Als monday.com-beheerder is het snel en eenvoudig kunnen beheren van je accountgebruikers essentieel om je account georganiseerd te houden en ervoor te zorgen dat deze optimaal presteert. Daarom is het gebruikerstabblad in het beheerdersgedeelte van uw account opnieuw ontworpen met een nieuw gebruikersbeheergedeelte!
Lees verder om er alles over te leren.
hoe je het kunt vinden
Om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheergedeelte, klikt u op uw profielfoto en selecteert u Beheren . Klik in het beheergedeelte van uw account op gebruikers aan de linkerkant.
en nu! U komt nu in het nieuwe gebruikersbeheergedeelte waar u alle acties kunt uitvoeren die hieronder in dit artikel worden vermeld.
Gebruikersfiltering
Als u de gegevens van een bepaalde gebruiker wilt beheren, alleen gasten wilt weergeven, een lijst met gebruikers wilt weergeven die in de wacht staan of meer, wilt u wellicht de gebruikers filteren die worden weergegeven in het gedeelte Gebruikersbeheer. Dit zal vooral belangrijk zijn naarmate u meer gebruikers op uw account heeft!
Om het gebruikersbeheergedeelte te filteren, kunt u de zoekbalk gebruiken om een gebruiker te zoeken of op de filterknop klikken om te filteren op gebruikerstype of status.
Een gebruiker annuleren of activeren
Het kan handig zijn om een gebruiker op uw account te annuleren als een teamlid het team heeft verlaten, of als u per ongeluk een dubbele gebruiker op uw account heeft met verschillende e-mailadressen!
Om een gebruiker in uw account te annuleren, zoekt u de gewenste gebruiker op en klikt u op het menu met de drie stippen aan de rechterkant. In het resulterende menu kiest u Gebruiker annuleren .
Nadat u zoals hierboven vermeld op Gebruiker annuleren heeft geklikt, heeft de geannuleerde gebruiker geen toegang meer tot het monday.com-account waar hij eerder deel van uitmaakte.
Het is belangrijk om te onthouden dat het annuleren van een gebruiker alle automatiseringen en integraties die deze gebruiker heeft gemaakt, annuleert. U kunt echter het eigendom van de automatiseringen overdragen aan actieve accountleden om de automatiseringen op het account actief te houden!
Als u een gebruiker met actie-automatiseringen in zijn account probeert te annuleren, verschijnt het volgende scherm waarin u een nieuwe eigenaar voor zijn automatiseringen kunt kiezen:
Wat gebeurt er met opgezegde leden?
Wanneer een teamlid wordt ontslagen, houd dan rekening met de volgende punten:
- Geannuleerde gebruikers worden grijs weergegeven en onverschillig weergegeven, maar blijven nog steeds gekoppeld aan de taken waaraan ze zijn gekoppeld en updates die ze hebben geplaatst, blijven op items staan:
- Privé- en deelbare borden worden ontoegankelijk als de gebruiker de enige eigenaar van het bord was. De accountmanager kan het eigendom van het bord overdragen in het admin-gedeelte, zoals hier weergegeven, om toegang te krijgen tot de borden.
- Masterborden blijven toegankelijk en de accountmanager kan het eigendom claimen via het abonnementsdialoogvenster of het hierboven beschreven beheergedeelte.
- Automatiseringen en integraties die door de geannuleerde gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. De accountmanager kan het eigendom van de automatiseringen overdragen in het beheergedeelte, zoals hier weergegeven.
- Ruimtes aangemaakt door een geannuleerde gebruiker blijven actief. De accountmanager kan het eigendom van de ruimte claimen via de ruimtepagina.
Om een geannuleerde gebruiker opnieuw te activeren, kunt u filteren op gebruikersstatus om alleen onverschillige gebruikers weer te geven, of u kunt de zoekbalk gebruiken om de geannuleerde gebruiker te lokaliseren.
Van daaruit selecteert u het menu met drie stippen aan de rechterkant en klikt u op Gebruiker activeren .
Een gebruiker definitief verwijderen
Als u de gegevens van een gebruiker permanent wilt verwijderen, moet die gebruiker eerst worden geannuleerd. Na annulering volgt u dezelfde stappen hierboven om alleen onverschillige gebruikers weer te geven of naar de relevante gebruiker te zoeken. Van daaruit klikt u op het menu met drie stippen rechts van zijn naam en klikt u op gebruikersinformatie verwijderen .
Nadat u op Gebruikersgegevens verwijderen heeft geklikt, verschijnt er een pop-up waarin u kunt bevestigen of u deze gebruiker volledig uit uw account wilt verwijderen en kunt bijwerken hoe zijn of haar naam in uw account zal verschijnen nadat deze is verwijderd. Als u verder wilt gaan, klikt u op de knop Lid verwijderen .
Wat gebeurt er met volledig verwijderde gebruikers?
Het is belangrijk op te merken dat verwijderde gebruikers niet kunnen worden hersteld. Dat wil zeggen, zelfs als dezelfde gebruiker opnieuw wordt toegevoegd aan het account met hetzelfde e-mailadres nadat deze volledig is verwijderd, zal er geen verband bestaan tussen de informatie van de verwijderde gebruiker en de nieuwe.
Wanneer een gebruiker echter volledig is verwijderd, moet u rekening houden met de volgende punten:
- Persoonlijke gegevens van de verwijderde gebruiker (zoals naam, e-mailadres, functie etc.) worden volledig uit het account verwijderd. De inhoud die ze hebben gemaakt, zoals boards, artikelen en updates die ze hebben geschreven, blijft echter anoniem op het account staan.
- Overal waar het pictogram van die gebruiker verschijnt (zoals wanneer deze is gekoppeld aan een item, in een update die ze hebben gepost, in het ‘laatst gezien’-pictogram bovenaan het bord, enz.) verandert dit in een grijs algemeen pictogram (zoals weergegeven in onderstaande afbeelding).
- Bovendien zal elke plaats waar de naam van deze gebruiker verschijnt (zoals wanneer u over zijn pictogram beweegt in de kolom Mensen, in een update die hij heeft gepost of waarin hij werd vermeld, enz.) verschijnen als ‘gehandicapte vriend’, tenzij u zijn naam instelt op anders weergeven.
- Als de verwijderde gebruiker eigenaar was van een bord, wordt diens eigendom onmiddellijk na verwijdering verwijderd. Je kunt hier meer lezen over hoe je het eigendom van een bord kunt terugvorderen of overdragen.
- Alle automatiseringen die door deze gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. Om de automatiseringen van die gebruiker opnieuw te activeren, moet het eigendom van de automatiseringen van die gebruiker worden overgedragen aan een actieve gebruiker. U kunt hier meer lezen over hoe u dit kunt doen.
Hoe u het gebruikerstype kunt wijzigen
Om het gebruikerstype (ook wel ‘rol’ genoemd) te wijzigen, zoekt u de gebruiker en klikt u op het huidige gebruikerstype rechts van de naam onder de kolom ‘Gebruikersrol’ . Selecteer in het resulterende menu het type gebruiker (beheerder, lid, kijker of gast) of aangepaste rol waarnaar u deze wilt wijzigen.
Lees dit artikel om alles te lezen over de verschillende gebruikerstypes die we aanbieden.
Beheer van de accountafdeling
Als uw organisatie is opgedeeld in verschillende afdelingen, kunt u nu eenvoudig de afdelingen binnen het bedrijf toevoegen en elke gebruiker vervolgens aan een tegenhanger koppelen.Met deze functie is het nog nooit zo eenvoudig geweest om uw account georganiseerd te houden en inzicht te krijgen in de uitsplitsing van elke afdeling naar aantal gebruikers!
Om een nieuwe afdeling aan te maken, klikt u op het tabblad Afdelingen in het gebruikersbeheergedeelte en selecteert u vervolgens de blauwe knop Afdeling toevoegen . Daarna hoeft u alleen maar de nieuwe klasse die u hebt toegevoegd een andere naam te geven en u bent klaar om te gaan.
Nadat u klassen heeft toegevoegd, is het tijd om deze aan de relevante gebruikers toe te wijzen! Ga gewoon terug naar het tabblad Gebruikers en zoek de relevante gebruiker. Klik onder de kolom Afdeling op de vervolgkeuzelijst in de hoek en selecteer de specifieke afdeling waaraan u ze wilt koppelen, zoals hieronder weergegeven.
Vanaf het tabblad Afdelingen kunt u ook een bepaald aantal zetels aan elke afdeling toewijzen. Op deze manier weet u eenvoudig hoeveel zitplaatsen per afdeling zijn gereserveerd, toegewezen en hoeveel er beschikbaar zijn. Ook kunt u in één oogopslag zien of een afdeling meer of minder zitplaatsen gebruikt dan er beschikbaar zijn.
Om een bepaald aantal zitplaatsen voor een afdeling te reserveren, klikt u op het tabblad Afdelingen van het gebruikersbeheergedeelte en bewerkt u het aantal naast een bepaalde afdeling onder de kolom gereserveerde zitplaatsen . Wanneer u nu een klas aan iemand toewijst, wordt deze afgetrokken van het aantal gereserveerde plaatsen dat u heeft ingesteld!
Gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit een groep
Vanuit de groepenkolom binnen het gebruikersbeheer kunt u eenvoudig de groep(en) zien en beheren waartoe gebruikers behoren!
Om een gebruiker aan een groep toe te voegen, klikt u eenvoudig op de groepenkolom en selecteert u vervolgens een groep (of meerdere groepen!) waaraan u de gebruiker wilt toevoegen. Aan de andere kant kunt u een gebruiker uit een groep verwijderen door op de groepskolom te klikken en vervolgens op ” x ” te klikken rechts van de groep waar hij al deel van uitmaakt.
Breng wijzigingen aan voor meerdere gebruikers tegelijk
Als u het gebruikerstype van meerdere mensen tegelijk wilt bewerken, vinkt u eerst het vakje links van hun naam aan. Gebruik vervolgens het paneel in de onderste helft van het scherm om het gebruikerstype (beheerder, lid, gast, kijker) of status (inschakelen, uitschakelen) van de geselecteerde gebruikers te wijzigen.
Om meerdere gebruikers tegelijk aan een groep toe te voegen of te verwijderen, selecteert u eenvoudigweg het vakje links van de gebruikersnamen en klikt u vervolgens onderaan op Groepen beheren . Van daaruit selecteert u de groep waaraan u de gebruikers wilt toevoegen of verwijderen, waarna de wijziging voor alle geselecteerde gebruikers wordt doorgevoerd!
Wanneer u het gebruikerstype/de status van meerdere mensen tegelijk wijzigt, zijn er enkele belangrijke dingen die u moet onthouden. Lees hieronder voor meer informatie. ⬇️
Bij het wijzigen van het gebruikerstype worden de volgende bewerkingen niet ondersteund:
- Een gebruiker wijzigen in een gast als die gebruiker hetzelfde e-maildomein heeft als de rest van het account.
- Een gebruiker wijzigen in een gast als het e-maildomein van de gebruiker deel uitmaakt van de lijst met verboden domeinen, of niet op de witte lijst staat. Je kunt er hier meer over lezen.
- Wijzig de beheerder in niet-beheerder van een gebruiker aan wie SCIM-documenten zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen.
Bij het wijzigen van de gebruikersstatus worden de volgende acties niet ondersteund:
- Het wijzigen van de status van een gebruiker terwijl deze nog in afwachting is (zijn bestelling nog niet ontvangen).
- In de tool van een beheerder waaraan SCIM-documenten zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen.
Algemene dingen om te onthouden:
- Je kunt jezelf niet betrekken bij groepsacties.
- U kunt het type gebruiker of de status van maximaal 200 gebruikers kiezen en wijzigen. Met de knop “alles selecteren” worden de eerste 200 gebruikers geselecteerd die in de tabel verschijnen.
Het e-mailadres van een gebruiker wijzigen
Als u de beheerder van uw account bent, kunt u nu eenvoudig het e-mailadres van een andere gebruiker rechtstreeks vanuit het gebruikersbeheergedeelte bewerken! Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het menu met de drie stippen rechts van de gebruikersnaam en klikt u op e-mailadres bewerken :
Voer in het resulterende pop-upvenster het nieuwe e-mailadres van de gebruiker in en klik op E-mailadres wijzigen om door te gaan:
De gebruiker ontvangt vervolgens een bevestigingsmail op het nieuwe adres, die hij binnen drie dagen moet ontvangen om de wijziging te voltooien. Als de gebruiker de e-mail niet binnen drie dagen bevestigt, verandert zijn e-mailadres niet in je monday.com-account.
Als u een andere gebruiker wilt vervangen door een compleet ander iemand, kunt u eerst het e-mailadres wijzigen zoals hierboven beschreven, vervolgens op de naam klikken en Profiel bewerken selecteren om de rest van de gegevens dienovereenkomstig te bewerken.
Bovendien kunt u de domeinen van meerdere geselecteerde gebruikers tegelijk bewerken, zodat u deze eenvoudig en efficiënt kunt wijzigen naar het domein dat u ze wilt geven!
Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het kleine vakje links van de gevraagde gebruikersnamen en selecteert u een e-maildomein in het paneel onder aan het scherm. Voer vervolgens het nieuwe domein in en klik op E-maildomein wijzigen . Uiteindelijk, nadat de gebruikers de gekozen wijziging van hun kant hebben goedgekeurd, bent u er klaar voor!
Groepswijziging van e-mailadressen vanuit CSV
Wilt u de e-mailadressen van veel gebruikers tegelijk in uw account wijzigen? Heeft u een CSV-bestand met de benodigde wijzigingen gereed? Als dat zo is, heb je geluk! Nu kunt u direct batchgewijs de e-mailadressen van gebruikers wijzigen door een CSV-bestand te uploaden dat de vereiste wijzigingen bevat.
Om aan de slag te gaan, klikt u op het menu met drie stippen rechtsboven in het gedeelte Gebruikersbeheer en selecteert u Gegevens importeren uit CSV . Klik vervolgens op de blauwe uploadknop of sleep het CSV-bestand van uw computer naar het scherm dat verschijnt.
Nadat u uw CSV-bestand heeft geüpload, hoeft u alleen maar de kolom uit uw CSV-bestand te selecteren die de huidige e-mailadressen van de gebruikers in uw account bevat. Selecteer vervolgens de kolom uit uw CSV-bestand die verwijst naar het nieuwe e-mailadres waarnaar u de fallback wilt wijzigen. Zodra u helemaal klaar bent, klikt u op Importeren starten en u bent klaar om aan de slag te gaan!
Het profiel van een gebruiker bewerken
Als accountbeheerder heeft u ook de mogelijkheid om een deel van de informatie in het profiel van een andere gebruiker te bewerken. Om dit te doen, hoeft u alleen maar de gebruiker te zoeken en zijn of haar foto te selecteren. Klik vervolgens om zijn profiel als volgt te bewerken:
Als u hier op Berichten klikt, kunt u de berichtinstellingen van deze gebruiker bewerken.
De laatste activiteitsdatum van de gebruiker bekijken
Om eenvoudig te begrijpen wanneer elke gebruiker voor het laatst actief was in uw account, controleert u de laatst actieve kolom in het gedeelte Gebruikersbeheer! Als u over Laatst actief beweegt, ziet u twee kleine pijlen verschijnen waarmee u de lijst met gebruikers kunt sorteren op hun laatste actieve datum, in oplopende of aflopende volgorde.
U hoeft niet meer te raden wanneer elke gebruiker toegang heeft gehad tot uw account. U kunt deze informatie nu eenvoudig rechtstreeks bekijken in het gedeelte Gebruikersbeheer.
Exporteer gebruikersgegevens naar CSV
Wilt u de volledige lijst met gebruikers van uw account downloaden naar Excel of CSV, inclusief de informatie die zij in hun monday.com-profiel opnemen? Als dit het geval is, kunt u dit doen door op de knop met de drie stippen naast de knop Tijd te klikken en vervolgens CSV downloaden te selecteren in het vervolgkeuzemenu.