[fact_box]
**Interessant gebruik:** Het monday.com-systeem kan niet alleen worden gebruikt voor projectbeheer, maar ook voor personeelsbeheer. U kunt bijvoorbeeld een kalender maken voor het beheren van vakanties van werknemers, het bijhouden van werktijden en zelfs wervings- en opleidingsprocessen. Hierdoor kunnen HR-teams alle informatie op één plek op een ordelijke en efficiënte manier beheren.
[/fact_box]

Voor wie is deze handleiding bedoeld:

Nieuwe monday.com-gebruikers richten hun teams op.

Deze handleiding is relevant voor alle accounts in alle abonnementen.

De overstap naar een nieuw en beter systeem is een spannende tijd voor het team, maar er zijn ook uitdagingen. Ons team helpt al jaren de beste teams om nog beter te worden! Gedurende deze tijd hebben we enkele tips verzameld die het voorbereidingsproces gemakkelijk, snel en pijnloos zullen maken.

Ontgrendel het systeem op de juiste manier

Hoewel frequente boekingen ervoor zorgen dat teamleden in het nieuwe systeem terechtkomen dat je hebt gebouwd, wil je eigenlijk dat ze er deel van uitmaken!

Om dit te bereiken, verzamelt u het team en kondigt u de nieuwe tool aan. We raden u aan een vergadering of gesprek te plannen om de tool specifiek te presenteren, of om de tool te introduceren tijdens een routinevergadering van het hele team.

Belangrijkste punten om te bespreken:

1. Waarom hebben we een nieuw systeem? Identificeer en bespreek de pijn die jou en het team motiveerde om op zoek te gaan naar een nieuwe manier van werken.
2. Leg de werkstroom uit. Bekijk de workflow die u heeft gebouwd. Demonstreer indien mogelijk uw daadwerkelijke workflow. Het belangrijkste is dat u uitlegt hoe u het team ermee ziet werken.
3. Hoe zullen de zaken beter worden? Teamleden kunnen zich afvragen: “Wat levert het mij op?” Die nieuwsgierigheid frontaal aanpakken. Als u de waarde voor uw team uitlegt, en vooral hoe u verwacht dat de zaken zullen verbeteren, wordt de waarde van de verandering voor uw team duidelijk en moedigt u hen aan om het eens te proberen.
4. Bespreek de lancering. Stap jij meteen over naar monday.com? Plant u een geleidelijke transitie? Door het personeel op de hoogte te stellen van wat ze kunnen verwachten, zullen ze zich meer op hun gemak voelen bij de verandering.
5. Tijd voor feedback. Ga ervan uit dat uw team het recht heeft om de optimalisatie van de workflow te beïnvloeden. Het is een geweldige manier om betrokkenheid te stimuleren en uw team praktisch denken te laten oefenen met hun nieuwe tool.

[note_box]
**Praktische tip:** Wanneer u de nieuwe workflow introduceert, probeer dan te laten zien hoe deze een specifiek probleem oplost dat het team in het verleden is tegengekomen. Als het in het verleden bijvoorbeeld moeilijk was om taken bij te houden, presenteer dan hoe het nieuwe systeem het volgen eenvoudiger en duidelijker maakt.
[/note_box]

Maak het eenvoudig

Voor sommige teamleden kan het wennen aan een nieuw systeem een ​​uitdaging zijn. Hier leest u wat u kunt doen om het hen gemakkelijk te maken monday.com vanaf dag één effectief te gebruiken:

1. Als je een centraal takenbord hebt, maak dan voor elk teamlid een persoonlijk overzicht. Zo kunnen ze zien wat voor hen relevant is en wat ze moeten doen.
2. Sommige teamleden vinden misschien dat het invoeren van informatie in het bord te ingewikkeld aanvoelt in vergelijking met hun eerdere processen. Geef je team een ​​formulier! Dit maakt het voor teamleden gemakkelijker om nieuwe items te maken.

Tip: Als u Monday Sales CRM gebruikt, kunt u een formulier voor het maken van artikelen instellen. Op die manier kunnen alle nieuwe items automatisch worden toegevoegd via de formulierweergave van je bord.

Gebruik uw workflow als de bron van waarheid voor het team

Het kan enige tijd duren om gewend te raken aan het gebruik van monday.com. Dit wordt verwacht bij elke procesverandering.

Om de transitie te versnellen, moet je altijd je monday.com-workflow als de bron van de waarheid raadplegen. Gebruik dit bij dagelijkse of wekelijkse teamvergaderingen en inspecties. Bekijk uw workflow en specifieke statussen en planningen wanneer u verwijst naar concrete taken en deadlines. Dit zal je team helpen om monday.com te zien als dé plek om updates te krijgen en anderen te updaten.

Tip: Het helpt om de verwachting te wekken dat uw boards vóór vergaderingen en inspecties worden bijgewerkt.

Tijd voor feedback

Het bouwen van uw beste workflow kan enkele iteraties vergen. Hier kun je monday.com eenvoudig aanpassen aan jouw behoeften. Er zijn geen technologie of ingenieurs nodig om van monday.com de perfecte tool voor je team te maken.

Hier zijn enkele manieren om ervoor te zorgen dat uw team tevreden is met de manier waarop ze werken:

1. Bouw een feedbackbord. Verzamel alle feedback van uw team op één plek. Op die manier kunt u naar het bestuur verwijzen en samen bespreken hoe u uw workflow kunt verbeteren. Om feedback te vergemakkelijken, voegt u een formulier toe aan het bord en deelt u de link meestal.
2. was in regelmatige gesprekken. Het wordt aanbevolen om in ieder geval de eerste twee maanden regelmatig gesprekken te voeren. Bespreek wat werkt en wat verbeterd moet worden. Breng vervolgens snel en overeenkomstig aanpassingen aan.

[note_box]
**Praktische tip:** Probeer bij het verzamelen van feedback gerichte vragen te stellen, zoals “Welke actie in het nieuwe systeem kost u de meeste tijd?” of “Welk deel van het nieuwe proces brengt u het meest in verwarring?” Dit zal u helpen duidelijkere inzichten te krijgen voor verbetering.
[/note_box]

Vind uw partners voor succes

Veel teams hebben extra leden die betrokken willen worden bij het bouwen van de workflow, het optimaliseren ervan en het uitbreiden van het systeem om met nieuwe workflows te werken.

Hier zijn onze tips voor het vinden van uw partners voor succes:

1. Vind de bouwers in je team. Meestal zijn het technologische genieën of procesgenieën. Wij houden van ze allebei! Jouw team heeft er zeker minstens één.
2. Help ze leren. De monday.com academy biedt een schat aan hulpmiddelen waarmee uw affiliates hun vaardigheden kunnen verbeteren en superbouwers kunnen worden.
3. Maak ze tot een aanspreekpunt. Laat andere teamleden weten met wie ze contact moeten opnemen als ze hulp nodig hebben. Geef een naam en een gezicht ervoor op. Op die manier kan het zonder vertraging gebeuren als de rest van uw team een ​​upgrade van het gebruik nodig heeft. Uiteindelijk zal het hele team beter werken!

Omgaan met de vraag wat het voordeel voor mij is

Het gebruik van monday.com kan elk teamlid helpen productiever te zijn. Om uw team te helpen begrijpen hoe ze voordeel kunnen halen uit het nieuwe systeem voor hun productiviteit, kunt u hen enkele van de nieuwe tools laten zien die hen worden aangeboden.

Vaak zien we dat gebruikers zich eerst de waarde van deze functies realiseren:

1. automatiseringen. Laat je team kennismaken met de magie van monday.com-automatiseringen en hoe deze kunnen worden gebruikt om de efficiëntie en mobiliteit te vergroten en repetitief werk te verminderen.
2. Formulieren. Formulieren kunnen door vrijwel iedereen worden gebruikt. Elk team of teamlid dat verzoeken heeft om zijn e-mail of sms-berichten omhoog te houden, zal je voor altijd bedanken!

Voor meer informatie over het leuk en toegankelijk maken van het monday.com-platform voor je team kun je ons artikel ‘Help je team monday.com adopteren’ lezen.

Bron link