Bij monday.com richten we ons op transparantie en communicatie. Wij geloven dat een van de belangrijkste dingen op je werkplek de communicatie tussen collega’s is! Door teams te maken, kunt u uw teamleden op de hoogte stellen, bijwerken, taken toewijzen en met uw teamleden chatten wanneer dat nodig is!
Daarnaast kan Teams u een andere manier bieden om informatie in uw account veilig te houden. Door privé- of deelbare borden met een team te delen, kunt u ervoor zorgen dat de juiste mensen te allen tijde door de juiste informatie bladeren.
Wat is een team?
Een team is een groep mensen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Op de werkvloer kan het een afdeling, een projectteam, een afdelingsteam, een interdepartementaal team, managementteams of elk ander type team zijn dat in uw bedrijf werkt!
De mensen in de teams die je op je monday.com-account aanmaakt, kunnen berichten, updates ontvangen en samen als team chatten!
Teams-pagina
Op de Teams-pagina kunt u de teams in uw account bekijken en beheren! Om deze te vinden, klikt u op uw profielfoto en selecteert u ‘Teams’ in het menu.
Hier ziet u een lijst met alle bestaande teams in uw account! Om toegang te krijgen tot het team dat u zoekt, zoekt u ernaar of klikt u op de naam aan de linkerkant van het scherm.
Hoe een team te creëren
Om een nieuw team in uw account aan te maken, klikt u rechtsboven op “+ Nieuw team”.
Vanuit de galerij die verschijnt, kunt u uw team een naam geven, een afbeelding toevoegen die hen vertegenwoordigt en beginnen met het toevoegen van teamleden. Vergeet niet op de blauwe knop ‘Aanmaken’ te klikken als je klaar bent!
Teams met gasten
Terwijl u een nieuw team aanmaakt, heeft u de mogelijkheid om gasten aan het team toe te wijzen door het vakje aan te vinken met de tekst ‘ Gasten toestaan in dit team ‘. Zodra gasten lid zijn van het team, kunt u ze een item toewijzen of ze aanmelden voor een bord.
Hoewel een team zowel vrienden als gasten kan bevatten, moet u er rekening mee houden dat dit type team alleen lid kan worden van deelbare borden. Houd er rekening mee dat zodra een team is gemaakt, het type ervan niet meer kan worden gewijzigd. 
beperkingen
Voor teams met gasten gelden de volgende beperkingen:
- Een team met gasten kan geen deel uitmaken van een teamhiërarchie, d.w.z. teams binnen teams.
- Teams met gasten kunnen geen inhoud hebben (inclusief whiteboards, documenten, dashboards en werkplekken).
- Gasten kunnen niet worden vermeld als teameigenaar.
Definieer teamleden
Zodra u leden aan uw team heeft toegevoegd, kunt u definiëren wie voor hen als “teameigenaar” wordt beschouwd! De teameigenaren zijn de enigen die acties kunnen uitvoeren om het team bij te werken, zoals het toevoegen of verwijderen van leden, het wijzigen van de naam en het imago van het team, het maken van subteams en meer.
Om iemand teameigenaar te maken, klikt u eenvoudig op het kroonpictogram rechts van de naam, zoals hieronder weergegeven:
Hoe u uw team kunt beheren
- vrienden toevoegen
Om leden aan uw team toe te voegen, selecteert u eerst uw team aan de linkerkant van het scherm. Klik vervolgens op de knop “Teamleden toevoegen”, selecteer de teamleden die u wilt toevoegen en klik op de blauwe knop “Toevoegen”!
U kunt hier ook in behandeling zijnde gebruikers toevoegen, zodat ze in uw team worden opgenomen zodra ze lid worden van uw account.
- vrienden verwijderen
- Verwijder een team
Je kunt al je teams verwijderen door op het menu met drie stippen bovenaan de teampagina te klikken en ‘Team verwijderen’ te selecteren.
- Het maken van een werkschema voor het team
De accountbeheerder kan werkschema’s toevoegen of aanpassen voor verschillende gebruikers die aan het team zijn toegewezen, op basis van hun locatie, werkdagen, vakanties en werkuren. Meerdere teams kunnen hetzelfde werkschema delen!
Het werkschema kan alleen door de manager aan het team worden toegewezen, niet aan individuele gebruikers. Als er geen werkrooster wordt aangepast, wordt het standaardrooster toegepast op alle gebruikers van het account.
Het creëren van subteams
Met behulp van subteams kunt u binnen een ander team verschillende teams creëren, waardoor u een bredere hiërarchie van mensen en inhoud binnen uw organisatie kunt beheren. Laten we de gebruikscasus eens bekijken om meer te begrijpen over hoe deze functie werkt!
Bij monday.com bestaat het kennisbankteam uit zowel inhoudschrijvers als videomakers. Door subteams te creëren, kunnen we een afzonderlijk inhoudsteam en videoteam toevoegen om te worden opgenomen in het grotere kennisbankteam. Open hiervoor de kennisbankteampagina en klik op de pijl naast “Gebruikers toevoegen” in de rechterbovenhoek en vervolgens op “Een nieuw subteam aanmaken”:
Vervolgens noemen we ons eerste team ‘Schrijvers’ en voegen we de relevante teamleden toe voordat we ‘Maken’ selecteren, zoals hieronder weergegeven.
Vervolgens herhalen we dit proces, deze keer maken we een nieuw subteam met de naam ‘Videomakers’ en voegen we de relevante teamleden eraan toe!
Als we nu naar de teampagina van de kennisbank kijken, kunnen we naar het tabblad ‘subteams’ gaan en de nieuwe teams van inhoudschrijvers en videomakers vinden die we hebben gemaakt. Vanaf de subteampagina’s kunnen we leden toevoegen of verwijderen, eigendom van het team aan leden verlenen en het pictogram en de titel van de subteampagina aanpassen.
Monitor teaminhoud
Om eenvoudig te begrijpen waar uw team bij betrokken is, kunt u het tabblad ‘Inhoud’ van de Teams-pagina bekijken! Op dit tabblad vindt u een lijst met alle borden, dashboards, documenten en werkplekken waar uw team is geregistreerd.
Herinner uw team eraan met één klik
Ons team, de “Caramel Task Force”, is hard aan het werk om onze heerlijkste nieuwe smaak voor onze ijssalon te ontwikkelen! We willen dat iedereen in het team op de hoogte blijft van alle snelle veranderingen in ons bedrijf. Laten we eens kijken naar enkele manieren om iedereen er tegelijk aan te herinneren!
- Registratie van uw team
Het is niet nodig om ieder teamlid apart in te schrijven bij de betreffende besturen. Je kunt een heel team in één keer inschrijven op de teamborden! Ga aan de slag door op de knop ‘Plannen’ in de rechterbovenhoek te klikken:
In plaats van de naam van elk teamlid te typen, typt u gewoon de teamnaam! Klik, en hier is het! Nu blijft iedereen in het team op dezelfde pagina!
Wanneer u de muis over een toegewezen team beweegt, kunt u bovendien details zien zoals de teamnaam en de namen van alle teamleden:
- Wijs taken toe aan uw hele team
We gebruiken graag de kolom Mensen om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat zijn verantwoordelijkheden zijn. Maar soms werken we als team aan iets! In deze gevallen kunnen we een taak of project aan het hele team toewijzen!
Klik gewoon op een cel in de kolom Mensen en selecteer uw team in plaats van één persoon, net als dit:
Communiceer met uw team
Door een team te creëren, kun je heel soepel en gemakkelijk met iedereen tegelijk communiceren! Als u uw hele team op de hoogte wilt houden van een van uw gezamenlijke projecten, kunt u met iedereen tegelijk contact opnemen!
- “@vermeld” uw team
We gebruiken graag de optie Updates om alle forumabonnees op de hoogte te houden van eventuele updates van een item. Als we meer aandacht willen vestigen op een update, kunnen we de mensen die dit bericht moeten zien “@vermelden”, en zij worden gewaarschuwd door een beltoon, zodat ze niets belangrijks missen!
Als we er zeker van willen zijn dat ons hele team een belangrijk bericht ziet, kunnen we het hele team eraan herinneren door “@” te typen, gevolgd door de teamnaam, net als dit:
Op die manier ontvangt iedereen in het team een belsignaal dat hun aandacht op deze update vestigt!
- Update uw team automatisch
We willen dat elk lid van ons team naar elke smaaktest voor onze nieuwe smaken komt, zodat we samen de winnaars kunnen kiezen! Om ervoor te zorgen dat iedereen in ons team weet wanneer er een smaaktest gepland staat, hebben we het volgende geautomatiseerde recept toegevoegd:
Het recept aangepast om al het personeel van “The Book Keepers” op de hoogte te stellen wanneer een label in de statuskolom “Beschikbaar” verandert in “Niet beschikbaar”. We hebben zelfs de exacte waarschuwing aangepast, zoals hierboven weergegeven. Deze automatisering is slechts één voorbeeld van hoe we ons team kunnen informeren door middel van automatiseringen. Ga naar het automatiseringscentrum om verschillende recepten te bekijken!
Vraag om lid te worden van het team
Ben je een team tegengekomen waar je graag bij wilt horen? Zo ja, dan kunt u nu eenvoudig een verzoek indienen om lid te worden van een team waar u nog geen deel van uitmaakt! Om dit te doen, gaat u eenvoudigweg naar de hoofdteampagina en klikt u op de knop “Verzoek om lid te worden”. Er wordt een verzoek verzonden naar elke manager of teamlid die teamverzoeken kan goedkeuren!
Je kunt ook een verzoek indienen om lid te worden van een team door te zoeken op basis van het teampictogram wanneer dit aan een item is toegewezen en vervolgens op ‘Verzoek om lid te worden’ te klikken, zoals hieronder weergegeven:
Het aanmaken van teams op uw account is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft! Probeer het vandaag nog met uw team.