Voorbereide reacties zijn een uitstekende manier om effectiever op uw klanten te reageren. U kunt korte berichten, links of zelfs hele artikelen in uw database voorbereiden en deze op elk moment tijdens het gesprek gebruiken.
Voorbereide antwoorden en hun nut
Bij Tidio begrijpen we dat standaardantwoorden de vooraf gedefinieerde antwoorden zijn op de meest voorkomende vragen van klanten die uw website bezoeken. Het gebruik van voorbereide antwoorden heeft verschillende belangrijke voordelen:
tijd besparen
Vooraf gedefinieerde, voorbereide antwoorden kunnen uw efficiëntie verbeteren en de tijd die u aan telefoongesprekken besteedt, verminderen, omdat u elke dag veel vragen beantwoordt.
beveiliging
Verbeter het vertrouwen van uw team bij het oplossen van veelvoorkomende klantproblemen. Zorg ervoor dat uw telefonisten klaar zijn voor vragen van klanten met kant-en-klare antwoorden.
controle
Uw merkstem is belangrijk, net als de berichten die uw bellers namens het bedrijf verzenden. Standaardantwoorden kunnen u helpen de toon van uw berichten te bepalen en de klanttevredenheid te garanderen.
Eenvoudig beheer
U kunt uw voorbereide antwoorden ordenen met tags waarmee u afzonderlijke categorieën kunt maken voor eenvoudig beheer en betere doorzoekbaarheid.
Voorbereide antwoorden toevoegen
Om een nieuw standaardantwoord toe te voegen, gaat u naar de categorie Instellingen> Klaar antwoorden :
Klik rechtsboven op de knop Een nieuw voorbereid antwoord toevoegen om een nieuw antwoord aan te maken:
U ziet een nieuw venster waarin u uw voorbereide antwoord kunt typen en kunt beslissen of u wilt dat het antwoord privé blijft (alleen voor u) of zichtbaar voor alle agenten.
Uw privéantwoorden worden in hun eigen categorie weergegeven, alleen zichtbaar voor u:
U kunt ook tags gebruiken om standaardantwoorden in categorieën te ordenen op basis van klantvragen of als namen voor specifieke standaardantwoorden, zodat u deze tijdens het gesprek snel kunt vinden.
U kunt bestaande tags selecteren in de vervolgkeuzelijst nadat u op het veld Tags toevoegen heeft geklikt, of u kunt een nieuwe tag maken door een nieuwe tagnaam te typen.
Met tags kun je eenvoudig het juiste kant-en-klare antwoord vinden door tijdens een gesprek de tag zelf in te typen:
… of door naar de opmerkingenlijst te gaan vanuit de tagslijst:
Vanuit het gesprek een kant-en-klaar antwoord creëren
U kunt ook rechtstreeks vanuit het gespreksgebied een nieuw standaardantwoord maken. Om een nieuw standaardantwoord toe te voegen, houdt u de muis boven een bericht dat al is verzonden en klikt u op het bliksemschichtpictogram aan de rechterkant.
U ziet een nieuw venster waarin u het voorbereide antwoord kunt bewerken, tags kunt toevoegen en kunt bepalen of het antwoord privé of zichtbaar is voor alle agenten.
Een gereed antwoord verzenden
telefoongesprek
Als u tijdens een gesprek met uw klant een standaardantwoord wilt verzenden, klikt u op het pictogram voor standaardreacties linksonder in uw gesprek:
… of typ ” / ” (schuine streep) in het tekstvak in uw gesprekspaneel).
Nu kunt u het antwoord selecteren uit de lijst met alle antwoorden of zoeken in de categorieën aan de linkerkant om snel een probleemstijl en georganiseerde antwoorden te vinden.
Gebruik de Tab -toets om tussen de voorbereide antwoordsecties en stromen te schakelen voor eenvoudige navigatie.
kaart
Je kunt ook standaardantwoorden gebruiken bij het schrijven van e-mails (reageren op bestaande tickets of nieuwe aanmaken). In het scherm voor het maken van kaarten vindt u onderaan het pictogram met klaar antwoorden:
Hetzelfde pictogram zal beschikbaar zijn wanneer u antwoordt binnen bestaande tickets:
Begin met streamen
Flow kan hier nuttig zijn als u lange berichten met links of afbeeldingen moet voorbereiden.
U kunt tijdens uw gesprek een stroom activeren door onderaan een lijst met stromen te openen, of door ” / ” (slash) + Tab te typen en een stroom uit de lijst te selecteren – de methode is dezelfde als bij standaardantwoorden.
Als je meer wilt weten, kun je ons artikel over livechatstromen bekijken.
Voorbereide antwoorden en hun nut
Voorbereide antwoorden zijn niet alleen een handig hulpmiddel, maar ook een strategie die uw klantervaring kan verbeteren. Wanneer klanten snelle en nauwkeurige antwoorden ontvangen, voelen ze zich gewaardeerd en begrijpen ze dat uw bedrijf hen serieus neemt.
Verbetering van de klantervaring
Het gebruik van voorbereide antwoorden kan de klantervaring op verschillende manieren verbeteren:
- Reactiesnelheid: klanten verwachten snelle antwoorden, en voorbereide antwoorden zorgen ervoor dat de vereiste informatie snel kan worden verstrekt.
- Nauwkeurigheid: voorbereide antwoorden worden vooraf geschreven, wat de kans op fouten in antwoorden verkleint.
- Consistente klantenservice: Iedere klant krijgt hetzelfde antwoord op een soortgelijke vraag, wat zorgt voor uniformiteit in de dienstverlening.
Standaardantwoorden gebruiken in livechats
Bij het gebruik van standaardantwoorden in livechats is het belangrijk om een persoonlijk tintje te behouden. Klanten waarderen het als ze het gevoel hebben dat er met hen wordt gesproken en niet met een robot. Daarom moet u voorbereide antwoorden combineren met gepersonaliseerde antwoorden.
Voorbeelden van het gebruik van voorbereide antwoorden
Hier volgen enkele voorbeelden van het gebruik van voorbereide antwoorden:
- Antwoorden op veelgestelde vragen: antwoorden voorbereiden op vragen als “Wat zijn uw openingstijden?” of “Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?”.
- Antwoorden voor speciale gevallen: antwoorden voorbereiden voor gevallen als “Wat moet ik doen als ik niet tevreden ben met het product?”.
- Antwoorden met links: antwoorden voorbereiden die links naar artikelen of handleidingen op uw site bevatten.
Samenvatting
Voorbereide antwoorden zijn een essentieel hulpmiddel om uw dienstverlening te verbeteren. Ze besparen tijd, vergroten het vertrouwen van uw personeel en helpen de stem van uw merk te behouden. Investeren in het voorbereiden van voorbereide antwoorden zal op de lange termijn vruchten afwerpen.