De mogelijkheid om aangepaste weergaven te maken is een zeer nuttig hulpmiddel om u te helpen uw Tidio-kaarten te organiseren.
Standaard bevat uw Help-systeem slechts drie algemene mappen: Unassigned , My Tickets Open en Solution . Met weergaven kunt u echter uw eigen filters maken; Hierdoor kun je verschillende soorten tickets afzonderlijk bekijken, op basis van de door jou gestelde voorwaarden .
Het is een praktische manier om uw kaarten in verschillende categorieën in te delen en snel toegang te krijgen tot het type kaarten dat u zoekt.
In dit artikel leer je:
Aangepaste weergaven maken
U kunt de lijst met weergaven zien aan de linkerkant van uw mailbox, onder de lijst met kaarten :
Voeg een nieuwe weergave toe
Hier kunt u al uw aangepaste weergaven maken en er vervolgens doorheen bladeren. Klik op het teken en meer (+) en gebruik de optie Weergave maken :
U ziet een nieuw pop-upvenster met opties voor weergave-instellingen. Hier definieert u de basisinstellingen van het nieuwe display (zoals naam en zichtbaarheid), evenals de voorwaarden die bepalen welke kaarten het display zal weergeven.
Configureer de basisweergave-instellingen
Hier moet u een naam voor uw weergave kiezen, aangezien deze zo in uw lijst met weergaven zal verschijnen. U kunt (en moet!) een emoji kiezen die u wilt gebruiken als weergavepictogram in uw ticketbox, zodat deze gemakkelijker zichtbaar is. Zorg ervoor dat je in dit geval tickets als bronbron selecteert (omdat het selecteren van livechats als bron alleen werkt voor inkomende chats). U moet ook kiezen waarvoor de weergave zichtbaar is: alleen u, alle operators in uw account of alleen de geselecteerde operators.
Instellen van de gedetailleerde voorwaarden van het display
De volgende stap is het instellen van de voorwaarden voor uw nieuwe weergave. Voorwaarden zijn in principe verschillende manieren om uw kaarten te filteren, en kunnen op het volgende zijn gebaseerd:
- Kaartstatus (open, in behandeling, gesloten)
- Aanmaakdatum van de kaart
- de kaartexploitant
- Kaartcategorieën
- Trefwoorden in e-mailonderwerpen
Je hebt ook de mogelijkheid om een nieuw filter voor te stellen dat je in de toekomst misschien nuttig vindt!
Nadat u een filter heeft gekozen, definieert u waar het filter op moet letten, bijvoorbeeld met welke kaartstatussen rekening moet worden gehouden (of niet), of welke woorden deel moeten uitmaken van het onderwerp van de e-mail.
EN/OF-logica gebruiken voor meerdere voorwaarden
Als u meerdere filters toevoegt, kunt u profiteren van EN/OF-logica . Hierdoor kunt u complexere voorwaarden definiëren voor uw aangepaste weergave.
Wanneer u AND tussen twee verschillende filters gebruikt, combineert u deze tot een voorwaarde die ervoor zorgt dat beide filters gelijkwaardig worden gebruikt. Alleen als beide filters slagen, wordt aan de voorwaarde voldaan. Aan de andere kant kunt u met OR een voorwaarde creëren waarin slechts één van de filters zou moeten slagen.
Naast het eerder genoemde kunt u AND/OR ook gebruiken om afzonderlijke sets filters te definiëren voor complexere omstandigheden (u kunt bijvoorbeeld één set filters instellen die moet slagen, en vervolgens een tweede set filters instellen die moet worden gebruikt als de eerste set mislukt).
Laten we hieronder twee voorbeelden van weergavedefinities bekijken.
Voorbeelddefinitie #1
We zullen bijvoorbeeld een eenvoudig retouroverzicht maken, om alleen de tickets te filteren die te maken hebben met het retourneren van beschadigde of onjuiste producten. Op het display worden tickets weergegeven die ‘open’ of ‘in de wacht’ staan, en het onderwerp van de e-mail moet ten minste één specifiek woord of zin bevatten.
Nadat u een kaartstatusfilter heeft toegevoegd, gebruikt u de plusknop (+) aan de rechterkant:
Nu kunt u nog een filter toevoegen en beslissen of beide filters succesvol moeten zijn, of dat één van beide voldoende is. In dit geval gebruiken we OR , dus de status van de kaart moet ‘open’ of ‘in behandeling’ zijn.
Deze twee filters werken samen als voorwaarde voor uw nieuwe weergave. U kunt nu nog een set filters toevoegen door op Voorwaarde toevoegen onder uw bestaande filters te klikken:
U moet hier ook beslissen tussen het gebruik van AND of OR (voor ons huidige voorbeeld hebben we AND nodig) en vervolgens de andere filters toevoegen als dat nodig is. In dit geval voegen we meerdere keren het e-mailonderwerpfilter toe, verbonden met OR -logica; Dit zorgt ervoor dat het onderwerp een van de opgegeven woorden of zinnen bevat:
Met een opstelling zoals hierboven zal het display elk open of in behandeling zijnd ticket tonen waarvan het e-mailonderwerp een bepaald woord of een bepaalde zin bevat.
U kunt hetzelfde resultaat bereiken door EN/OF-logica op een iets andere manier te gebruiken. U kunt in de instellingen een andere versie van de retourweergave maken, zoals hierboven, en dit zou hetzelfde basiseffect hebben:
Deze versie van de retourweergave doet hetzelfde: het geeft alle openstaande of in behandeling zijnde tickets weer (dat wil zeggen: alle tickets die nog niet zijn opgelost) waarvan het e-mailonderwerp een van de drie opgegeven woorden of zinsdelen bevat.
Voorbeelddefinitie #2
In het onderstaande voorbeeld is de aangepaste weergave bedoeld voor het verzamelen van dringende tickets; In dit geval betekent dat kaarten die nieuw zijn (status: open) en het woord ‘ overcharge ‘ of ‘ restitutie ‘ in de onderwerpregel hebben:
Als u klaar bent met het instellen van de weergave, klikt u op Maken om de weergave aan uw mailbox toe te voegen.
Voorbeeld van daadwerkelijke displays
Hieronder ziet u verschillende aangepaste weergaven in actie: een dringende weergave en twee enigszins verschillende weergaven in de wacht :
Zoals eerder vermeld, toont Urgent View alle tickets die nieuw zijn en waarvan het e-mailonderwerp het woord ‘Overbeladen’ of ‘Restitutie’ bevat. In het bovenstaande voorbeeld tonen twee weergaven in behandeling tickets waarbij een operator de status al heeft gewijzigd in ‘in behandeling’, maar ze zijn beide enigszins verschillend.
In het overzicht In behandeling worden eenvoudigweg alle kaarten weergegeven waarvan de status “In behandeling” is:
De weergave in behandeling ($$$) is echter meer gespecialiseerd – deze is alleen bedoeld voor in behandeling zijnde tickets waarvan het e-mailonderwerp woorden bevat die verband houden met boekhouding of geld:
Merk op hoe één kaart tegelijkertijd in meerdere weergaven kan worden weergegeven ; Dit komt omdat de weergaven die u maakt, overlappende voorwaarden kunnen hebben. Dit kan erg handig zijn voor het beheren van de verschillende soorten tickets die u ontvangt, of voor het gedetailleerd organiseren van het werk van uw team.
Houd er ook rekening mee dat al uw tickets daadwerkelijk worden opgeslagen in een van de drie hoofdmappen: Unassigned , My Tickets Open of Solution . Uw aangepaste weergaven zijn slechts categorieën waarmee u kaarten kunt filteren, zodat u ze gemakkelijker kunt bekijken:
Beheer uw weergaven
Als u de werking van een van uw weergaven wilt wijzigen (of deze liever wilt verwijderen), kunt u de wijzigingen op elk gewenst moment aanbrengen. Open de weergave die u wilt wijzigen en klik op de bovenstaande punten:
Hiermee kunt u de huidige weergave bewerken (met behulp van het instellingenvenster dat u hebt gebruikt om de weergave te maken) of deze volledig verwijderen .
Als u een weergave wijzigt of verwijdert (of de zichtbaarheidsinstellingen ervan wijzigt), worden de bijbehorende kaarten niet rechtstreeks beïnvloed. Al uw tickets zijn altijd beschikbaar in uw algemene ticketbox , tenzij u besluit een ticket zelf te verwijderen.
Samenvatting
Kortom, aangepaste weergaven zijn een essentiële tool voor ticketbeheer in Tidio. Met behulp van deze weergaven kunt u uw tickets organiseren op een manier die bij uw behoeften past en uw werkproces optimaliseren. Het proces voor het maken van weergaven is eenvoudig, maar vereist aandacht voor detail om ervoor te zorgen dat de weergaven aan uw verwachtingen voldoen.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat u uw beeldschermen regelmatig moet bijwerken, omdat uw behoeften of die van uw team veranderen. Oude of irrelevante weergaven kunnen uw workflow verstoren. Het is dus een goed idee om uw bestaande weergaven te herzien en indien nodig wijzigingen aan te brengen.
Over het algemeen kunnen aangepaste weergaven uw efficiëntie bij het werken met tickets verbeteren, u in staat stellen zich te concentreren op de belangrijkste tickets en u helpen een betere klantenservice te bieden.
Als je nog vragen hebt of extra hulp nodig hebt bij het maken van aangepaste weergaven, neem dan gerust contact op met Tidio Support of bekijk de tutorials en bronnen die beschikbaar zijn op hun website.
