Omdat er zoveel opties zijn voor het organiseren van je workflow binnen monday.com, willen we ervoor zorgen dat je ze allemaal kunt benutten. In plaats van al uw workflows op één grote plaats samen te voegen, willen we u laten zien hoe u alles op een systematische manier kunt sorteren. Laten we alle organisatieniveaus in het monday.com-systeem doornemen.

De hiërarchiestructuur

Het hoogste hiërarchieniveau in het monday.com-systeem is Workspace. Alle boards, dashboards en vacatures moeten worden aangemaakt in een van de werkomgevingen van uw account. Binnen een werkruimte kunt u ervoor kiezen om mappen en zelfs submappen toe te voegen om uw werk beter te categoriseren. Ook gaan we in op de manier waarop jouw werk is georganiseerd binnen de besturen, dashboards en functies.

werkomgevingen

Elk bord, dashboard of vereist werk in uw systeem moet binnen Workspace worden aangemaakt. Standaard wordt er een nieuw account aangemaakt met één werkruimte genaamd “Hoofdwerkruimte”, die wordt gedeeld door het hele account. U kunt indien nodig nieuwe werkruimten toevoegen en deze ordenen op afdelingen, teams of zelfs projecten.

Tip: Werkruimtes kunnen “open” of “gesloten” zijn om de privacy of transparantie te bevorderen wanneer dat nodig is.

mappen

Het op één plek bewaren van alle borden, dashboards en gerelateerde analyses kan snel rommelig en ongeorganiseerd worden. Om dit effect te voorkomen, raden wij u aan mappen toe te voegen aan uw werkruimten! U kunt ze gebruiken om afdelingsgegevens voor elk team in mappen te sorteren of om alle gegevens met betrekking tot één project te groeperen.

submappen

Om uw mappen nog een stap verder te ordenen, bieden wij de mogelijkheid om submappen toe te voegen. Submappen zijn eenvoudigweg mappen die in een bestaande map zijn gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een submap maken met de naam “rapporten” om alle dashboards op te slaan die verband houden met één project of alle borden die verband houden met een bepaald dashboard!

Tip: Klik op het kleine sterpictogram naast het bord, dashboard of document om het aan uw favorieten toe te voegen voor snelle en gemakkelijke toegang!

Planken

Borden vormen, samen met dashboards en werkdocumenten, het laatste niveau van de hiërarchiestructuur van monday.com. Dit is waar het werk wordt gedaan en niet waar het wordt opgeslagen, zoals in de eerdere structuren die in dit artikel worden besproken. Maar de hiërarchie eindigt hier niet; Besturen hebben ook hun eigen hiërarchie.

Wat is de hiërarchie in mijn Boards-systeem?

• groepen

Met groepen kunt u de items op uw bord categoriseren in kleurgecodeerde gebieden. Een groep kan alles vertegenwoordigen, van een week, een maand, een specifieke fase van een project, een klant of iets anders dat aan de behoeften van uw team zou kunnen voldoen.

• artikelen

Een item is een individuele rij in een groep op je bord. Een item kan alles zijn wat je maar wilt, en het zal de verbinding met je Board tot stand brengen. Ze kunnen alles vertegenwoordigen, van een projectenlijst tot wekelijkse taken, klanten, locaties of elk ander aspect van uw workflow.

• kolommen

Kolommen zijn een van de belangrijkste bouwstenen van uw bord, waardoor u de gegevens uit uw workflows kunt bekijken en wijzigen. Ze organiseren uw gegevens door u een unieke plek te geven waar u elk detail van uw item kunt invullen. Bekijk deze lijst om de tientallen kolommen te zien die wij aanbieden!

• sub-items

Subitems kunnen aan elk item worden toegevoegd om een ​​extra organisatielaag toe te voegen zonder de structuur van je bord te verliezen.

Tip: Het is belangrijk om uw account van tijd tot tijd te wissen! Als u het moeilijk vindt om de verwijderingen van ongebruikte borden, dashboards of werkdocumenten bij te houden, kunt u deze archiveren zodat u ze later kunt herstellen.

Dashboards

Dashboards verzamelen gegevens van meerdere borden om visuele weergaven te creëren met behulp van widgets. U kunt kiezen uit meer dan 30 beschikbare widgets om uw Dashboards aan te passen aan uw team. Ze zijn een uitstekend hulpmiddel voor het rapporteren, volgen en stellen van doelen, het maken van samenvattingen en het verhogen van de productiviteit!

In dashboards voegen widgets een extra organisatielaag toe door de gegevens over een onderwerp binnen elke widget bij te houden. Een kalenderwidget helpt u bijvoorbeeld bij het bekijken van belangrijke datums, terwijl een getallenwidget de samenvatting of het gemiddelde toont van de gegevens die u probeert bij te houden!

Tip: Als u op zoek bent naar een Dashboard om gegevens van slechts één Board weer te geven, kunt u een Single-Board Dashboard rechtstreeks aan uw Board toevoegen in de vorm van een Board-weergave.

Werkdocumenten

Werkdocumenten op maandag zijn flexibele, multimedia whiteboards waarop u en uw team alle aantekeningen en ideeën met betrekking tot één centraal onderwerp kunnen opschrijven. Door individuele componenten aan je werkdocument toe te voegen, kunnen al je gedachten en ideeën op één plek samenkomen, rechtstreeks in het monday.com-systeem, waar de rest van je werk wordt opgeslagen.

De hiërarchie binnen de werkdocumenten is “componenten”. Dit kunnen widgets, tekstregels en zelfs borden of ingesloten items zijn!

Tip: Als u op zoek bent naar een specifiek Board, Dashboard of document, kunt u de snelle zoekfunctie gebruiken in plaats van door uw werkruimte te scrollen!

We zouden blij zijn als dit artikel u zou helpen de structuur van de hiërarchie te begrijpen en hoe u het volledige potentieel ervan kunt benutten. Lees dit artikel voor meer tips en trucs over hoe u uw account georganiseerd kunt houden.