في هذه المقالة، سنشارك بعض النصائح والأفكار لإنشاء مهام متكررة من شأنها أن تساعد في جعل سير عملك أكثر سلاسة!
إنشاء مجموعة جديدة في كل فترة زمنية
في أعمالنا الصغيرة لصناعة الصابون، نستخدم الجدول التالي لتتبع جميع طلبات مخزون متجرنا كل شهر.
في كل مرة يحتاج المتجر إلى مخزون جديد من منتج ما، فإنه يطلب المنتج والكمية باستخدام هذه اللوحة، وبعد ذلك يمكننا حساب الأرقام في نهاية الشهر لمعرفة مقدار ما يتعين علينا تحقيقه في المصنع!
وبما أن المجموعات الموجودة في جدولنا تمثل كل شهر من الطلبات، فنحن بحاجة إلى إنشاء مجموعة جديدة في بداية كل شهر جديد. لكي يتم إنشاء المجموعة الجديدة تلقائيًا كل شهر، استخدمنا الأتمتة المتكررة.
للقيام بذلك، ابدأ بالنقر فوق مركز الأتمتة وبناء الأتمتة الشخصية الخاصة بك. من هناك، قم بإنشاء آلية تقول “في كل فترة زمنية، قم بإنشاء مجموعة”:
الآن، فقط قم بتعديل القالب كما فعلنا أدناه. يمكنك اختيار عدد المرات التي سيتم فيها إنشاء مجموعة جديدة، واسمها، والوقت المحدد لإنشائها!
إنشاء عنصر جديد في كل فترة زمنية
وبالمثل، يمكنك استخدام الأتمتة المتكررة لإنشاء عنصر واحد (أو مهمة) يحتاج إلى التكرار بين الحين والآخر، وفقًا للوتيرة التي تريدها.
في مثال شركة الصابون لدينا، قمنا بإدارة لوحة القصة أدناه لتتبع جميع مهامنا اليومية. في هذه الحالة، لدينا اجتماع كل يوم مهم للتأكد من إضافته إلى تقويمنا في الوقت المحدد.
للتأكد من أن لدينا عنصرًا جديدًا لاجتماعنا اليومي كل يوم، قمنا بإعداد الأتمتة الموضحة أدناه. الآن، كل صباح في الساعة 10:00 صباحًا، سيتم إنشاء عنصر جديد يسمى “اجتماع اليوم” تلقائيًا للتأكد من عدم نفاده!
قم بإخطار فريقك في أي فترة زمنية
لقد وجدنا أن فريق المبيعات لدينا ينسى إعادة تخزين متاجرنا في بداية كل أسبوع، ولا نريد أن يرى عملاؤنا أرففًا فارغة. لحل هذه المشكلة، أضفنا قالب الأتمتة هذا:
قمنا بتعديل الأتمتة لإخطار فريق المبيعات بأكمله كل صباح اثنين في الساعة 9:00 برسالة “تذكير بتخزين الرفوف!”. الآن، يمكننا أن نبدأ كل أسبوع بمتجر كامل وراضي.
تكرار مجموعة في كل فترة زمنية
في شركة صابون ثورن آند ثيستل، نقوم بإصدار منتج جديد كل شهر. في كل مرة نقوم بذلك، نتبع نفس سير العمل، الذي نتتبعه باستخدام لوحة “إصدار المنتج”. تمثل كل مجموعة في هذه اللوحة منتجًا جديدًا مختلفًا، والعناصر الموجودة في كل مجموعة هي الأحداث المختلفة المرتبطة بإصداره. بدلاً من إعادة كتابة كل عنصر في كل مرة يتم فيها إصدار منتج جديد، سنستخدم الأتمتة لتكرار المجموعة.
كل ما يتعين علينا القيام به هو إعداد الأتمتة الموضحة أدناه. لقد اخترنا تكرار المجموعة كل شهر في التاريخ الأول من الشهر الساعة 9:00 صباحًا حتى نتمكن من إعادة تسمية مجموعتنا وفقًا لذلك وبدء العمل على إصدار منتجنا الجديد في بداية كل شهر جديد.
نظرًا لأنه تم إنشاء مجموعتنا تمامًا مثل مجموعة “رذاذ التفاح المسكر” الأصلية، فإننا نريد تفريغ جميع البيانات باستخدام إجراءات المجموعة.
أولاً، سنقوم بتغيير اسم ولون مجموعتنا الجديدة. بعد ذلك، سوف نضع المؤشر على الجانب الأيسر من كل عنصر، لاختيار كل عنصر في المجموعة. الآن كل ما علينا فعله هو إعادة تعيين كل عمود، كما هو موضح أدناه:
الأتمتة على أساس الوقت
ربما تتساءل عن كيفية عمل الأتمتة المستندة إلى الوقت. على سبيل المثال، في حقل “التاريخ” بالتنسيق التالي: “عندما يصل التاريخ، قم بإبلاغ شخص ما”.
سيتم تشغيل نفس الأتمتة المستندة إلى الوقت في أوقات مختلفة لمستخدمين مختلفين إذا كانت لديهم مناطق زمنية مختلفة تم تعيينها في إعدادات المهمة الخاصة بهم.
إذا تم تعيين “متى” في القالب أعلاه على الساعة 9 صباحًا، فسيتلقى المستخدمون في نيويورك تنبيهًا في الساعة 9 صباحًا بالتوقيت الشتوي الشرقي (EST)، وسيتلقى المستخدمون في تل أبيب تنبيهًا في الساعة 9 صباحًا بالتوقيت الصيفي الإسرائيلي (IDT) ).
ستعمل عمليات الأتمتة المستندة إلى الوقت وفقًا للمنطقة الزمنية لجهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك. إذا كانت إعدادات المنطقة الزمنية ضمن ملفك الشخصي مختلفة تمامًا عن المنطقة الزمنية المحلية (أكثر من بضع ساعات)، فقد تحدث مشكلة.
إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك ومن المهم أن يكون هذين الإعدادين مختلفين، فيرجى الاتصال بفريق الدعم هنا .
