Op zoek naar een naadloze verbinding tussen je e-mailinbox en je monday.com-account? Lees verder, want deze gids helpt je in een paar eenvoudige stappen de kloof tussen je e-mails en borden te overbruggen! Met de functie E-mail naar board kun je e-mails vanuit je inbox rechtstreeks naar je monday.com-boards sturen in de vorm van nieuwe items of updates! Laten we eens kijken naar de functies E-mail naar board en E-mail naar item!

Tip: Geïnteresseerd in meer informatie over e-mailontwerp voor het bord? Bekijk dit artikel voor meer informatie

Wie kan e-mails naar mijn boards of items sturen?

Let op: Het is belangrijk op te merken dat het unieke e-mailadres dat is aangemaakt voor Email to Board uw persoonlijke API-sleutel bevat en om veiligheidsredenen alleen mag worden gedeeld met mensen die u vertrouwt, en nooit publiekelijk.

Elk lid of gast op je monday.com-account, maar ook vertrouwde collega’s buiten je account, kunnen e-mails sturen naar borden of items.

• Accountleden

Accountleden kunnen een e-mail sturen naar elk privé-, deel- of hoofdbord waarvan ze lid zijn! Het accountlid moet de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat aan zijn monday.com-account is gekoppeld (dwz het e-mailadres dat hij heeft gebruikt om lid te worden van het account).

• gasten

Gasten op je monday.com-account kunnen een e-mail sturen naar elk deelbaar bord waarvan ze lid zijn! De gast moet de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat is gekoppeld aan zijn monday.com-gastaccount.

• Vertrouwde scouts en collega’s

Kijkers en collega’s die niet zijn ingelogd op je monday.com-account kunnen e-mails sturen naar je items of boards met hetzelfde e-mailadres dat leden gebruiken. Het is belangrijk op te merken dat mensen die geen lid zijn van uw account met dit e-mailadres items en updates voor uw account kunnen maken. Wees dus voorzichtig bij het verspreiden van het e-mailadres en geef het alleen aan mensen die u vertrouwt.

Hoe kan ik e-mails naar mijn boards sturen?

Er zijn drie manieren waarop je je e-mails aan je monday.com-borden kunt koppelen! U kunt:

1. Stuur een e-mail als nieuw item naar je bord
2. Stuur een e-mail als update van een bestaand item
3. Stel integratie in met uw Gmail- of Outlook-mailbox

Als item een ​​e-mail naar het bestuur sturen

Zowel accountleden als niet-accountleden kunnen een e-mail naar het bestuur sturen als nieuw item. Laten we eens kijken!

• Accountleden en gasten

Wanneer je een e-mail naar het monday.com-bord stuurt, wordt de e-mail een nieuw item op het bord! De eerste stap is het vinden van het unieke e-mailadres van uw bord! Om erachter te komen wat het is, ga je naar het bord waar je een e-mail naar wilt sturen en klik je op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek. Selecteer in het vervolgkeuzemenu ‘Bordinstellingen’ en vervolgens ‘Items maken met behulp van e-mail’:

Onderaan het pop-upvenster vindt u het unieke e-mailadres van uw bord! U kunt op “Kopiëren” klikken om het naar uw klembord te kopiëren, zodat u het rechtstreeks in uw e-mail kunt plakken.

Bovendien kunt u ook een aangepast e-mailadres maken, zodat accountleden het gemakkelijk kunnen onthouden! Klik op de pijl-omlaag naast ‘Gebruik een aangepast adres’ en bewerk het e-mailadres naar wens. Klik op “Kopiëren” om het naar uw klembord te kopiëren:

opmerking:

• Aangepaste e-mailadressen kunnen alleen worden gebruikt door accountleden.
• Alleen de accountbeheerders kunnen de boardadressen aanpassen.
• Bestuursabonnees kunnen het aangepaste adres zien en kopiëren.
• Bordeigenaren kunnen beheerders om toestemming vragen om het aangepaste bordadres te bewerken.

Nu is het tijd om toegang te krijgen tot uw inbox om uw nieuwe e-mail aan te maken!

Voordat we de e-mail verzenden, moeten we mogelijk onze e-mail een beetje aanpassen om ervoor te zorgen dat deze er op ons bord uitziet zoals we willen!

• De ontvangersregel moet het adres van het bord bevatten ( dat we voor eerder genoemde veiligheidsdoeleinden als contactpersoon hebben opgeslagen )
• De onderwerpregel wordt de naam van het item op ons bord

• De inhoud van de e-mail wordt een update over het nieuwe item, daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alles in de hoofdtekst van de e-mail is wat we graag zouden zien in het updatesgedeelte van ons item – inclusief bestanden !

Tip: Sommige e-mails bevatten de optie ‘beantwoorden boven deze regel’. In dit geval, als je dit onderdeel niet verwijdert wanneer je de e-mail doorstuurt naar je forum, zal je updates-sectie leeg blijven omdat de hoofdtekst van de e-mail geacht wordt zich boven de antwoordregel te bevinden. Verwijder gewoon dat deel uit de e-mail en het zou perfect moeten werken!

En hier is het! Uw e-mail verschijnt als een nieuw item in een nieuwe groep genaamd “Nieuwe klanten” bovenaan uw dashboard! Al uw toekomstige e-mails verschijnen in deze groep, dus u kunt de groepsnaam aanpassen aan uw behoeften! Het enige dat u hoeft te doen, is de rest van de kolommen voor het nieuwe item met de hand invullen nadat het op het bord verschijnt.

Klik op de gespreksballon om de sectie Updates van het item te openen en de hoofdtekst van uw e-mail te bekijken. Nu heb je alle details op één plek!

Let op: De maker van het item of de update is de gebruiker die het unieke e-mailadres van het bord heeft toegewezen (inclusief de persoonlijke API-sleutel). Als twee gebruikers bijvoorbeeld afzonderlijk het e-mailadres hebben gekopieerd en e-mails hebben gemaakt, wordt elk van hen weergegeven als de maker van de update. Als een gebruiker het adres echter heeft gekopieerd en naar een andere gebruiker heeft gestuurd, wordt de gebruiker die het adres heeft gekopieerd weergegeven als de maker van de update.

Er wordt een e-mail naar het item verzonden als update

Wanneer je een e-mail naar een item op je bord stuurt, wordt de e-mail een update in de sectie Updates van het item! om dit te doen, Haal het unieke e-mailadres van het item op in de sectie Updates van het item. Klik op ‘Schrijf updates via e-mail’ en kopieer uw unieke e-mailadres.

Hier bij Greenfield Gardeners ontvangen we vaak e-mailverzoeken van klanten en sturen we klanten e-mails om hen te laten weten wat voor werk er in hun tuinen is gedaan de laatste keer dat we hun eigendom bezochten! Om ervoor te zorgen dat we al deze correspondentie ook op ons monday.com-bord kunnen zien, sturen we de e-mail naar zowel onze klant als ons artikeladres!

Tip: Als je de e-mail verzendt naar zowel een item als een ontvanger die geen lid is van je monday.com-account, zorg er dan voor dat je het itemadres op ” Bcc ” zet. Dit is om ervoor te zorgen dat de ontvanger geen foutmelding krijgt van jouw item op monday.com als de ontvanger van jouw e-mail antwoordt met de actie ‘Allen beantwoorden’.

De e-mail verschijnt als een nieuwe update in je bestaande item op het bord! De onderwerpregel van uw e-mail wordt vetgedrukt weergegeven, gevolgd door de hoofdtekst van uw e-mail.