Dus je team is lid geworden van monday.com en heeft hun workflow naar het platform gemigreerd, maar… je hebt nog steeds gegevens en lijsten in Excel. Maak je geen zorgen… we vertellen het aan niemand. Wij begrijpen het en helpen u graag! Lees verder om erachter te komen hoe u de rest van uw gegevens uit Excel naar monday.com importeert of uw monday.com-gegevens naar Excel exporteert als u nog niet klaar bent om los te laten.

Gegevens importeren uit Excel

In een mum van tijd zet je alle gegevens uit je Excel-sheet om in een bord op monday.com. Voordat u uw Excel-bestand importeert, moet u ervoor zorgen dat het werkblad niet beveiligd is, anders worden de gegevens niet geüpload naar uw maandagaccount.

Let op: als uw Excel-werkblad meerdere tabbladen heeft, kunt u alleen het eerste tabblad importeren. Items uit Excel komen maandag als items op je bord terecht, waarna je ze handmatig kunt omzetten naar geefitems.

Klik op uw profielfoto en selecteer ‘Gegevens importeren’ als volgt:

Selecteer vervolgens “Excel” zoals hier weergegeven:

U kunt kiezen tussen het slepen en neerzetten van uw Excel-bestand naar het centrale venster op het scherm of klikken om door uw documenten te bladeren en uw werkblad te selecteren.

Let op: om de import te laten slagen, moet een Excel- of CSV-blad meer dan één kolom bevatten.

Zodra u uw bestand heeft geselecteerd, worden uw gegevens geaccepteerd en kunt u op “Laten we uw nieuwe bord aanpassen” klikken om er zeker van te zijn dat alles er precies zo uitziet als u wilt!

Selecteer de rij in uw blad die de kop zal zijn voor de kolommen van uw nieuwe bord en klik vervolgens op “Volgende” als volgt:

Alles boven je eerste rij wordt niet naar je bord geïmporteerd.

Let op: u kunt maximaal 50 kolommen en 8.000 rijen tegelijk importeren. Bovendien zijn de bestandstypen die voor import worden ondersteund: . xlsx, .xls, .csv . Houd er rekening mee dat XLSM- bestanden momenteel niet worden ondersteund.

Selecteer de kolom in uw werkblad die de eerste kolom op uw bord zal zijn (de namen van uw items) en klik vervolgens op “Volgende” als volgt:

Ons systeem is redelijk goed in het voorspellen welke kolomtypen bij uw gegevens passen, maar u kunt deze handmatig wijzigen door voor elke kolom op het vervolgkeuzemenu te klikken. U kunt alleen kolommen importeren als Getal-, Status-, E-mail-, Datum- of Tekstkolom. U kunt het kolomtype echter na het importeren wijzigen.

Let op: als uw kolom 9 labels of minder heeft, is de suggestie voor de kolom op het blad dat u importeert ‘Status’. Als er meer dan 9 labels zijn, is de suggestie ’tekst’.

Als alles klaar is, klik je op “Bord maken”.

Let op: bij het importeren van datums moeten ze in ISO-formaat worden opgemaakt. Dat wil zeggen dat er 4 cijfers voor het jaartal, 2 cijfers voor de maand, gevolgd door 2 cijfers voor de dag moeten worden weergegeven. Bijvoorbeeld: 23-10-2021.

Gegevensimport naar bestaand bord

Er zijn verschillende manieren om uw gegevens uit elke externe bron te importeren, waaronder Excel, Google Docs, Microsoft Word en meer! Lees verder en ontdek tijdbesparende tips!

Importeren vanuit Excel of CSV

Stel dat u voor dit voorbeeld het volgende Excel-blad in uw bestaande bord wilt importeren:

Om deze gegevens rechtstreeks in een bestaand bord te importeren, klikt u op de pijl naast de knop ‘Nieuw item’ bovenaan het bord en selecteert u ‘Items importeren’ in het vervolgkeuzemenu.

Let op: uw knop “Nieuw item” kan “Nieuw contact”, “Nieuw project”, enz. heten.

Selecteer vervolgens de kolom uit uw Excel-bestand die u als itemnaam op het monday.com-bord wilt weergeven:

Let op: gegevens kunnen niet worden geïmporteerd in de sectie Updates. De gegevens worden geïmporteerd in een kolom op het bord en vervolgens kunt u het kolomtype wijzigen of de gegevens indien nodig verplaatsen.

Op het volgende scherm wordt je gevraagd om de kolommen in je Excel-bestand toe te wijzen aan de kolommen op het monday.com-bord. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de e-mailadressen uit je Excel-bestand toe te wijzen aan de e-mailkolom op het monday.com-bord. Niet-toegewezen kolommen worden niet geïmporteerd.

Let op: de enige kolomtypen die door dit importproces worden ondersteund zijn: Status, Nummer, Tekst, Datum, E-mail en Telefoon. Alle andere kolomtypen worden niet bijgewerkt via de import, maar u kunt het kolomtype achteraf wijzigen.

Beheer dubbele items

Nadat u uw artikelen in kaart heeft gebracht, wordt u gevraagd hoe u dubbele artikelen wilt beheren. Je hebt drie opties.

Klik hier voor drie manieren om duplicaten te beheren.

1. Selecteer “Nieuwe items maken” om de gegevens als nieuwe items aan het bord toe te voegen.
2. Als u “Items overslaan” selecteert, worden met deze optie dubbele gegevens overgeslagen op basis van de door u geselecteerde kolom, inclusief identieke spelling. Deze optie is echter niet hoofdlettergevoelig en slaat geen item over met dezelfde spelling, maar met verschillende spellingen in hoofdletters en kleine letters. Zorg ervoor dat u een kolom selecteert met unieke waarden in uw gegevens (bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer, adres) om ons te helpen bepalen of dit item al op uw monday.com-bord bestaat. De rest van de gegevens wordt toegevoegd aan een nieuwe groep op je monday.com-bord.
3. Als u “Bestaande items bijwerken” selecteert, kunt u bestaande items overschrijven op basis van de gegevens in een bepaalde kolom. Zorg ervoor dat u een kolom selecteert met unieke waarden in uw gegevens (bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer, adres) om ons te helpen bepalen of dit item al op uw monday.com-bord bestaat. De nieuwe gegevens worden toegevoegd aan een nieuwe groep op je monday.com-bord.

In het onderstaande voorbeeld selecteren we “Nieuwe items aanmaken”. Klik op het vakje dat overeenkomt met uw keuze en selecteer de blauwe knop “Import starten” om door te gaan:

dit is! Je items worden geüpload. U kunt het venster sluiten en doorgaan met werken terwijl u wacht tot al uw items zijn geüpload.

Let op: onthoud dat u batchbewerkingen kunt gebruiken om uw gegevens na het importeren indien nodig te bewerken.

Kopieer en plak veel items

We hebben nieuwe smaakideeën voor ijs bedacht in een Excel-blad en we willen ze verplaatsen naar de groep “nieuwe smaakideeën” in ons ijssmaakbord! Met één klik kunnen we enkele artikelen van een externe bron rechtstreeks in onze artikelgroep kopiëren en plakken!

Het enige wat we hoeven te doen is de items markeren die we willen importeren en de sneltoets gebruiken om te kopiëren of met de rechtermuisknop klikken om te kopiëren, zoals dit:

Daarna klikken we op ‘+ Toevoegen’ in de groep waaraan we deze items willen toevoegen en gebruiken we de sneltoets om te plakken of klikken met de rechtermuisknop op “plakken” als volgt:

En hier! Al onze items zijn toegevoegd aan ons bord! We kunnen op ‘X’ in het onderstaande menu klikken om deze items te deselecteren, of batchacties gebruiken om ze bij te werken zodat ze bij ons bord passen!

Let op: in dit stadium is dit alleen een optie voor de eerste kolom op een bestaand bord, wat betekent dat we een lijst met gegevens niet in andere kolommen kunnen plakken.

Tabel exporteren naar Excel

Laten we eens kijken hoe eenvoudig het is om ons bord naar een Excel-werkblad te exporteren. Het enige wat we hoeven te doen is op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek van ons bord te klikken, op “Meer acties” en vervolgens op “Bord exporteren naar Excel” te klikken. Let op: u kunt een bord met maximaal 10.000 items één keer exporteren.

Vanaf hier kunnen we kiezen of we alleen de tabel willen exporteren of alle updates en/of subitems willen opnemen. Je kunt er ook voor kiezen om een ​​kopie van het geëxporteerde bord rechtstreeks naar je e-mailadres te laten sturen!

Ter herinnering: vanaf dit moment is het mogelijk om alleen de tabelweergaven van het bord te exporteren (de hoofdbordtabel of een opgeslagen filter); De bordweergaven worden niet geëxporteerd. Bovendien kunt u de manier waarop een spreadsheet naar Excel wordt geëxporteerd, niet bewerken, aanpassen of wijzigen.

Tip: Om je bord op monday.com af te drukken, exporteer je het bord eerst naar Excel en druk je vervolgens het Excel-blad af. Zo simpel is het

Zo ziet ons bord eruit als Excel-sheet:

Let op: beheerders van een Enterprise-abonnement kunnen accountautorisatie inschakelen, waardoor niet-accountbeheerders geen spreadsheets naar Excel kunnen exporteren.

Als we ervoor kiezen om onze tabel met updates te exporteren, zien we de tabel op één tabblad en alle updates en antwoorden op een apart tabblad in ons werkblad, net als dit:

Let op: momenteel is het niet mogelijk om het merkbericht ‘Powered by monday.com’ te verwijderen bij het exporteren naar Excel. Als er bovendien subitems op uw bord staan, worden de updates van de subitems niet naar Excel geëxporteerd, maar alleen de updates van de items.

Exporteer groepen of items naar Excel

We kunnen hele groepen of individuele items exporteren naar Excel!

• Groepen exporteren

Om een ​​groep naar Excel te exporteren, klikt u eenvoudig op het menu met drie stippen links van uw groepsnaam en klikt u op ‘Exporteren naar Excel’.

• Artikelen exporteren

Als u artikelen wilt exporteren, selecteert u de artikelen die u wilt exporteren met batchbewerkingen. Klik vervolgens op “Exporteren” in de batchactiebalk hieronder.

U wordt gevraagd om te kiezen of u updates van de updatesessie en subitems wilt opnemen en of u al dan niet een kopie naar uw e-mailadres wilt sturen.

Exporteer uw account naar Excel

De beheerder van uw account kan alle accountgegevens downloaden als een .zip-bestand met daarin alle borden en bestanden, inclusief privéborden en gedeelde borden . De borden worden elk ingevoerd als Excel-bladen. Bekijk dit artikel om te zien hoe u dit in detail kunt doen, of lees verder!

Klik op uw profielfoto en selecteer “Beheren”.

Vanuit het gedeelte Beheren, onder het tabblad ‘Account’ van onze ‘Algemene’ instellingen, kunt u omlaag scrollen naar ‘Accountgegevens exporteren’ en op ‘Exporteren’ klikken.

herinnering: Op dit moment omvat dit niet dashboards , maar maak je geen zorgen: al hun gegevens zijn afkomstig van dashboards die zijn geëxporteerd in je .zip-bestand!

Na een paar uur ontvangt u een e-mail met een .zip-bestand met al uw accountgegevens. Zorg ervoor dat u deze binnen 24 uur na ontvangst van de e-mail downloadt, anders moet u dit proces herhalen.