Tidio Mailbox is een krachtig hulpmiddel voor het beheren van beltickets. In dit artikel leggen we u uit wat de voordelen en functies van de mailbox zijn, zodat u de communicatieprocessen onder de knie krijgt en de ondersteuningservaring voor uw klanten kunt verbeteren.
Voordelen van de brievenbus
De Tidio-mailbox biedt een breed scala aan voordelen die uw ondersteuningservaring kunnen verbeteren. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:
- Organiseer gesprekken slimmer
- Gemakkelijke toegang tot gesprekken van collega’s
- Eén weergave voor tickets en oproepen
- Aangepaste weergave
- Het verbeteren van de communicatie met klanten
Organiseer gesprekken slimmer
Begrijp welke oproepen uw aandacht vereisen met aparte mappen en een duidelijkere oproepteller. Met de mailbox kunt u gesprekken sorteren op basis van verschillende criteria, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijkste gesprekken.
Wees er voor je collega’s
Met één klik toegang tot de gesprekken van uw collega’s. In een fractie van een seconde uw team beheren en collega’s helpen. Dit is een aanzienlijk voordeel wanneer samenwerking tussen teamleden nodig is.
Een nieuwe chatbox
Sorteer de oproepen wanneer ze eindigen. Wanneer uw discussies voorbij zijn, kunt u deze oplossen zodat u een handig overzicht krijgt van alle gesprekken die u hebt gesloten in één speciale map. Dit maakt het gemakkelijker om de gesprekken te beheren en voorkomt verwarring.
Eén weergave voor tickets en oproepen
U hoeft niet tussen tabbladen te springen. Wanneer u klaar bent met de meest dringende oproepen, heeft u direct toegang tot de tickets. Het bespaart tijd en optimaliseert het werkproces.
Het gebruik van de brievenbus
Je ziet automatisch onze nieuwe mailboxweergave wanneer je inlogt op je Tidio-account. U kunt vervolgens beslissen of u bij de krachtige nieuwe weergave van uw oproepbeheer wilt blijven of terugkeren naar de oude oproepweergave door deze uit te schakelen in uw Tidio-configuratiescherm.
Live-oproepen
In uw mailbox ziet u drie hoofdweergaveopties voor livechatgesprekken, waaronder drie tabbladen: Niet aangesloten , mijn open en opgelost .
niet geassocieerd
Op het tabblad Niet-toegewezen worden alle oproepen weergegeven die zijn ontvangen van klanten op uw site en die nog niet aan een operator zijn toegewezen. Dit is de hoofdmap waaruit u een gesprek kunt oppakken, eraan kunt deelnemen en het gesprek aan uzelf als operator kunt toewijzen.
mijn openingen
Op het tabblad “Mijn open” worden alle oproepen weergegeven die aan u als operator zijn toegewezen. Dit is een centrale plek waar u alle gesprekken die u voert kunt volgen.
zijn opgelost
Op het tabblad ‘Opgelost’ worden al uw gesprekken weergegeven die zijn beëindigd. Dit is een soort geschiedenis of archief met alle gesprekken die je hebt gevoerd. Hiermee kunt u de geschiedenis van de oproepen bijhouden en ervoor zorgen dat alle klanten zijn beantwoord.
De rode tellers naast elk tabblad informeren u over nieuwe berichten van de klanten van uw site.
de activiteit van de exploitanten
Op het tabblad Operators ziet u een lijst met operators waarmee u hun werk kunt volgen en hen in hun gevallen kunt helpen. Dit is een belangrijk hulpmiddel voor teammanagement.
U kunt een overzicht van de oproepen van andere operators bekijken zonder dat u zich bij hen aansluit, door op het gesprek onder de geselecteerde operator te klikken. De telefoniste en de gebruiker zien niet dat u naar het gesprek kijkt. Als je ook aan het gesprek wilt deelnemen en wilt schrijven, klik dan op de blauwe knop ‘Neem deel aan het gesprek’.
displays
Weergaven van gespreksweergaven kunnen u helpen uw werklast te organiseren. Ze kunnen u helpen begrijpen over welke onderwerpen de gesprekken gaan zonder de gesprekken zelf te lezen, en kunnen problemen aanpakken die eerst een dringende reactie vereisen. Dit is een uitstekend hulpmiddel voor alle boekingsgerelateerde problemen en vragen. Dit kan u en uw team helpen de tijd efficiënter te beheren door de gespreksonderwerpen en kanalen te verdelen tussen uw operators of teams.
De weergavefunctie maakt automatische identificatie van de intenties en kanalen van bezoekers (AI) mogelijk. Wanneer de intenties geïdentificeerd zijn, worden de gesprekken gegroepeerd op basis van de onderwerpen van de intenties. Berichten die afkomstig zijn van Messenger en Instagram zijn zichtbaar binnen de daarvoor bestemde kanaalmappen.
Aangepaste weergave
Om u te helpen de handigste weergave voor uw mailbox te creëren, kunt u de weergaven aanpassen aan uw voorkeuren. Dit is een belangrijk hulpmiddel waarmee u uw werk kunt optimaliseren.
Momenteel kunt u kiezen uit de volgende onderwerpen:
- Live-oproepen
- Opgeloste oproepen
- Niet-gekoppelde oproepen
Klik op de knop +/+ naast het weergavemenu om meer weergaven aan uw lijst toe te voegen.
Schrijf de naam van de weergave die u wilt zien in het navigatiemenu van uw weergaven (u kunt ook een emoji- pictogram toevoegen) en beslis wie deze specifieke weergave te zien krijgt (dit kan het hele team zijn, alleen u of geselecteerde operators).
Gebruik in het menu Bron selecteren Live oproepen :
Vervolgens kunt u voorwaarden toevoegen. Deze bepalen wat het display daadwerkelijk toont, afhankelijk van de filters die u instelt. Je kunt bijvoorbeeld een ander kanaal kiezen, zoals Messenger, Instagram of WhatsApp – zodat het display alleen gesprekken van deze kanalen toont:
Het belangrijkste is dat u de intentie kunt kiezen: deze bepaalt (met behulp van AI) wat de klant van uw ondersteuningsteam mag verwachten. U kunt kiezen uit een basisintentieprovider:
Wanneer u klaar bent, klikt u op de blauwe knop Maken om uw selecties te bevestigen.
Wanneer de klanten u berichten gaan sturen en bellen met hun intentie (bijvoorbeeld als ze een bestelling willen annuleren), wordt op het betreffende display de ontvangen oproep weergegeven. Uiteraard wordt het zoals altijd ook opgeslagen in een niet-gerelateerde map:
Om bestaande weergaven te bewerken, klikt u op een geselecteerde weergave uit de lijst en vervolgens op de drie stippen naast de naam van het thema bovenaan. Gebruik de bewerkingsoptie :
Nu ziet u het bewerkingsvenster, waar u de weergave opnieuw kunt aanpassen.
Let op: als u het display verwijdert, worden de berichten op het display niet verwijderd. De berichten zijn nog steeds beschikbaar op andere tabbladen, zoals Niet gekoppeld of Opgelost.
Door de intentiedisplays in Tidio aan te passen, kunnen operators hun werkomgeving afstemmen op hun specifieke behoeften, waardoor het gemakkelijker en sneller wordt om op inkomende berichten te reageren. Door bepaalde inzichten en informatie prioriteit te geven, kunnen operators efficiënter en effectiever werken, waardoor uiteindelijk de klantervaring wordt verbeterd.
Hoe werken de displays?
Wanneer er een nieuw, niet-gerelateerd bericht binnenkomt dat een van de intent-onderwerpen bevat, wordt het automatisch gesorteerd in een van de intent- of kanaalmappen met een bericht (het bericht moet langer zijn dan één woord om te kunnen worden gesorteerd).
Alle oproepen met de door de operator geselecteerde bestemming of kanaal (ook de oproepen die eerder aan de operator zijn toegewezen) zijn in deze weergave zichtbaar voor de operator.
Houd er rekening mee dat momenteel alleen gesprekken in het Engels als onderwerp kunnen worden geclassificeerd en dat ons systeem alleen het eerste bericht controleert dat door de klant is verzonden. Dit betekent dat berichten met slechts één woord, zoals “Hallo”, niet in onderwerpgroepen worden gesorteerd.
