Planificación de Proyectos – Redacción y Aprobación del Plan

Desde el punto de vista de la gestión ejecutiva, el entregable del grupo de procesos de planificación es una propuesta de proyecto que explica y documenta el plan del proyecto. Una pequeña parte del documento de la propuesta será la sección principal y la mayoría de ella serán apéndices adjuntos que documentan todo el trabajo de planificación que ha realizado, incluyendo un RBS, WBS, diagrama de red del proyecto, plan de gestión de riesgos, programación y cualquier otro documento de apoyo pertinente.

Redacción del Plan del Proyecto

Desde el punto de vista de la gestión ejecutiva, el entregable del grupo de procesos de planificación es una propuesta de proyecto que explica y documenta el plan del proyecto.

Una pequeña parte del documento de la propuesta será la sección principal y la mayoría de ella serán apéndices adjuntos que documentan todo el trabajo de planificación que ha realizado, incluyendo un RBS, WBS, diagrama de red del proyecto, plan de gestión de riesgos, programación y cualquier otro documento de apoyo pertinente.

Una sección más pequeña de la propuesta precederá e introducirá los apéndices. Algunos de los altos directivos pueden nunca leer o entender los apéndices, por lo que es esta sección principal la que los enganchará al proyecto. Incluso si todos los altos directivos se adentran felizmente en los apéndices de la propuesta, la sección principal del documento es una forma para que el redactor explique cómo deben pensar sobre el proyecto y cómo deben pensar sobre esos apéndices de apoyo.

La primera sección principal de la propuesta debe tener varias partes:

Resumen ejecutivo.

Este es un resumen rápido del proyecto que cubre el contexto del proyecto, su objetivo previsto y el valor comercial del proyecto. Si existe un plan maestro o estratégico para la organización, el resumen ejecutivo debe citar brevemente cómo el proyecto se ajustaría a ese plan más amplio. En general, gran parte de la justificación del proyecto de la declaración de alcance puede utilizarse para crear el resumen ejecutivo. La palabra clave en resumen ejecutivo es “resumen”. Debe ser lo suficientemente corto como para presentarse en un discurso de dos minutos y no debe ser mucho más largo que una página.

Antecedentes.

Esta es una sección corta que explica más a fondo el contexto y las oportunidades que el proyecto abordaría.

Objetivo.

Esta es una sección corta que explica en términos generales lo que el proyecto espera lograr.
Debe estar escrita en un lenguaje sencillo y debe evitar jerga. Esta sección debe dejar claro lo que el proyecto hará y no hará.

Visión general del enfoque a seguir.

Este es un esquema del “cómo” del proyecto. Los métodos y recursos utilizados deben resumirse aquí.

Declaración detallada del trabajo.

Esto debe ser un resumen del trabajo. Debe hacer referencia a los apéndices adjuntos para más detalles y debe ser en sí mismo un resumen de alto nivel.

Resumen de tiempo y costo.

Esta sección debe resumir la duración del proyecto, el presupuesto del proyecto y el uso de recursos del proyecto.
Una tabla sería apropiada para visualizar claramente esta información.
Recuerde, cada una de estas secciones es un resumen para que los ejecutivos lo lean. Deje los detalles para los apéndices.

Obteniendo la Aprobación Ejecutiva para Ejecutar el Proyecto

La aprobación ejecutiva efectivamente transiciona de la fase de planificación a la fase de ejecución del proyecto. Al aprobar el plan del proyecto, el equipo de gestión ejecutiva acepta comprometer los recursos solicitados para el proyecto y autoriza al gerente del proyecto a comenzar.

Sin embargo, la aprobación es a menudo un ciclo largo de retroalimentación y revisión. La propuesta del proyecto puede ser rechazada porque no convence a los ejecutivos de que el proyecto tiene sentido y agregará valor a la organización. Hay varias razones comunes por las que las propuestas de proyectos son rechazadas. Se enumeran a continuación junto con formas de abordarlas:

• Los costos del proyecto superan los beneficios del proyecto.
  El análisis de costo-beneficio debe ser favorable para que la gestión se entusiasme con el proyecto. En respuesta a este problema, identifique y recorte aspectos del proyecto con costos particularmente altos y beneficios bajos.
• El riesgo es demasiado alto.
  El equipo de alta dirección puede encontrar que el plan de gestión de riesgos es inadecuado y que los posibles resultados negativos superan los beneficios potenciales del proyecto. Si las consideraciones de riesgo resultaron en el rechazo de la propuesta, intente comunicarse con los miembros del equipo de alta dirección sobre los riesgos que consideraron inaceptables. Mejore su propuesta revisando su plan de gestión de riesgos para responder mejor a estos riesgos.
• No hay suficiente financiación disponible para el proyecto.
  El proyecto podría ser rechazado porque la organización no tiene acceso a suficiente dinero para financiar el proyecto. Si la financiación está impidiendo el lanzamiento del proyecto, el gerente del proyecto debería considerar redefinir el proyecto revisando el triángulo de gestión de proyectos. El costo del proyecto a menudo puede reducirse aumentando el tiempo del proyecto o disminuyendo el alcance o la calidad del proyecto. Los problemas de financiación a veces pueden abordarse dividiendo el proyecto en diferentes segmentos, cada uno de los cuales requeriría una fracción del presupuesto total para el lanzamiento.
• Otros proyectos están ocupando los recursos necesarios.
  Si este es un problema, el gerente del proyecto debería pedir al patrocinador del proyecto que aplique presión política para liberar más recursos. Esto es más fácil para el patrocinador del proyecto porque el gerente del proyecto tiene más autoridad dentro de la organización.

El mismo proyecto puede ser rechazado y revisado múltiples veces antes de obtener la aprobación. La clave para obtener la aprobación en el futuro es aprender por qué se rechazó la propuesta y hacer los ajustes pertinentes para abordar las preocupaciones de la alta dirección.