daarvan de tekst ‘Onder budget’ weergegeven.
EN/OF-voorwaarden gebruiken met de ALS-functie
Bij gebruik van de ALS-functie moeten mogelijk aanvullende voorwaarden worden opgegeven. Dit zal vooral belangrijk zijn als het doel is om langere en complexere berekeningen te maken! Hierdoor kunnen extra logische functies zoals AND of OR worden gecombineerd met de ALS-functie.
Zoals hierboven weergegeven, wanneer een extra voorwaarde of functie wordt toegevoegd aan een IF-formule, wordt de aanvullende instructie (bijvAND({Total Sales}>350000,{Deals}>12) ) wordt ingesloten in de initiële IF-instructie. Laten we hieronder een ander voorbeeld van een EN-voorwaarde bekijken, en vervolgens een voorbeeld van een OF-voorwaarde, om te zien hoe het werkt!
EN voorwaarden
De EN-functie kan binnen een ALS-formule worden gebruikt, zodat u meerdere voorwaarden kunt testen om een waarde weer te geven. Bij gebruik hiervan moet aan alle gestelde voorwaarden worden voldaan om een waarde weer te geven. Als aan slechts één of geen van deze voorwaarden wordt voldaan, wordt de waarde weergegeven die in de formule is gedefinieerd voor de voorwaarden waaraan niet wordt voldaan.
Laten we eens kijken naar het managementbord voor verkoopleiders hieronder om een voorbeeld te zien van hoe IF- en AND-functies kunnen worden gecombineerd om te bepalen of er wel of niet een bonus van $ 2.500 wordt ontvangen:
Op dit bord hebben we een formulekolom toegevoegd met de naam ‘Bonuswaarde’ om het bonusbedrag van $ 2.500 weer te geven waarvoor een verkoper mogelijk in aanmerking komt. Om in aanmerking te komen voor de bonus van $2.500, moet een verkoopvertegenwoordiger een dealgrootte van meer dan $350.000 hebben en moet het betalingsitem zijn gemarkeerd als “betaald”. Met de volgende formule kunnen we precies dat doen:
IF(AND({Deal size}>350000,{Payment}="Paid"),"$2500","$0")
Het bovenstaande formulevoorbeeld werkt als volgt:
- De formule controleert allereerst of de omvang van de transactie hoger is dan 350.000 en de betaalpositie gemarkeerd is als ‘betaald’
- Als aan beide voorwaarden wordt voldaan, wordt de waarde van “$2500” geretourneerd.
- Anders, als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan , retourneert de formule de waarde “$0”.
uitstekend! Dankzij de combinatie van de EN- en ALS-functies kan onze formule ons helpen eenvoudig te bepalen of een vertegenwoordiger wel of niet in aanmerking komt voor een bonus van $ 2.500!
OF voorwaarden
Net als bij de AND-voorwaarde kunt u met de OR-functie ook verschillende voorwaarden testen om een waarde weer te geven. Het belangrijkste verschil tussen beide is dat voor een OR-voorwaarde slechts aan één van de ingestelde voorwaarden moet worden voldaan om een waarde weer te geven.
Laten we, om dit in actie te zien, het onderstaande commissieschema voor het verkooppersoneel bekijken! Net als bij het vorige gebruik kunnen we met deze tabel het bonuspercentage voor elk van onze vertegenwoordigers berekenen. Deze keer houdt de formulekolom (genaamd ‘Bonuspercentage’) echter rekening met extra variabelen bij het uitvoeren van de berekening.
Deze keer moet een vertegenwoordiger, om in aanmerking te komen voor een bonus, aan een van de volgende twee voorwaarden voldoen:
- of het totale verkoopbedrag moet groter zijn dan of gelijk zijn aan (> =) Het verkoopdoel
- of het aantal accounts moet groter zijn dan of gelijk zijn aan (> =) De bestemming van de rekeningen
IF(OR({Total sales}>={Sales goal},{# accounts}>={Account goal}),{Total sales}*{Commission rate},0) Als aan een van de twee voorwaarden is voldaan (totale omzet> = verkoopdoel of aantal accounts> = doelaccounts), dan ontvangt de vertegenwoordiger een bonus die wordt berekend door de totale verkoopwaarde te vermenigvuldigen met het commissiepercentage. Anders, als aan geen van deze voorwaarden wordt voldaan, zal zijn bonustarief € 0 zijn.
Cross IF-formule
Het laatste type IF-functie dat hier wordt beschreven, bekend als een geneste IF-formule, werkt door verschillende IF-functies in elkaar te combineren. Dit wordt gebruikt wanneer u verschillende voorwaarden wilt controleren en een specifieke waarde wilt geven, afhankelijk van aan welke van deze voorwaarden is voldaan.
Laten we, om te begrijpen hoe dit zou kunnen werken, eens kijken naar het onderstaande bord dat wordt gebruikt om een T-shirtproductiebedrijf te runnen! De formulekolom met het label ‘Eenheidsprijs’ zal de focus zijn voor dit voorbeeld.
Binnen dit bord zijn er drie verschillende soorten shirts, aangegeven door de statuskolom met het label ‘Shirttype’: Ironman, Thor en Captain America. Met behulp van een kruis-IF-formule kunnen we eenvoudig en automatisch de eenheidsprijs weergeven op basis van het geselecteerde shirttype!
Voordat we in deze formule duiken, is het belangrijk op te merken dat de prijzen van de verschillende soorten overhemden als volgt zijn:
- Thor: $ 15
- Ironman: $ 20
- Kapitein Amerika: $ 30
Om de prijs per eenheid weer te geven, op basis van het geselecteerde shirttype (statuslabel), willen we drie verschillende ALS-functies opnemen, allemaal genest in één.
Om een formule te creëren die deze logica uitdrukt, zullen we eerst controleren of het type shirt “Thor” is. Als dat het geval is, zal de weergegeven waarde 15 zijn (afhankelijk van de kosten). Als niet aan deze voorwaarde is voldaan, gaan we door naar de volgende IF-verklaring waar we zullen controleren of het type shirt “Ironman” is, en zo ja, dan is het resultaat 20. Voor de laatste optie zullen we controleren of de het type shirt is “Captain America” en als dat het geval is, wordt de waarde 30 geretourneerd. Als aan geen van deze voorwaarden is voldaan, verschijnt er 0.
De resulterende formule ziet er als volgt uit:
IF({T-shirt Type}="Thor",15,IF({T-shirt Type}="Ironman",20,IF({T-shirt Type}="Captain America",30,0))) Merk op hoe elke IF-functie zijn eigen haakjes heeft die elke instructie afzonderlijk openen en aan het eind allemaal bij elkaar sluiten? Dit is hoe een kruis-IF-functie moet worden geconstrueerd om goed te kunnen werken.
Met deze ingebouwde formule wordt de prijs per eenheid automatisch weergegeven als reactie op het selecteren van het type shirt!
verbazingwekkend! We hopen dat dit artikel u de basis heeft gegeven om de IF-functie in een formulekolom te gaan verkennen. Er zijn zoveel berekeningen die je hiermee kunt maken, en je kunt hier heel creatief aan de slag!