We bieden verschillende soorten machtigingen op monday.com: accountmachtigingen, taakmachtigingen, bordtypen, bordmachtigingen en kolommachtigingen. In dit artikel gaan we dieper in op bordmachtigingen of -beperkingen , die zijn ontworpen om de bordeigenaar controle te geven over wat er op bordniveau kan worden gewijzigd of gezien.

Bordrechten instellen

• Stap 1: Kies uw boardeigenaren

Voordat u de bordmachtigingen definieert, moet u beslissen wie de eigenaar van het bord wordt. Standaard is de eigenaar van het eerste bord de persoon die het bord heeft gemaakt. Om meer bordeigenaren toe te voegen, klikt u op het pictogram ‘Mensen uitnodigen’ in de rechterbovenhoek van uw bord:

Vanaf daar klikt u op de grijze kroon rechts van de gebruikersnaam om die persoon een bordeigenaar te maken. Als u op de grijze kroon klikt, wordt de kroon blauw. Blauwe kronen geven aan dat de gebruiker nu alle machtigingen voor het bord kan overslaan.

• Stap 2: Kies uw machtigingen

Om machtigingen aan een bord toe te voegen, klikt u op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek van uw bord. Selecteer vervolgens “Rechten” in het menu dat wordt geopend:

Je komt nu terecht in het Permissiecentrum waar je het type machtigingen kunt selecteren dat je op je bord wilt toepassen.

Opmerking: bij het overhalen van een bord worden alle ingestelde bordrechten ook gekopieerd en overgedragen naar het nieuwe bord.

Zodra alle bordmachtigingen zijn ingeschakeld, kunt u eenvoudig de machtigingen op uw bord begrijpen en naar het machtigingencentrum gaan door op de vervolgkeuzepijl naast uw bordnaam te klikken en vervolgens op Instellingen rechts van ‘Rechten’ te klikken. Er verschijnt een berichtvenster waarin u ‘Toestemmingsinstellingen bekijken’ kunt selecteren.

Wat zijn de verschillende soorten machtigingen?

Als het gaat om het instellen van bordrechten, kunt u ervoor kiezen om bewerkingsrechten en/of kijkrechten in te stellen (alleen beschikbaar in het Enterprise-abonnement). Laten we eens kijken naar de twee machtigingen (bekijken en bewerken) die beschikbaar zijn! ⬇️

Machtigingen om het bord te bewerken

Met bewerkingsrechten op een bord heb je vier verschillende opties beschikbaar: alles op het bord bewerken, de inhoud van het bord bewerken zonder de structuur ervan te wijzigen, alleen items of subdetails bewerken waaraan gebruikers zijn toegewezen, en alleen updates voor items schrijven.

Laten we hieronder bekijken wat elke optie betekent!

Tip: Om precies te begrijpen wat de geselecteerde toestemming (of toestemmingen) op uw bord betekent, bekijkt u de weergave “Toestemmingsoverzicht” aan de rechterkant van het scherm!

1. Bewerk alles op het bord

De standaardinstelling op elk paneel is “Alles op paneel bewerken”. Voor samenwerkings- en privéborden betekent dit dat elk bestuurslid de inhoud en structuur van het bord kan wijzigen, nieuwe items kan toevoegen, kolomnamen kan bewerken, statussen kan wijzigen en updates kan maken. Voor hoofdborden zijn deze acties beschikbaar voor elk accountlid, zelfs als ze niet op het bord zijn geabonneerd.

• Automatiseringen en integraties
  Door deze toestemming in te stellen, kunnen gebruikers ook nieuwe recepten maken, recepten die door anderen zijn gemaakt in-/uitschakelen en recepten verwijderen die door anderen zijn gemaakt. Ze kunnen echter de recepten van anderen niet bewerken, het automatiseringsrecept opslaan of de validatie van een integratierecept bewerken, tenzij ze eigenaar zijn van het bord.

2. Bewerk de inhoud van het bord zonder de structuur ervan te veranderen

Met deze toestemming kunnen gebruikers die geen eigenaar zijn van het bord items toevoegen, items verwijderen, statussen en cellen op het bord wijzigen, items over het bord verplaatsen en updates voor items maken. Ze kunnen de groeps- of kolomkoppen niet bewerken of de bordstructuur wijzigen door groepen of kolommen te verplaatsen. Als u met een externe gast op een gezamenlijk whiteboard aan een project wilt samenwerken, maar er zeker van wilt zijn dat een kolom niet per ongeluk wordt verwijderd of verwijderd, is deze opstelling ideaal.

• Automatiseringen en integraties

Door deze toestemming in te stellen, kunnen gebruikers ook nieuwe recepten maken, recepten die door anderen zijn gemaakt in-/uitschakelen, en recepten verwijderen die door anderen zijn gemaakt. Ze kunnen echter de recepten van anderen niet bewerken, een automatiseringsrecept als instelling opslaan of de validatie van een integratierecept bewerken, tenzij ze eigenaar zijn van het bord.

3. Bewerk alleen items of subdetails waaraan gebruikers zijn toegewezen

Met deze toestemming, beschikbaar in het Pro-abonnement en hoger, kunnen degenen die geen eigenaar zijn van een bord alleen de inhoud bewerken van de items die aan hen zijn toegewezen. Wanneer u deze optie selecteert, moet de eigenaar van het bord selecteren welke personenkolom hij wil gebruiken bij het instellen van de rechten.

Bovendien kan de eigenaar van het bord ook kiezen of hij of zij wel of niet wil dat gebruikers de subdetails die aan hen zijn toegewezen (ongeacht hun items) kunnen bewerken.

• Automatiseringen en integraties

Let op: Alle gebruikers zullen nog steeds alle items op het bord zien als deze bewerkingsrechten actief zijn. Voor meer informatie over het instellen van beperkingen voor het bekijken van items , zie de sectie ‘Rechten om items te bekijken’ hieronder of dit artikel.

4. Schrijf alleen updates over items

Met deze toestemming kunnen alleen jouw boardeigenaren de structuur en inhoud van het board wijzigen. Elke andere gebruiker kan alleen het bord bekijken , bestanden bekijken en downloaden vanuit de bestandenkolom, en updates schrijven (en ook de updates die ze hebben geschreven bewerken en verwijderen).

Deze instelling is erg handig als u wilt dat de klant alleen een samenwerkingsbord kan bekijken en de voortgang van het project kan bijhouden! Het is ook geweldig als u een lijst of een andere interne alleen-lezen bron beheert.

• Automatiseringen en integraties

Alleen bordeigenaren kunnen automatiseringsrecepten toevoegen, bewerken en verwijderen. Wat betreft integratierecepten kunnen boardeigenaren de velden van de integratie bewerken, zoals de e-mailinhoud, maar kunnen ze de integratieverbinding, zoals het verbonden e-mailaccount, niet wijzigen.

De accountbeheerders kunnen de integratieverbinding verwijderen en het eigendom van het integratierecept op hun eigen naam of aan een andere accountgebruiker overdragen.

Opmerking: De eigenaar van het nieuwe integratierecept moet de verbinding opnieuw verifiëren om de verbinding te laten werken. Dit geldt zelfs als de gebruiker, die niet de eigenaar is, het recept eerder heeft gemaakt.

Machtigingen om items te bekijken

De machtigingen om items te bekijken zijn alleen beschikbaar in het Enterprise-abonnement en zorgen ervoor dat bordeigenaren kunnen beslissen of ze willen dat alle gebruikers met toegang tot dat bord alle items erop kunnen zien, of dat gebruikers alleen de items kunnen zien die aan hen zijn toegewezen . Dit biedt een extra controlelaag en zorgt voor samenwerking op één plek, zonder de toegang tot gevoelige gegevens te riskeren!

Vanuit dat toestemmingscentrum op het bord ziet u de twee beschikbare weergaverechten waaruit u kunt kiezen. We zullen hieronder onderzoeken wat elke optie betekent!

1. Bekijk alle items op het bord

Dit is de standaardoptie en zorgt ervoor dat iedereen die toegang heeft tot het bord alle items erop kan zien.

2. Bekijk alleen items die aan gebruikers zijn toegewezen of door hen zijn gemaakt in elke “personenkolom”

Als u deze toestemming instelt, zorgt u ervoor dat gebruikers die op een item in een van de persoonskolommen op dit bord klikken, alleen die specifieke items kunnen zien en niets anders. Bovendien kan de maker van het item die specifieke items zien, en kunnen de bordeigenaren alle items op het bord zien.

En dat is het! We hopen dat dit artikel je heeft geholpen bij het ontdekken hoe machtigingen voor het bewerken en bekijken van een bord je kunnen helpen bepalen wat er op bordniveau kan worden gewijzigd of bekeken.